農業科研檔案數字管理系統建設思考

宗曼華

摘 要：在網絡環境下，建設農業科研檔案數字管理系統，及時、動態、完整的收集科研電子文件，實現科研檔案數字化、信息化管理，為農業科研單位各項工作提供便捷高效的服務。本文對該系統建設進行了可行性分析，提出了核心業務構建，對系統的創新性作了進一步提煉。

關鍵詞：農業科研檔案；數字管理系統；建設思考

農業科研檔案是科研活動過程中形成的具有保存價值的文件材料，是科學研究的真實記錄，是科學技術的一種信息載體形式，對現行科研工作具有重要的參考和指導價值。隨著現代科技經濟不斷發展，農業科研檔案管理已不能滿足傳統的以紙質檔案管理為目標，而是應如何在網絡環境下及時、動態、完整的收集科研電子文件信息，實現科研檔案數字化、信息化管理。

1 農業科研檔案形成特點以及收集、管理現狀

農業科研檔案的形成具有收集周期長、形成時間分散、收集范圍廣和成果性強等特點。一個農業課題從立題到完成，可能要歷經數年，要在不同的區域、經不同的專業聯合完成，不同年數、不同區域、不同專業，形成不同階段、內容而相互獨立的農業科研檔案，而這些檔案共同構成一個反映該課題科技活動的整體。這要求從項目準備、立項、實施、結題、鑒定、報獎、推廣等全過程的各種材料必須完整、齊全。

經過多年的實踐，江西省農業科學院于2008年開始推行跨三級的網絡化科研檔案收集和管理模式，其核心內容是：以院為中心，以專業研究所為紐帶，以項目組為單位的分級管理。各項目組確定一名科研人員管理在研課題形成的材料，保管結題但未形成成果的課題檔案。專業研究所的業務秘書作為兼職檔案員負責院檔案部門和項目組的聯絡，并具體指導項目組的歸檔工作，每年將本所結題課題目錄及形成材料目錄、項目簡介報送院辦檔案科備案，同時移交已形成成果的課題檔案。

該網絡式管理，在現階段對傳統紙質檔案的歸檔工作發揮了積極的作用，能增強科研人員全面參與檔案管理過程的意識，有效提高科研檔案的利用率。但檔案材料收集不全依然是管理難點，因缺乏相關制度約束，導致有關檔案材料流失，形成材料的規范性和質量有待進一步提高。

院綜合檔案室作為本院各類科研檔案的歸檔和保管基地，貯存和保管著各類科研檔案。在科研檔案收集、管理和利用方面目前還是采用傳統封閉管理以及單位電子目錄檢索方式，收集和保管的科研檔案也都為實體檔案，針對現在對科研管理過程中形成的各種電子檔案都無法對其進行完整、及時的進行收集。

2 建設農業科研檔案數字系統全面提升檔案管理水平

在網絡信息技術飛速發展的今天，我國已步入信息化穩定發展期。隨著信息社會和檔案事業的發展，檔案信息化建設已經成為檔案事業發展的必然結果。為順應新形勢，結合農業科研檔案形成特點，有效實現科研電子文件完整歸檔和科學管理，應建設農業科研數字檔案管理系統，以全面提升科研檔案管理水平。

1、全程及時收集。采用“即辦即歸”的收集方式，從源頭對科研項目電子文件進行在線采集，實現科研文件的及時、動態、完整歸檔，創新了科研檔案管理手段，實現科研檔案工作跨越式發展。

2、集中規范管理。對新接收的科研文件進行規范整理，對存量檔案進行數字化，形成完整系統的科研檔案信息資源庫，成為農業科技信息資源建設的重要組成部分，是農科院局域網不可或缺的建設內容。

3、高效便捷使用。運用先進的信息技術手段，實現院綜合檔案室與各研究所、各研究所之間科研檔案信息的鏈接與資源共享，最大限度發揮農業科研檔案的作用，為各項工作提供了強有力的信息支持和服務。

3 農業科研檔案數字管理系統建成的可行性分析

系統以建立科研檔案數據庫為核心，功能涵蓋科研檔案“收、管、用”的全過程；網絡連接上，按省農科院科研管理需求，既能實現科技廳、科技部、農業部的軟件系統互聯互通，接收各種科研檔案信息，又能夠通過農科院局域網提供完整的科研檔案信息管理和利用服務。

1、網絡運行環境分析

目前江西農科院已連通局域網、政務網和互聯網，院局域網還實現了與院屬各研究所電腦的連接，是本院主要的寬帶、高速、安全、便捷的多媒體信息交換平臺。政務網已與各省直機關相連，也能通過專門電腦連通互聯網，支持辦公業務的自動化、電子化、網絡化，為院各項工作提供數字化、網絡化的信息服務支持，同時也為系統的穩定運行提供了良好的網絡基礎平臺。

