信息化技術(shù)在事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理領(lǐng)域的應(yīng)用

宋懷達(dá)

【摘 要】隨著國(guó)有資產(chǎn)管理體制改革的不斷深入，加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理已經(jīng)成為一項(xiàng)重點(diǎn)工作。以事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理為研究對(duì)象，結(jié)合目前存在的問題，給出了信息化技術(shù)改善管理流程的應(yīng)用方面以及資產(chǎn)管理信息化技術(shù)的支撐條件，以期達(dá)到完善內(nèi)部管理、確保固定資產(chǎn)安全完整的目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】信息化技術(shù)；事業(yè)單位；固定資產(chǎn)管理

1 事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理概述

事業(yè)單位固定資產(chǎn)是指單位價(jià)值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上，使用年限在一年以上，并且在使用過程中能夠基本保持其原有實(shí)物形態(tài)的資產(chǎn)。固定資產(chǎn)可以細(xì)分為：（1）土地、房屋及構(gòu)筑物；（2）通用設(shè)備；（3）專用設(shè)備；（4）文物和陳列品；（5）圖書和檔案；（6）家具、用具等。

固定資產(chǎn)形成的來源可以大致分為：（1）國(guó)家財(cái)政預(yù)算撥款，包括基本建設(shè)撥款形成和科研費(fèi)撥款形成；（2）行政劃撥，包括上級(jí)劃撥或單位間無償劃撥形成；（3）自有資金購(gòu)建；（4）接受捐贈(zèng)。

固定資產(chǎn)管理流程主要包括：（1）驗(yàn)收入賬；（2）資產(chǎn)出租、出借與轉(zhuǎn)移；（3）資產(chǎn)對(duì)賬盤點(diǎn)；（4）資產(chǎn)處置。

2 信息化技術(shù)對(duì)管理流程的改進(jìn)

2.1 驗(yàn)收后編碼、貼標(biāo)、登記臺(tái)賬

在傳統(tǒng)的管理模式下，固定資產(chǎn)完成驗(yàn)收后，資產(chǎn)管理部門要對(duì)其進(jìn)行編碼并粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，同時(shí)完成資產(chǎn)入賬。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，由于編碼是人工完成，不一定會(huì)嚴(yán)格執(zhí)行編碼規(guī)則，可能會(huì)存在重復(fù)編碼的現(xiàn)象，容易導(dǎo)致后期管理出現(xiàn)問題。

借助信息化手段，可以將編碼規(guī)則固化到管理信息系統(tǒng)中，在錄入資產(chǎn)信息時(shí)，只需要輸入資產(chǎn)名稱、型號(hào)規(guī)格等常規(guī)信息，就可以由系統(tǒng)自動(dòng)返回資產(chǎn)編號(hào)，也不必考慮編號(hào)重復(fù)問題，優(yōu)化了資產(chǎn)入賬流程。

2.2 出租、出借與轉(zhuǎn)移

在傳統(tǒng)的管理模式下，資產(chǎn)出租、出借與調(diào)撥要根據(jù)資產(chǎn)數(shù)量及價(jià)值進(jìn)行權(quán)限內(nèi)審批，審批流程要紙質(zhì)打印，逐級(jí)會(huì)簽，審批通過后要對(duì)臺(tái)賬進(jìn)行調(diào)整：出租、出借資產(chǎn)要備注說明，調(diào)撥資產(chǎn)要下賬處理，手續(xù)比較復(fù)雜，且運(yùn)轉(zhuǎn)不夠高效。

通過信息化手段，可將審批流程加入到資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)中，方便直接在系統(tǒng)上導(dǎo)出臺(tái)賬，并進(jìn)行電子流程審批，審批完成后直接轉(zhuǎn)入賬務(wù)處理。

2.3 資產(chǎn)對(duì)賬盤點(diǎn)

傳統(tǒng)對(duì)賬盤點(diǎn)需要打印出紙質(zhì)盤點(diǎn)表格，通過肉眼觀察資產(chǎn)標(biāo)簽及資產(chǎn)狀態(tài)，記錄下資產(chǎn)信息，最后整理成盤點(diǎn)匯總表，因固定資產(chǎn)數(shù)量龐大，盤點(diǎn)過程一般周期比較長(zhǎng)，工作量較大，并且容易出現(xiàn)盤點(diǎn)誤差。

