現代企業制度下企業檔案管理相關思考

劉娜

摘 要：從我國現代企業制度角度分析發現，在企業檔案管理過程中存在各種業務問題，同時也面臨著各種競爭壓力。這就要求企業的檔案管理工作應符合現代企業制度，加強對檔案的管理。企業的深入改革，使得各個方面存在的管理問題逐漸暴露出來，對企業的健康發展存在著嚴重影響。為此筆者從簡述企業檔案管理實際情況入手，探討在現代企業制度下加強企業檔案管理的有效對策。

關鍵詞：檔案管理；現代企業制度；相關思考

我國企業傳統的檔案管理機制，已經無法滿足現代企業的生產、管理、經營等要求。所以，對傳統的檔案管理體制進行改革迫在眉睫。在實際的管理過程中，應改革命令型、直接型的微觀管理措施，遵循以宏觀調節、控制為主的管理原則，采取措施推動現代企業檔案管理水平的提高[1]。

1.我國企業的檔案管理實際情況

（一）由于產權變動造成檔案管理方式的變化。檔案是產權的主要承載體，而承載體的變化將會造成檔案的變化，進而改變了檔案的管理方式。然而現階段，中國多數國有企業產權并沒有發生本質性的變化，企業的兼并或重組，并沒有改變實際產權，經營權也沒有發生根本性的變化。此外，隨著企業改革的深入推行，多是檔案管理部門已經被降格或撤銷，有些檔案管理部門則被并入到其他的機構中，沒有專門的部門對本企業的檔案進行全過程的管理。又因為處在空置轉型階段的產權變動企業，其檔案歸屬和檔案流向無法準確定奪，只是本企業的少數部門的檔案保存較為完善，而其他部門的檔案管理處在無人問津或不知所歸的狀態，造成本企業檔案的丟失或缺損等[2]。所以產權變動企業加強檔案管理極為重要。

（二）企業外部管理環境導致檔案管理發生改變。其一，企業外部的管理體系環境發生了改變后，企業不再依賴于國家，轉而成為獨立發展、自主經營、自負盈虧、自我管理的獨立實體。在改革國家政府所有職能部門后，削弱了有關專門主管機構對于企業檔案的管理以及監督力度。其二，我國企業集團和二級企業之間的關系由以往的上下級關系逐漸轉變成只依靠資產連接起來的關系，這種關系的轉變導致企業集團內部形成管理權力發生改變，削減了有關部門的行政管理能力。

因為企業主管部門被撤銷，加大企業檔案的管理難度。隨著改革開放的深入推行后，而原有的轉關部門出現了職能轉換后，削弱了對檔案的管理能力。因此建立完善的檔案管理體制迫在眉睫。

（三）由于企業內部管理方式以及管理結構的轉變，使得檔案管理也發生了改變。現代企業制度下，我國多數企業發生了兼并、重組，企業從以往的單一法人發生成為多法人經營的企業集團，進而造成產權出資主體朝著多元化方向發展[3]。同時，企業內部的管理方式也難以適應以往的機制結構，無法按照政府機構而設置簡單的內部機構。如果在這種情況下依舊采取以往的單一集中管理模式，勢必會給企業檔案管理工作加大難度。

我國現代企業的規模逐漸擴大，而企業成員自身的情況也存在著各種差異，因此企業檔案管理的標準也并不相同，檔案管理處在不同的狀態；又因為組織形式的差異，進而造成企業內部的檔案管理存在著自我封閉現象。這就要求在現代企業制度下，建立完善的檔案管理機制，對企業檔案進行統一管理，不同成員之間應建立一定的聯系。