2、科研檔案管理模式分析

長期以來，江西農科院在傳統科研檔案管理工作中已形成一套較規范的模式，院綜合檔案室配備了2名專職檔案管理人員，各研究所均按需配備了熟悉科研管理與檔案管理的兼職檔案員，各項目組均指定了一名科研人員管理在研課題形成的材料，形成了跨三級的網絡化科研檔案收集和管理模式，為科研檔案數字管理系統的研發與應用打下良好基礎。

4 農業科研檔案數字管理系統建設的核心業務

科研檔案的核心業務主要：收集、管理和利用。包含對各類電子科研檔案信息的在線采集，對采集到的科研檔案信息進行規范化的整理、保管，針對各類不同的用戶根據權限提供各種不同方式的利用。

1、在線業務

系統采取“即辦即歸”的管理方式，在線采集各類科研檔案信息資源，內容主要包括年度新立項的科研項目及其檔案信息填報、審核、審批及科研項目電子文件材料的收集等與預立卷有關的工作。

電子科研檔案來源于各研究所，按照課題活動類型分為科學研究、平臺建設、與科技成果示范推廣三類。江西省農科院按課題來源基本可劃分為省科技項目、院自選項目、以及其它（科技部、農業部等以及省有關廳局項目）三類。省科技項目電子科研文件材料在省科技廳的《江西省科技項目管理系統》中都有存儲完整的信息，收集時需要與其對接，將其信息定期的接收。科技部與農業部課題科研文件材料將酌情采用類似收集方式；院自選課題與其他廳局電子科研文件材料信息則通過建立專門的收集方式，通過課題組填報方式進行收集。從源頭上解決好全院科研項目電子文件材料形成時的規范化歸檔以及歸檔后的管理問題，就是從源頭上解決電子科研信息資源標準化問題，為院綜合檔案室科研檔案的“收、管、用”奠定基礎。

2、綜合科研檔案管理

對采集到的各類科研檔案信息進行分類管理，對其中已結題的科研課題的電子科研文件全面進行整理、立卷、編目、歸檔。

將已結題的科研項目電子文件按照傳統科研檔案管理規范進行組卷，形成卷內目錄、填寫課題簡介、備考表以及填寫案卷封面并歸檔。

對已歸檔的電子科研檔案開展編目、鑒定、保管、統計、編研等工作。

3、科研檔案利用

基于院局域網和VPN虛擬專網，根據不同用戶的權限提供電子科研檔案借閱利用工作，包括借閱申請、 批準、登記以及歸還等或根據權限開展檔案在線利用工作。

具有強大的科研檔案信息統計、分析功能，可實現對申請專利情況、授權情況、授權品種、審（認）定品種、鑒定成果、獲獎科研成果等各種科研檔案信息的動態、及時統計分析和輔助決策，方便對科研檔案的利用。

5 農業科研檔案數字管理系統建設的創新性

1、系統采用網絡化電子科研文件的“及時、定期、動態、完整”的采集過程，實現電子科研文件的“即辦即歸”，較好地解決了目前國內科研電子文件收集難題，并為傳統的紙質科研檔案完整歸檔奠定了基礎。

2、系統在農科院現有的網絡化科研檔案收集和管理模式下，建設范圍涉及院綜合檔案室、各專業研究所和每個課題組，可實現對科研檔案“收、管、用”的三級互動綜合一體化平臺管理。

3、農科院專業研究所辦公地點分散，業務指導存在難度。系統專門設計的業務督導功能，可通過院局域網或虛擬專網VPN實現對院屬各研究所檔案的網上業務監督和指導，大大的提高業務指導的時效性。

4、對于臨時增設的科研創新團隊、重點實驗室、科研基地等機構，系統可及時采集這些機構的信息并歸檔保存。通過自動統計匯總，以便科研管理部門對這些機構建設進展進行評估和管理。

檔案管理由傳統方式向信息化管理轉變已成為必然趨勢，檔案管理系統是檔案信息化的核心內容。農業科研檔案數字管理系統利用網絡技術、通訊技術、數據庫技術，建設安全可靠的不同形式的電子科研文件以及電子科研檔案的采集、管理和利用系統，將全面提升農科院科研檔案管理水平，為進一步提高農科院所農業科技創新與持續發展能力，為服務“三農”、建設社會主義新農村做出更大的貢獻。

參考文獻

[1]辛紅霞，劉華周等.提高農業科研檔案管理效率的措施探討.檔案與建設，2008（9）

[2]王學平..淺談我國檔案數字化建設實踐與發展策略.檔案學通訊，2011（6）