高校教務管理信息化建設研究

劉忠德　楊永清

摘 要： 高校教務管理信息化的水平在一定程度上決定了學校教務管理的效率，而在教務管理信息化的建設過程中還存在諸多問題，制約了信息化前進的步伐，因此，應通過軟件技術革新、管理制度建設、管理隊伍建設、人員培訓等措施，提高教務管理信息化水平，促進教務管理信息化的發展。

關鍵詞： 高校 教務管理 信息化

教務管理是高校教學管理工作的重要組成部分，是衡量高校辦學水平的重要尺度。隨著高等教育的發展，辦學規模的擴大，教學管理工作越來越復雜，教務管理面臨嚴峻挑戰。教務管理人員只有不斷更新管理理念，將先進的信息技術運用到教務管理工作中，實現教學管理的科學化、規范化、信息化，才能適應現代高校教學管理的需要。目前，很多高校教務管理信息化建設已取得比較顯著成效，但還存在一些問題，影響高校教務管理信息化的發展。

一、高校教務管理信息化建設重要性

1.適應現代高等教育發展的要求。

高等教育大眾化的普及，招生人數的逐年增多，辦學形式的多樣化，以及學分制的實施，使得教務管理內容越來越多，難度越來越大，要求也越來越高，傳統的手工方式已經不能適應現代管理的需要。利用現代信息技術，實現教務管理信息化，適應現代教育教學改革發展的需要，是教務管理的當務之急。

2.有利于高校科學規范管理。

高校教務管理工作涉及面廣、事務繁雜、內容多、工作量大，沒有一套科學高效的管理手段和嚴格的規章制度，是無法保障日常教學秩序的。傳統的教務管理模式手段落后，不僅耗費大量的人力、物力，而且容易導致數據錯誤，工作效率低下。利用計算機和網絡技術，建立高校教務管理信息系統，使得數據自動處理、教學資源共享得以實現，極大地提高了數據處理和查詢效率，減輕了教務管理人員的工作壓力，減少了工作失誤，提高了工作效率，使教務管理工作更加方便、快捷、高效、準確，有利于促進教務管理的科學化、規范化和信息化，提高教務管理水平和管理質量。

二、高校教務管理信息化建設存在的問題

高校教務管理信息化建設固然重要，但是由于現存高校教務管理體制自身特點的制約，在教務管理信息化實施和應用過程中，還存在效率低、功能難以實現、數據準確性等若干問題，制約著教務管理信息化的發展。

1.教務管理軟件系統與高校現行教學管理體制的不一致，制約了教務管理信息化改革。

由于各高校的教學管理模式不盡相同，但軟件公司開發的教務管理系統是根據大多數學校的實際情況進行開發的，在具體的應用過程中再根據不同學校的實際情況進行修改，使得教務管理軟件在促進高校向科學現代的教學管理體制邁進的同時，又與具有不同特色高校的管理體制產生了矛盾。隨著教學改革需求的動態變化，教務管理信息系統也需要不斷更新功能模塊，需要有強大的后期技術和資金的投入與支持，但由于學校領導重視程度、技術人員能力素質、學校資金投入等因素的約束，因而教務管理系統的后續開發往往不能滿足教學改革的要求，從而影響教務管理信息化改革的進程。

2.組織機構在職能上與教務管理系統流程不相符，影響系統的效能發揮。

高校教務管理系統建設的目的是適應高校的教學改革和教學管理信息化，提高高校教務管理的效率，根據本校教學管理組織職能的實際情況，構建教務管理信息系統。在信息化建設初期，學校基本上能夠在人力、物力等資源方面給予一定保障，對系統的基礎數據庫的準備工作做得也比較充分。但是，學校往往忽視現行教學管理流程、組織機構職能與現代的教學信息管理理念適應性方面的調研，管理工作在一定程度上仍然停留在職能化管理的模式上，沒有形成系統的有效管理體系，最終導致管理制度和系統操作流程相矛盾、人為干擾系統流程、隨意性情況嚴重等問題。教務管理系統投入使用后，缺少相應后繼的保障，沒有建立與之相適應的工作流程、業務規則、管理制度。學校教學管理組織職能結構的封閉性、管理規則混亂，強烈地制約了現代教務管理系統的應用。隨著信息化的不斷深入，這些問題必然會更加突出，最終導致系統應用不配套，嚴重影響教務管理信息系統效能的充分發揮。