2 在現代企業制度下加強企業檔案管理的有效對策

（一）我國政府應準確定位。國家政府應改革以往的檔案管理形式，理清和企業之間的關系，政企分開，讓企業自主管理、自主經營，為企業的自主發展、穩步前進提供基礎。為了達到政府調控市場、市場引導企業、企業自主管理的目標，我國政府檔案行政管理機構應改革傳統的制度以及工作思想，從直接管理企業檔案的模式中走出來，不干預企業的經營管理活動；國家檔案行政管理機構應逐步分解職能，以宏觀調控為主要手段，制定完善的法規政策，對全國企業檔案工作進行統一的調控和管理，加強執法監督，逐漸強化立法協助管理。地方檔案行政管理機構則應嚴格遵循國家相關政策制度，對地區企業檔案工作加強管理；結合各個企業的經營特點，分類型、有重點的管理企業檔案[4]。

此外，企業集團自身行政管理能力被逐漸削弱后，國家檔案行政管理機構應采取屬地管理方式，強化自身的管理職能；在現代企業制度新形勢下，轉變管理模式，改革傳統的命令式、直接、靜態的檔案管理方式，以動態、間接、服務型的管理方式為核心，對企業檔案加強管理。

（二）嚴格執行依法管理檔案。市場經濟的健康發展，使得企業檔案管理工作應逐漸朝著法制化方向發展。在宏觀管理企業檔案的過程中，檔案行政管理機構主要依靠的是法制法規的制定和執法監督等[5]。積極貫徹和落實我國相關檔案管理政策方針，并全方位地監督檢查政策方針的具體實施情況，以此規范檔案管理工作和管理行為，切實維護自身的合法利益。

應充分借助已有行業機構以及民間組織，對企業檔案加強管理，如設立檔案協會、檔案服務和咨詢中心等，為企業檔案管理工作提供各種支持服務。在實際工作中，發揮這些行業機構以及民間組織的作用，及時傳達上級相關檔案工作的思想精神；及時加強溝通交流，及早解決在檔案管理中存在的問題。如果各級檔案行政管理機構能夠積極發揮自身的加強引導作用，從信息引導以及政策引導等方面，推動上述組織協會的建立和完善，以此加強企業檔案管理。此外，在現代企業制度下，我國企業檔案協會逐漸成為了主要的民間組織，把檔案團體、工作人員等組織在一起，加強檔案管理經驗的交流溝通，制定相關業務規范以及業務標準。

（三）國家應建立完整的制度體系，而現代企業應制定切實可行的過程管理措施，協調統一管理企業檔案。其一，應明確檔案管理的總體目標以及具體目標，從而對檔案管理起到導向性作用和規范性作用。其二，對于重點檔案應采取項目管理方式，選用業務素質高、綜合能力強的單位來承辦該項目，在總結經驗的基礎上加大推廣應用；完善動態跟蹤系統，利用此系統對企業檔案的管理工作情況進行實時、全方位的跟蹤，加強對檔案工作的檢查、指導以及監督力度。其三，加大對檔案管理人員的業務培訓力度，提高他們的業務素質；協同工作，提高管理質量以及工作效率，積極發揮管理人員的作用[6]。

3 結語

綜上，逐漸完善的現代企業制度，對于企業的檔案管理工作提出了更高的要求，也為該工作創造了新的發展空間。對于現代企業的檔案管理工作，要求遵循國家相關法律法規，遵守效益優先的基本原則，研究符合企業發展規律的檔案管理措施，為推動企業健康發展做出貢獻。

參考文獻

[1]黃艷瓊，鐘祛非. 現代企業制度下國有企業檔案微觀管理體制初探[J]. 檔案學研究，2000，01：44-46.

[2]高修麗. 現代企業制度下的企業檔案管理模式初探[J]. 機電兵船檔案，2000，01：20-21+23.

[3]趙玉金. 現代企業制度下企業檔案工作存在的問題及解決途徑[J]. 蘭臺世界，2014，S4：144.

[4]周江華，賴曉琳. 現代企業制度下的檔案管理發展模式探討[J]. 機電兵船檔案，2005，02：28-30.

[5]李曉莉，孫鳳芹. 企業檔案管理要適應建立現代企業制度的進程[J]. 黑龍江檔案，2005，01：28.

[6]陳立香. 現代企業制度下企業檔案管理信息化建設研究[J]. 企業家天地，2013，08：79-80.