關(guān)于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享相關(guān)問題的探討

鮑慶芳

摘 要：在當(dāng)前信息化環(huán)境下，為了能夠更好的加強(qiáng)檔案信息的交流和溝通，進(jìn)一步提高檔案信息的處理能力和效率，提高檔案信息數(shù)據(jù)的利用率和準(zhǔn)確性，則需要加快推動(dòng)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。通過檔案資源信息的共享，可以有效的提高檔案信息資源開發(fā)和利用，確保檔案利用率的提升。文中從檔案信息資源共享的必要性入手，對(duì)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)條件進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對(duì)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)途徑進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；資源共享；必要性；實(shí)現(xiàn)條件；途徑

在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)過程中，人們對(duì)其進(jìn)行真實(shí)的記錄，而這些記錄的材料在流傳和發(fā)展過程中，并經(jīng)過后期人們的挑選、歸納和總結(jié)，從而形成一部歷史性的材料，即是我們通常所說的檔案。檔案信息涉及方方面面，其屬性也較多，不僅有信息屬性，政治性屬性，歷史再現(xiàn)性屬于，還包括社會(huì)性屬性，而在這些屬性中，歷史再現(xiàn)性作為其本質(zhì)屬性，即檔案可以對(duì)歷史原貌進(jìn)行恢復(fù)。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案資源在使用上更具有婁靈活性和便利性，能夠準(zhǔn)確、快速的進(jìn)行檔案信息的檢索，為檔案信息資源共享模式的實(shí)現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

1 檔案信息資源共享的必要性

（一）提高檔案的規(guī)范化管理

通過將檔案信息資源管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，可以確保檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的一致性，而且能夠有效的幫助立卷人員準(zhǔn)確對(duì)檔案進(jìn)行分類，可以隨時(shí)在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)對(duì)案卷進(jìn)行調(diào)整，避免了退卷返工問題的發(fā)生，有效的保證了案卷的整理質(zhì)量，提高了檔案管理的規(guī)范化水平。

（二）提高檔案利用率

檔案管理工作包括的內(nèi)容較多，涉及諸多個(gè)固定的工作環(huán)節(jié)，而檔案信息資源共享實(shí)現(xiàn)后，可以利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備及計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的管理，提高管理的現(xiàn)代化和自動(dòng)化水平，有效的提高檔案的利用率，為檔案使用者提供諸多的便利條件。

2 檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)條件

（一）客觀條件

（1）檔案信息資源的共享的實(shí)現(xiàn)，需要確保具有充足的檔案信息量，所以需要加快推進(jìn)檔案館及檔案室建設(shè)，這樣可以有效的增加檔案的數(shù)量，而且大量有價(jià)值的檔案也能夠有效的保存下來，更好的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

（2）檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，還需要依賴于先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，這樣不僅能夠有效的提高檔案信息的保管水平，而且能夠?yàn)槿藗兊牟殚啂磔^大的便利性。在當(dāng)前新形勢(shì)下，國(guó)家需要加大對(duì)數(shù)字化檔案館的投入力度，充分利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來加快推動(dòng)信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。數(shù)字化檔案館具有虛擬網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，屬于一個(gè)大型的管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的儲(chǔ)存和傳遞，確保人們能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的查閱，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化及檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

（二）主觀需要

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，人們對(duì)信息的需求量不斷增加，對(duì)檔案信息資源的重要性也有了深入的認(rèn)識(shí)，而且在實(shí)際生活中，人們已經(jīng)濟(jì)將檔案信息資源開始在工作和學(xué)習(xí)中進(jìn)行廣泛的應(yīng)用，并將其作為一種重要的憑證和參考依據(jù)，而且現(xiàn)代化技術(shù)、信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)也不斷的在檔案管理中進(jìn)行應(yīng)用，這使檔案使用者在利用檔案時(shí)不再受制于時(shí)間和空間的人民性事情，加快推進(jìn)檔案信息資源管理現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。

3 檔案信息資源共享實(shí)現(xiàn)的途徑

（一）加快檔案信息資源共享的法規(guī)建設(shè)

檔案信息資源共享是一項(xiàng)龐大的社會(huì)系統(tǒng)工程，對(duì)這類牽涉面廣、影響因素眾多的系統(tǒng)工程，法制先行是十分重要的前提條件。創(chuàng)造一個(gè)良好的法制環(huán)境，是實(shí)現(xiàn)資源共享的重要保障。修訂、完善現(xiàn)有的《檔案法》的相關(guān)條款；制訂檔案信息資源共享法規(guī)。檔案信息資源共享法規(guī)內(nèi)容應(yīng)包括以下幾個(gè)部分：一是關(guān)于檔案信息資源共享的方針、任務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)渠道與保障措施；二是關(guān)于國(guó)家檔案信息資源整體布局，包括目標(biāo)、總體要求、原則、組織方式、協(xié)調(diào)工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、職能、組織形式、經(jīng)費(fèi)等；三是關(guān)于全國(guó)計(jì)算機(jī)檔案檢索系統(tǒng)的建設(shè)，包括各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的布局與管理、服務(wù)與利用、聯(lián)機(jī)檢索網(wǎng)絡(luò)布局與原則等。