3.教務管理系統中數據控制不規范，影響教務管理的效率。

在教務管理系統中，包含學生、教師、課程與教室等一系列復雜的信息數據，且在使用的過程中會不斷維護與更新。某些數據管理的科學性、規范性將直接影響教務管理系統的運行效率，決定系統應用的成敗。隨著社會發展，對人才素質的要求也在不斷變化，因此，學校也在不斷地對人才培養方案進行修訂，這些變化都會導致對原有教學計劃的調整。在這個過程中，由于課程建設與課程管理制度的缺失或不到位，出現了不規范的課程名稱、不規范的課程編號、相同課程不同年級間的學分差異等情況，這些情況的發生都會影響教學組織實施、學生的選課、學生的成績認定等一系列后續工作，進而影響教務管理工作效率。

三、高校教務管理信息化建設的對策

教務管理信息化建設是一項綜合性、系統性與創新性的系統工程，整個工程涉及的內容很廣泛，不僅指教務管理信息系統的建設和應用，構建一個在教務管理各項活動中利用信息技術進行信息化管理的應用平臺，還涉及技術應用以及組織機構、管理制度、人力資源等方面的革新，在制定具體措施的過程中，需要從宏觀及微觀兩方面加以全面考慮。

1.注重軟件開發與利用的技術革新。

技術革新是軟件開發利用的前提，“工作流”技術是當前計算機應用領域和計算機信息技術領域迅速發展的一項新技術，基于“工作流”的管理系統已成為一種趨勢。教務管理系統即是由一系列的業務流程組成的，很適合將“工作流”技術引進到教務管理系統中，以靈活設置教務管理的業務流程的，為過程重組提供支持，并能提高教學管理的規范化程度，縮短業務處理周期，通過更好的規劃工作流程，并行執行相互獨立的活動，減少文檔的傳遞時間。就目前教務管理系統的應用而言，一般采取購買現成的管理軟件，解決開發周期長、技術難的問題，快速實現流程管理的原型。要做到教務管理系統的應用高效，必須進行系統的二次開發，使系統更適合學校管理個性化和持續發展的需要。

2.加強教務管理運行與管理制度建設。

教務管理系統的數據來自學校的各個部門，使用者涵蓋學校的廣大師生及各級各類管理人員，數據和人員的復雜性，促使學校必須建立和遵守一套規范的教務管理運行規則和管理制度，強化用戶信息化理論學習，約束用戶不當操作行為，增強風險識別能力和強化風險責任意識，避免發生隨意性、盲目性的人為錯誤。只有這樣，才能保障教務管理信息系統順暢、高效地運行。

3.加強教務管理隊伍團隊建設。

由于教務管理信息化建設是一項非常復雜的系統工程，為了保證信息系統順暢、高效地運行，學校應以流程任務為出發點，對原有的組織結構、人員設置、工作任務進行必要調整。在調整過程中應綜合考慮各方面因素，如任務工作量、人員專業素質、個工作環節的銜接等。

4.加強人員培訓和系統的管理。

教務管理信息建設離不開教務管理人員的應用，因此，高校教務管理人員除了需要有良好的思想品德素質和業務能力，還必須熟練掌握必要的專業知識和現代教育理念，不停地加強學習和提高。制定有效的激勵措施，鼓勵教務管理人員多思考，制訂相應的培訓計劃，給他們提供培訓機會，調動教務管理人員的積極性和主動性。

高校教務管理信息化建設對高校教務管理工作的效率提高有積極的推動作用，如何實現從有到優的過程還有很長一段路要走。領導的重視、管理者的能力、管理的規范化都是高校教務管理信息化建設不可或缺的條件，教務管理信息化建設的發展還有很多方面值得我們思考與探索。

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