淺析檔案保管模式與檔案后保管模式

周小豹

摘 要：本文根據(jù)檔案學界關于后保管理論研究成果，區(qū)分在其概念理解上的廣義與狹義之間的不同，分析檔案保管與檔案后保管模式的涵義，并總結(jié)了檔案保管模式和檔案后保管模式的特征。同時，認為檔案后保管模式是歷史的發(fā)展趨勢，案保管模式必被取代。

關鍵詞：檔案保管；檔案后保管；涵義；趨勢

1 對檔案保管模式與檔案后保管模式的分析

1、檔案保管模式的涵義

分類、識別、鑒定、存儲、檢索和提供利用，這六個環(huán)節(jié)是狹義的檔案保管的具體保管工作；而日常的檔案管理工作就是廣義的檔案保管。而針對檔案保管廣義層面來說，就是在本文中作者所描述的“檔案保管”。所謂“模式”是指“使人所能做到的標準樣式或者某種事物的標準形式”。不一樣的檔案管理組織（文件核心、檔案儲存核心、檔案辦公室）。新型的檔案保管組織，形成了多元化的檔案保管模式，但具備著一致的保管目標，檔案實體是電子文件出現(xiàn)前的主要保管，各種檔案材料的本身就是檔案的實體，組成的部分有文件內(nèi)容和矢量。

2、檔案后保管模式內(nèi)涵

所謂的“后保管模式”是檔案工作為長時間物理檔案管理中心，保管模式的發(fā)展變化，在這里指的是“后”是不是日常中所說的在“后”，即：“落后”在某種東西上；但“后”超越某些事物，所以現(xiàn)代理論的“后”是始終保持現(xiàn)有的問題和現(xiàn)有秩序的超越狀態(tài)，換言而知，永遠之“后”的后現(xiàn)代主義，是永遠在所有存在的事物之“前”。這樣，在“后現(xiàn)代主義”的位置上，總是在前面。從此意義來說，“后保管”的概念已經(jīng)超越了“保管”的概念。過程并不是一個結(jié)果，動態(tài)而不是靜態(tài)的結(jié)構(gòu)，也不是內(nèi)容、時間和空間回來，也不是孤立的，這是科學的分析理解，在社會組織和經(jīng)濟活動中，以特里·庫克為代表的后現(xiàn)代檔案學者所高呼的口號。一般而言，后現(xiàn)代主義思潮是一種諷刺，位置是懷疑，其精神本質(zhì)在于“解構(gòu)”，否定和顛覆傳統(tǒng)的表面解析。這也同樣適用于檔案界面對電子文件的挑戰(zhàn)，檔案本身的變化。它提醒了檔案學者們應當思考的思想觀念，并根據(jù)環(huán)境發(fā)展新的思維。具體到最后檔案學的發(fā)展趨勢有很大的影響，這缺失很難量化，但學者已經(jīng)指出：“這以趨勢的思想在西方檔案界突破了過去的心態(tài)，是自己不受外部控制，從集體共識污染中吸收成果在其他領域的思想啟蒙作用是不可低估的。”因此，我們說，至少“后保管”的“后”的“后現(xiàn)代”的“后”無疑是啟示。

2 檔案保管模式與檔案后保管模式的特征

1、檔案保管模式的特征

分階段性是檔案保管模式中檔案與文件所獨具的特性。檔案管理與文件實際上就是兩個相互不關聯(lián)的獨立體系，它們有著自己的運作模式，各自運行，但也相互聯(lián)系。文件就是機關部門在開展各種不同的實踐活動過程中的原始記錄，文件的作用就是極端單位全方位記錄的行政管理憑證，為機關以后開展各項管理工作而提供資料及其依據(jù)。如果業(yè)務活動結(jié)束了，其也會隨著活動的結(jié)束而漸漸消失，大多數(shù)的文件隨其第一價值退化而失去作用，但其中也是有著一小部分的文件會隨著時間的推移，慢慢彰顯出他們的珍藏價值與實力參考價值，并且有一些別具保存價值能力的文件，就會變成檔案被相關人員永久保存起來。

