論高校招投標檔案管理

司馬韋偉

摘 要： 隨著高校規模不斷擴大，學院事務公開制度為確保持久地開展，許多高校都建立了公開招投標采購制度，并且設立了公開招投標采購管理委員會，對高校的教學設備等實行公開招標。招投標檔案作為招投標活動的原始記錄，其重要價值就可想而知，招投標工作中形成的檔案是高校檔案的重要組成部分，作者就高校招投標檔案的形成和管理談談認識。

關鍵詞： 高校設備 招標采購 檔案管理

高校招投標檔案是在招投標活動中有價值的原始記錄，是在教學設備和基礎建設工程等招投標活動中直接形成的具有一定保存價值的數字、文字、圖表等各種原始記錄。招投標檔案對監察審計、投訴處理、竣工結算等方面都具有重要作用，招投標檔案管理的規范化，對招投標活動具有重要意義。

一、招投標檔案管理的現狀分析

1.高校招投標檔案工作重視度不夠

我院招投標采購過程由后勤管理處（招投標辦公室）主要負責牽頭實施，由于招投標工作參與者眾多，包括招標部門、投標商、負責監管審批的職能部門、負責評標的專家評審委員會，以及負責提供技術支持的使用部門。一套完整的招投標檔案應包括以上各部門在參與招投標活動中行使其各自職能所形成的全部文件。招投標過程中形成的檔案資料最終都保存于學院檔案室，且招投標辦公室極少會配置專業的管理人員負責歸檔、整理這些檔案資料。

2.招投標檔案資料不夠規范化

招標采購的方式一般有公開招標、詢價采購、競爭性談判、單一來源采購和邀請招標。這就導致檔案資料的多樣性，缺乏規范統一的標準。目前出臺的招投標資料存檔目錄，大多是基于《江蘇省政府采購檔案管理制度》，不夠細化，屬于大體結構框架，導致采購單位按照采購項目自行需求選擇文件資料的存檔。由于材料不統一，管理起來十分復雜，這就要求檔案管理人員不僅要掌握檔案的收集、保管、整理，還要分門別類、順序排列、文字說明。

3招投標檔案管理人員專業性不強

招投標檔案的管理沒有建立相應的規章制度，缺乏招投標檔案專人管理，這直接影響招投標檔案的質量，更無法保證在招投標工作中其完整性、系統性和準確性。此外，還要求招投標檔案管理人員既熟悉檔案管理知識，又了解招投標法律法規和相關專業知識。缺乏規范的管理模式和操作模式在檔案管理方面，一般前期檔案材料收集工作都由招投標過程中采購經辦人員直接收集，他們屬于兼職檔案人員未能明確兼職檔案人員對招投標檔案的收集職責。兼職檔案人員只懂采購項目業務不懂檔案，專職檔案人員只懂檔案不懂采購項目業務，缺乏實際指導力。

二、高校招投標檔案管理具體對策

1.建立專門的招標檔案

為確保整個招投標過程及其重要文件作為檔案長期保存，所以高校招投標工作必須建立高效并嚴格的檔案管理制度，既可以保證高校招投標工作符合符合相關法律法規，又可以確保詳細記錄招標工作情況，豐富和完善高校的檔案工作，建立專門的招標檔案，將學院其他檔案與招投標檔案區分開來，因為招投標檔案還具有保密性特征。由于招投標檔案的重要價值，以及每年增速較快的特性，這就要求達到專門的保管環境需求，避免與其他教學檔案或資料共同存放，為招投標檔案的安全提供保障。

2.建立完整的招投標采購檔案管理目錄

高校招投標采購活動從立項到開標、簽訂合同、驗收付款等有較長的時間周期，必須及時建立一個資料齊全的采購檔案管理目錄，各種檔案資料產生后及時地放入該項目檔案盒中。常州輕工職業技術學院招投標檔案管理目錄是基于《江蘇省政府采購》和《政府采購繼續教育》下制定的。如下表所示（以公開招標方式為例）：

3.培養建立專業的檔案人員隊伍

培養專業的招投標檔案隊伍，既要加強現有相關業務人員和專兼職檔案人員的培訓，又要積極引進檔案管理相關專業人才。應在招投標職能部門內建立專門的招投標檔案管理人員。招投標檔案工作主要是整理和收集招投標工作過程中有價值的文檔，具有較強的檔案專業性，一般招投標工作人員不具備勝任招標檔案管理工作的能力。配備專職的招標檔案管理人員既拓寬了檔案人員工作范圍，又提高了招標檔案工作的效率，使得招標檔案工作人員能夠提高自身工作能力，為其自身職務晉升和職稱打下堅實的基礎。

三、結語

高校招投標檔案是高校檔案的重要組成部分，一旦發生經濟糾紛，招投標檔案就可以提供最有價值的原始證據。并且為以后的招投標項目提供良好的借鑒，對推進高校的院務公開、廉政建設等都有重要的促進作用。

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