淺談檔案管理工作的信息化建設(shè)

摘 要：當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個(gè)重要特征就是信息化，并且這樣的發(fā)展趨勢越來越明顯。這就給檔案工作提出了新的信息化建設(shè)的要求，這是新的機(jī)遇也是巨大的挑戰(zhàn)。本文從多個(gè)方面來論證了檔案工作中的信息化建設(shè)的重要性、存在的問題，最后從比較實(shí)操的角度提出了建設(shè)方法和措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化

在當(dāng)今全球信息化發(fā)展的大潮流下，檔案工作也不能回避這樣的科技發(fā)展趨勢，需要積極調(diào)整工作方向，努力朝著信息化發(fā)展的方向進(jìn)步。這就需要從數(shù)字化、信息化等方面來保證檔案信息的準(zhǔn)確、安全、有效，這樣才會(huì)提高安安工作的效果。因?yàn)樵谛畔⒒瘯r(shí)代，檔案工作已經(jīng)在硬件上具有了進(jìn)行信息化工作的條件，比如非常便利的傳真、電腦、物聯(lián)網(wǎng)等等。所有，本文是站在世界信息化發(fā)展的趨勢的角度上來分析檔案工作的信息化建設(shè)這一關(guān)鍵議題的。

1 檔案管理信息化的必要性

1.1 檔案管理信息化的內(nèi)容

檔案管理的信息化建設(shè)的內(nèi)容很豐富，它會(huì)利用到計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)，通過使用信息系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行加工和整理，并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來完成檔案信息的輸送，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)和配置，也實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。所以，從這個(gè)角度來看，檔案工作的平臺(tái)是離不開信息化的，其核心構(gòu)成必須要以信息化為基礎(chǔ)。檔案管理信息化的內(nèi)容，一方面包括檔案信息資源的建設(shè)，也就是說對檔案信息本體進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，在這個(gè)過程中需要通過數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段建立起來；另外一個(gè)方面，還需要做好檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，也就是說檔案網(wǎng)絡(luò)渠道和系統(tǒng)的建設(shè)，這是檔案管理信息共享技術(shù)的技術(shù)平臺(tái)，在這個(gè)技術(shù)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化的有效推進(jìn)。

1.2 檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

因?yàn)檎蔷哂腥绱硕嗟膬?yōu)點(diǎn)，檔案管理信息化才變得如此重要。一般來說，檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)主要表現(xiàn)在：促進(jìn)了傳統(tǒng)檔案工作的流程和質(zhì)量控制，改變了被動(dòng)保存為主動(dòng)利用為主；信息化比傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理更加便利化、更加好存儲(chǔ)、更加好整理、更加好加工、突破時(shí)間和空間的限制等等；信息化的檔案信息查閱更加方便，不需要復(fù)雜的的手續(xù)，也不需要實(shí)地查看，在網(wǎng)絡(luò)上完全可以搞定。

2 檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

雖然信息化是當(dāng)前世界發(fā)展的一個(gè)潮流，很多的檔案管理工作人員也認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，但是在實(shí)際的過程中，還存在很多不足，存在的問題也很多。

2.1 檔案管理信息化覆蓋范圍不廣

放眼當(dāng)前社會(huì)現(xiàn)實(shí)，電子商務(wù)發(fā)展很迅速，電子文件更多，但對它們的歸檔和保存就面臨一個(gè)棘手的問題。因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)只是對紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，但對電子文件沒做歸檔工作，這就給檔案信息化建設(shè)提出了難題。另外，這也給檔案管理提出了安全性難題，因?yàn)槲覀兊南到y(tǒng)大部分都是國外的，這些核心技術(shù)缺乏安全性，如果做好檔案信息的歸檔，就會(huì)給信息安全重大事故。

2.2 檔案管理信息化技術(shù)不夠

如果沒信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的信息化就無從談起，所以信息技術(shù)仍然是非常重要的。但事實(shí)是，我們國家的檔案信息化工作的技術(shù)還是比較落后的，此外，一些不安全的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)因素諸如黑客、病毒等會(huì)促使信息化技術(shù)面臨巨大的難題，也影響到了檔案信息化技術(shù)的采用。

2.3 檔案管理信息化時(shí)效性不高

檔案管理工作部門沒有先進(jìn)的信息化經(jīng)驗(yàn)借鑒，也沒有相關(guān)的技術(shù)指導(dǎo)。在信息化建設(shè)過程中，不能夠全面地認(rèn)識(shí)到信息化的作用，開展工作往往是傾向于保存，忽視了利用，基本上是把一些以前的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，沒有檔案信息化建設(shè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這些都阻礙了檔案管理工作信息化的發(fā)展。

2.4 檔案管理信息化專業(yè)人才缺失

檔案管理信息化建設(shè)面臨的另一大難題，就是缺少專業(yè)檔案信息化人才。檔案管理信息化工作專業(yè)性很強(qiáng)，不僅需要精通檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，還需要熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。遺憾的是，很多單位重業(yè)務(wù)重發(fā)展，對不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的檔案部門不重視，目前的檔案管理工作很少能找到具有上述條件的人才，管理人員不是缺少技術(shù)就是沒有經(jīng)驗(yàn)。