2、檔案后保管模式的特征

保管的檔案存在著一個實體機關與文件群體唯一對應的關系，而這樣的一種關系，是因為檔案在被保管的過程中，實體檔案就是其其中一種主要的保管港式。在時間或種種特定的部門、組織機關、個人而形成的直接產(chǎn)物我們成為檔案，但是在檔案產(chǎn)生、處理的過程中會形成某些與其相關聯(lián)的源頭，包括時間聯(lián)系、來源聯(lián)系與內(nèi)容聯(lián)系等等。其中，來源聯(lián)系即其中檔案與形成者之間的聯(lián)系是其他聯(lián)系的科學性的保證，因而說其是首要聯(lián)系，并且是最根本的聯(lián)系。因為要想全面深刻地反映形成者的活動原貌，就必需要在明確檔案形成者的前提下，揭示檔案的內(nèi)容、時間和形式聯(lián)系。

文檔一體化管理隨著電子文件的產(chǎn)生變得觸手可及。文件與檔案具有不可分離性。文件與檔案中的社會本質(zhì)、物質(zhì)形態(tài)，甚至其所包含的信息從本質(zhì)上都是一樣的，但它們所存在的不通電就在于處于事物的不同發(fā)展時期。電子文件能夠讓文件從起草到保管的整個過程都能直接在計算機進行，節(jié)省了紙張的浪費。如果還一直沿襲運用過去的文件、檔案分開的方式進行管理，那么不僅僅會隔斷了文件、檔案這兩項工作之間的相關聯(lián)程度，并且還會與先進技術提高工作效率這一目標有所相反，因此，進化論在理論上還是在實踐中都是難以成立的。

3 檔案后保管模式是歷史的發(fā)展趨勢，案保管模式必被取代

電子文件的產(chǎn)生與管理為檔案管理的變革提供了有利的條件。電子文件具有實時變化的特點，在檔案管理中，傳統(tǒng)的檔案學基礎理論的理論邏輯起點存在局限性，階段性的劃分不在適用于傳統(tǒng)的文件運動，所以，一切以文件生命周期為主要架構(gòu)的檔案學理論及其保管模式已經(jīng)不再適用。這個策略是一種偏差從傳統(tǒng)檔案的變化，應該認識到，在電子時代，實體是不再戰(zhàn)略的核心要素。電子文件，需要做的是確定，控制容易捕捉，使政府和社區(qū)只要可能發(fā)揮其價值。進入了 “后保管時代”是大勢所趨的。而我們所說的“后保管時代”實質(zhì)上就是把知識與來源作為管理的中心，不僅僅對傳統(tǒng)的檔案進行保管存儲，還要通過傳統(tǒng)的理論對實體對象實際狀態(tài)的文件進行關注，將文件以及文件的形成過程進行有的統(tǒng)一，有機聯(lián)系，把文件的目的、相互關系、創(chuàng)作意圖等等都要進行詳細的記錄。

與傳統(tǒng)理論相比，后保管模式將從對實體保管對象的關注向?qū)ξ募⑽募纬烧呒捌溥^程的有機聯(lián)系、目的、意圖、相互關系、職能和可靠性的關注轉(zhuǎn)型。這就要求作為檔案專業(yè)人員不能再把自己看作物理實體的看守者，而要積極在電子文件管理領域中扮演合適的角色。這樣后保管模式才能突顯出其特征，優(yōu)勢也能發(fā)揮出來。

新來源觀、宏觀鑒定、知識服務是后保管模式的基本內(nèi)容，而檔案人員應當積極介入文件的形成及其保管過程當中，這樣才能防止文件的丟失，為能是的文件被正常的鑒定、保存、編目、提供利用，從而提供保障。這說的就是新來源觀。后保管模式要求檔案對電子文件進行宏觀鑒定，鑒定以有實踐意義、實用性，并體現(xiàn)效益為原則，同時需要反映檔案價值。由“保管時代”向“后保管時代”的過渡，“后保管模式”的目的是實現(xiàn)知識服務，檔案工作者向知識提供者轉(zhuǎn)變，而不單單僅是由實體保管員，最終目的在于實現(xiàn)檔案管理。

4 結(jié)語

總而言之，一般的檔案保管模式十一傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為主，但是檔案后保管模式的出現(xiàn)就突破了一個實體機關與文件群體唯一對應的傳統(tǒng)檔案保管模式。結(jié)合當前知識經(jīng)濟的發(fā)展，以先進的技術為依托的檔案后保管模式是時代發(fā)展的趨勢。檔案保管模式將會被檔案后保管模式所取代。隨著電子化和信息化的不斷發(fā)展，后保管模式將會成為主流。

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