淺談如何加強行政執法檔案管理

商浩　周爾錢　馮娟

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。行政執法檔案具體是指在實施行政許可、行政處罰、行政強制、行政檢查及其他行政執法過程中形成的具有一定保存價值的各種文字、圖表、聲像和電子載體等形式的原始記錄。行政執法檔案的管理嚴格與否直接影響到執法行為資料以及原始文書資料的完整和安全，如何加強行政執法檔案管理，筆者從組織領導、設施配備、流程規范、管理考核等方面談幾點看法。

1 加強檔案組織領導，明確人員職責

檔案工作涉及面廣，系統性強，隨著改革的不斷深化，對執法檔案工作的要求也越來越高，行政執法檔案作為一類具有一定法律效力的資料，是追究法律責任、實施處罰的先導，不管從執行上、保管上、應用上都有嚴格的規定，行政執法檔案的規范管理將成為執法工作中的基石，因此，要切實加強對檔案工作的領導，落實制度，各司其責，健全檔案執法監督，強化執法職能，為企業領導決策、生產經營工作服務，使檔案工作逐步走向規范化、常態化、有效化、科學化發展。

行政執法檔案要求原則性強、真實性強、專業性強、保密性強，這“四強”就決定了參與行政執法檔案工作的人員要熟知各類法律法規知識，遵紀守法，并具有相應的檔案專業知識和業務能力。首先，要配備具備較高政治素質和業務素質的檔案領導班子，成立由單位主要領導牽頭，分管領導靠上抓，各職能部門親自抓的行政執法檔案管理組織機構，把檔案管理工作擺上重要議事日程，并鼓勵和選拔優秀人才參與檔案管理工作，不斷提升檔案領導隊伍的整體素質。其次，要加大對檔案人員的培訓力度，制定年度專題培訓計劃，重點學習《檔案法》及各類行政執法法律法規，結合借鑒檔案管理先進單位的經驗，不斷向公安、工商、質檢等行政執法工作比較成熟的行業學習，嚴格執法檔案的收集、整理、鑒定工作，通過分析具體案例、座談交流等方式，提高檔案人員統籌規劃和應變能力，真正做到依法建檔、依法治檔、依法管檔。

2 加強檔案設施配備，確保環境安全

行政執法檔案因為具有一定的法律性、原則性、連續性和保密性，需要配備完善且安全的硬件設施、軟件設施和信息化基礎設施。

硬件設施。有單獨的行政執法檔案室，配備具有防磁化、防碰撞、安全穩固的檔案櫥、文件柜及檔案密集架，分類、有序、整齊地進行排列，并配備齊全的安全防護設施和一次性鞋套等衛生設施，由專職檔案人員管理，每月至少進行一次檔案室檢查、清理工作，隨時做好檔案室的防火、防盜、防蟲、防霉變、防高溫等工作，密切關注檔案室溫濕度變化，定期對各類設施進行維護保養，做好行政執法檔案的保衛、保管、保密、保潔工作，提高安全防范能力。

軟件設施。行政執法檔案室要建立《行政執法檔案室管理制度》、《行政執法檔案管理辦法》、《行政執法檔案出入庫規定》、《行政執法檔案借閱登記制度》、《行政執法檔案銷毀制度》等與檔案管理相配套的規章制度，要求制度上墻，并嚴格遵守。設立行政執法檔案室借閱登記臺、監督臺等機構，為檔案入室、管理、借閱、歸還提供便利。

信息化基礎設施。隨著行政執法檔案信息量的劇增，傳統的紙質載體檔案資料已不能滿足當今社會對檔案傳遞與查找的需要，這就要求檔案管理人員必須充分利用信息化資源，對檔案進行全方位、多功能、多層次的現代化管理，充分利用多媒體功能，在確保檔案信息安全的前提下，通過磁盤存儲、高拍儀掃描、光盤備份、局域網傳輸、觸摸屏查詢等方式，多媒介存儲，多方位查詢，切實做到行政執法檔案的原始資料完整化、電子載體清晰化、檢索利用便捷化、保管價值最大化。