3 加強(qiáng)檔案管理信息化的對策

檔案信息化是提高檔案工作水平的重要途徑，特別對加強(qiáng)檔案的利用具有重要的作用，是企業(yè)檔案工作應(yīng)對當(dāng)前形勢，破解工作難題的一把利器。檔案工作如不走向信息化，將嚴(yán)重拖住企業(yè)發(fā)展的后腿。針對上述問題，擬提出以下措施加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

3.1 做好檔案信息化規(guī)劃，科學(xué)實(shí)施檔案管理信息系統(tǒng)

企業(yè)要把檔案信息化和數(shù)字檔案館室建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，確保檔案信息化與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。運(yùn)用科學(xué)的方法做好檔案管理信息系統(tǒng)的需求設(shè)計(jì)、開發(fā)、安裝、調(diào)試、切換等工作，實(shí)施過程中充分兼顧當(dāng)前需要和未來發(fā)展趨勢，既要有利于提高檔案管理效率，又要有利于檔案信息長期保存和安全保密。加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)工作，企業(yè)可以根據(jù)自身特點(diǎn)建立適合檔案管理信息系統(tǒng)特點(diǎn)的功能和數(shù)據(jù)運(yùn)維機(jī)制，做好檔案管理信息系統(tǒng)備份，保證檔案管理信息系統(tǒng)安全、順暢地運(yùn)用。

3.2 加大檔案信息化的利用，大力促進(jìn)資源共享

當(dāng)前許多企業(yè)正在把一些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，進(jìn)行二次儲(chǔ)存，以便于檔案信息的查詢和使用。但是受到電子文件的連續(xù)性因素，一些檔案需要擴(kuò)建和補(bǔ)充，同時(shí)為了保障檔案信息化的利用功能，把檔案信息資源可以統(tǒng)一進(jìn)行管理和定性，相互之間制訂出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，把檔案分門別類，方便日后資料查詢。此外，為了更好地利用檔案資源，對于檔案資料的查詢開發(fā)有效的信息檢索工具，提供深層次、高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案的價(jià)值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫、知識(shí)庫”，更好地為企業(yè)管理、發(fā)展服務(wù)。另外要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)，積極推進(jìn)企業(yè)所屬單位檔案信息資源共享，支持把可公開的各類檔案信息上傳至本企業(yè)網(wǎng)絡(luò)，建立檢索利用中心或目錄中心，開展遠(yuǎn)程利用，使檔案利用突破時(shí)間和空間限制，最大限度地實(shí)現(xiàn)共享，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)的“業(yè)務(wù)全滲透、結(jié)果全記載、過程全監(jiān)管、數(shù)據(jù)大服務(wù)”，從而成為企業(yè)管理的有力工具和有效手段。

3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化人才培養(yǎng)

檔案信息資源的開發(fā)，從資源的形成、積累、貯存、管理到開發(fā)利用，是一個(gè)涉及面很寬極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要使這個(gè)系統(tǒng)具備良好的服務(wù)功能，保證創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，關(guān)鍵是要培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又具有網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才。“萬事人為本”，檔案管理人員要有良好的信息觀念，在從事檔案工作實(shí)踐中應(yīng)具備對檔案信息的收集、理解、分析、處理的能力，不斷提高計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息 安全技術(shù)及外語能力，還要善于開發(fā)新型檔案信息資源，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地為檔案的利用提供服務(wù)，這樣才能保證檔案信息的安全開發(fā)利用。另外，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)教育培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容要緊跟信息時(shí)代的需求，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。

3.4 加強(qiáng)檔案管理安全控制

檔案信息管理應(yīng)建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系，做到萬無一失，保證絕對安全，因此應(yīng)該做到以下5個(gè)方面：①對于檔案和資料設(shè)置一定的權(quán)限，用戶沒有相應(yīng)的權(quán)限不能訪問和查詢；②設(shè)置內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外面網(wǎng)絡(luò)，內(nèi)部人員使用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，外來人員使用外面網(wǎng)絡(luò)，不可以直接獲取到資源，只可以進(jìn)行查詢；③建立防火墻，防止病毒事件發(fā)生，定期進(jìn)行信息網(wǎng)絡(luò)殺毒；④定期對檔案電子資源進(jìn)行備份，防止出現(xiàn)機(jī)器損壞事故，造成檔案丟失；⑤重要檔案實(shí)行異地、異質(zhì)備份保管，確保黨和國家重要檔案絕對安全。

3.5 加大資金的投入

企業(yè)要把檔案管理信息化所需的設(shè)施建設(shè)納入基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目，統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一建設(shè)。要科學(xué)合理核定檔案工作經(jīng)費(fèi)，將檔案部門在文件收集、鑒定、整理、保管、搶救保護(hù)、安全保密、數(shù)字化、現(xiàn)代化管理、提供利用、編纂、陳列展覽及設(shè)備購置和維護(hù)等方面的經(jīng)費(fèi)列入總部預(yù)算。

4 結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，在檔案信息化建設(shè)的過程中，必須始終把依靠科教振興檔案事業(yè)戰(zhàn)略放在十分突出的位置，全面提高檔案科技創(chuàng)新能力，不斷加大檔案教育工作的力度，培養(yǎng)和造就一大批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型檔案人才和各類專門人才，以應(yīng)對信息技術(shù)迅猛發(fā)展對檔案工作提出的挑戰(zhàn)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介

曾曉玲（1964—），女，漢，湖北遠(yuǎn)安人，大專，研究員，從事財(cái)務(wù)與基金監(jiān)督工作。