借助信息化手段，在入賬時(shí)因?yàn)橘Y產(chǎn)編號(hào)都是信息系統(tǒng)返回的，所以方便制作資產(chǎn)信息二維碼，在盤點(diǎn)的時(shí)候可以通過電子槍掃描二維碼標(biāo)簽進(jìn)行盤點(diǎn)，準(zhǔn)確記錄資產(chǎn)狀態(tài)及所在位置的同時(shí)，還可以即時(shí)導(dǎo)出盤點(diǎn)報(bào)表，省時(shí)省力完成盤點(diǎn)工作。

2.4 資產(chǎn)處置

資產(chǎn)處置是一項(xiàng)嚴(yán)肅的活動(dòng)，傳統(tǒng)管理方式下，資產(chǎn)賬務(wù)的變動(dòng)一般受控不夠嚴(yán)格，借助資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)庫(kù)管理的技術(shù)，可以確保資產(chǎn)賬務(wù)變動(dòng)都有據(jù)可循，杜絕人為修改、隨意處置的風(fēng)險(xiǎn)。

3 信息化技術(shù)的支撐條件

3.1 與采購(gòu)管理、財(cái)務(wù)管理以及人力資源管理的融合

資產(chǎn)管理的信息化是整個(gè)ERP建設(shè)的一部分，其數(shù)據(jù)來源和技術(shù)保障都要依托ERP系統(tǒng)的建設(shè)，尤其是相關(guān)度比較高的幾個(gè)模塊，即采購(gòu)管理、財(cái)務(wù)管理以及人力資源管理等。

采購(gòu)管理是資產(chǎn)管理的前端工作，通過資產(chǎn)驗(yàn)收完成采購(gòu)管理與資產(chǎn)管理的交接；財(cái)務(wù)管理主要包括預(yù)算管理、資產(chǎn)價(jià)值管理，預(yù)算管理是編制資產(chǎn)投資計(jì)劃的主要參考，價(jià)值管理是固定資產(chǎn)管理必備的一部分；人力資源管理主要涉及資產(chǎn)使用人信息，及時(shí)更新人力資源數(shù)據(jù)可以確保資產(chǎn)的使用人信息完整，進(jìn)一步明確管理責(zé)任。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)人員，加強(qiáng)組織保障

信息化手段不同于傳統(tǒng)的人工管理模式，使用人員需要對(duì)管理信息系統(tǒng)的功能和界面比較熟悉，因此應(yīng)及時(shí)組織培訓(xùn)，同時(shí)還需注意培養(yǎng)技術(shù)人員，方便定期維修維護(hù)系統(tǒng)，解決后續(xù)維護(hù)困難。

總而言之，資產(chǎn)管理信息化是一項(xiàng)重要工作，需要人力、財(cái)務(wù)以及技術(shù)等多方面的保障，才能確保系統(tǒng)應(yīng)用順利。

4 系統(tǒng)架構(gòu)圖

根據(jù)上述分析，資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)架構(gòu)如下圖所示。管理系統(tǒng)核心為三層結(jié)構(gòu)，即數(shù)據(jù)層、功能層、人機(jī)交互層：其中數(shù)據(jù)層主要涉及數(shù)據(jù)庫(kù)的讀寫操作；功能層完成數(shù)據(jù)的增刪查改等基礎(chǔ)操作，同時(shí)需要添加審批功能；人機(jī)交互層主要是方便用戶進(jìn)行操作；整個(gè)系統(tǒng)通過統(tǒng)一的接口與其他管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。

5 結(jié)束語(yǔ)

固定資產(chǎn)管理是事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，維護(hù)固定資產(chǎn)的安全、完整是事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的目標(biāo)。在傳統(tǒng)模式下，管理流程中存在著或多或少的不便，存在進(jìn)一步完善的空間，借助信息化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)管理流程的優(yōu)化，從而對(duì)整個(gè)資產(chǎn)管理水平的提高起到推動(dòng)作用。

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