3 加強檔案流程規范，提升過程控制

嚴格執行行政執法檔案管理流程，從操作過程上控制到位。對行政執法單位在執法過程中形成的重要檔案，以及日常執法檢查工作中形成的一般檔案進行收集、整理、立卷、歸檔、保管，豐富檔案類別，有針對性地對聲音、影像、實物檔案進行規范化管理。

行政執法檔案主要對行政許可、行政處罰、行政強制、行政檢查以及其他行政執法活動進行記錄歸檔，涉及秘密事項的應當確定密級并保密。行政執法檔案由行政執法單位在結案后兩個月內歸檔，裝訂歸檔時要一案一卷，一卷一號，如果涉及國家機密、商業機密及個人隱私的，可以單獨設立副卷，歸檔為兩卷。卷內資料應當制作目錄，放在資料首頁，去掉金屬物，破損修補完整，并用阿拉伯數字在卷內資料右上角編寫頁碼，聲音及影像資料也應在儲存介質上逐件編號，單獨存放，并單獨造冊登記。行政執法檔案封皮應用碳素筆或藍黑墨水書寫或電腦打印，簡明扼要，能反映卷內資料內容。根據檔案保管年限分門別類進行保管，涉及重大影響以及向司法機關移送的檔案要永久保存、妥善保管。檔案歸檔后需要借閱的，應當填寫《檔案查閱登記簿》，辦理借閱手續，借閱結束后，應當及時歸還，不得涂改和標記。對超出保管期限且無保存價值的行政執法檔案，應當由鑒定小組提出具體意見，填寫行政執法檔案銷毀清冊，經單位主要負責人批準后，由至少兩人在指定地點銷毀，并在銷毀清冊上簽名備案，確保檔案安全。

4 加強檔案管理考核，健全督導機制

建立健全完善的行政執法監督法律體系，制定操作性強的法律規章和相關監督條例，加強內部監督與外部檢查相結合的制約機制，強化督導功能，成立行政執法檔案考評小組，定期對檔案管理工作進行考核評比，從而引起職能部門及檔案管理人員的高度重視，加大對行政執法檔案依法管理工作的促進，確保行政執法檔案的安全有效。

目前，雖然檔案的法律法規不斷出臺，不斷得到完善，但是總體來說不夠細化，相對較粗糙，如：《檔案法實施辦法》第二十八條規定罰款數額對單位為1萬元至10萬元，對個人為500元至5000元，這個罰款范圍、幅度都比較大。由于自由裁量權過大，不利于執法人員準確把握。應進行細化，縮小彈性，既方便執法人員操作，也能有效地遏制說情風，杜絕腐敗。只有不斷完善檔案法律法規，檔案執法人員才能更為有效地按照法定權限和程序行使職權、履行職責。達到依法治檔的立法宗旨和立法目的。

完善行政執法檔案內部考評制度，嚴格執行各類管理標準，規范執法檔案，專人專室保管，定期組織行政執法案卷評查會議及檔案室安全檢查，由行政執法檔案考評小組具體進行監督考核，強化檔案管理制度的貫徹落實，發現問題及時整改，找準優勢和劣勢，對于在檔案考評中表現突出、責任心強、有創新意識的檔案管理人員實行表彰獎勵，對發生損毀、丟失、涂改、偽造或擅自出售、泄密等重大不規范問題實行“一票否決”制，旨在提升檔案人員積極性，進一步規范檔案操作流程，提升檔案質量。

建立外部監督制約機制，協同司法、監察及檔案行政管理部門等外部行政執法監督部門，對行政執法檔案工作進行指導和專業性檢查，加大督導考核力度，努力將不規范行為消滅在萌芽狀態，從而促進行政執法檔案工作管理有效，常態發展。