（二）大力加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

檔案資源建設(shè)是檔案資源實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享的基礎(chǔ)。加快檔案資源建設(shè)，首先要“廣開貨源”，即加大檔案收集工作的力度，擴(kuò)大征集檔案的范圍，既要內(nèi)容全面，又要注意特色，既要注意當(dāng)前需要，又要兼顧長(zhǎng)遠(yuǎn)利用，保證檔案資源充足、有效、高質(zhì)。其次，必須根據(jù)社會(huì)信息化的發(fā)展趨向及其要求，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)宏觀規(guī)劃與協(xié)調(diào)；同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的理論研究，確立館藏檔案資源的結(jié)構(gòu)原則與模式，不斷豐富館藏，提高文化品位，使館藏檔案資源具有濃郁的文化氣息。

（三）建立與各信息系統(tǒng)互聯(lián)的綜合檔案信息系統(tǒng)

在現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)上完善其功能，建立與其他各部門之間互聯(lián)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其它應(yīng)用系統(tǒng)的集成應(yīng)用和數(shù)據(jù)交換，與各信息系統(tǒng)電子文件的一體化控制、管理，實(shí)現(xiàn)文件、檔案全過程的動(dòng)態(tài)管理。通過檔案信息與產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、管理等各種知識(shí)、信息的網(wǎng)絡(luò)連接，使檔案信息管理參與到電子文件的全程管理，做到信息的動(dòng)態(tài)交流、溝通，成為企業(yè)各種信息的集成。同時(shí)，檔案室與各專業(yè)部門建立合作、溝通的網(wǎng)絡(luò)渠道，也可以使專業(yè)技術(shù)人員參與到檔案信息的管理、利用中，增強(qiáng)檔案信息開發(fā)利用的技術(shù)含量。既保證檔案信息收集全面、及時(shí)，又使檔案信息的提供利用有針對(duì)性、時(shí)效性，便于檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理、提供利用。

（四）建立健全產(chǎn)品檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

依托PDS而建立的檔案信息資源管理系統(tǒng)，應(yīng)不斷豐富健全完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和可擴(kuò)展的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。從用戶需求出發(fā)，以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為宗旨，建立各種級(jí)別的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)：建立全面的各類產(chǎn)品檔案信息的目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)：通過與各信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換逐步建立產(chǎn)品數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范的全文檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)；根據(jù)科研生產(chǎn)設(shè)計(jì)發(fā)展的需要，建立多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，提供照片、聲像等多種形式的豐富的檔案信息服務(wù)；重點(diǎn)是產(chǎn)品專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，結(jié)合用戶對(duì)信息的要求，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行信息的采集、鑒別、研究和編纂等。

（五）建立智能化個(gè)性化檢索系統(tǒng)

為了能夠更好的檔案使用者提供便利條件，則可以根據(jù)用戶的需求來建立導(dǎo)航系統(tǒng)和信息交流平臺(tái)，確保網(wǎng)上信息能夠與用戶的需求實(shí)現(xiàn)智能化的匹配，開展具有個(gè)性化的主動(dòng)推送服務(wù)。而且為了能夠?qū)崿F(xiàn)超大規(guī)模的數(shù)據(jù)資源的共享，則需要提供異構(gòu)數(shù)據(jù)跨庫(kù)檢索的搜索引擎。實(shí)現(xiàn)多元化和多檢索點(diǎn)的組配檢索，不僅實(shí)現(xiàn)超文本檢索，而且所提供的信息也更具多樣化。

4 結(jié)束語

在檔案信息資源共享實(shí)現(xiàn)的過程中，還要做好檔案監(jiān)控權(quán)的行使，在行使檔案監(jiān)控權(quán)過程中，需要把握好一個(gè)度，避免檔案監(jiān)控權(quán)太弱而導(dǎo)致的檔案信息資源的流失，使國(guó)家、企業(yè)和個(gè)人利益受到不必要的損害，而檔案監(jiān)控權(quán)太強(qiáng)時(shí)，還會(huì)對(duì)檔案的利用帶來不利的影響，不利于國(guó)家、集體和個(gè)人各項(xiàng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，會(huì)對(duì)社會(huì)的正常發(fā)展帶來較大的影響。所以在檔案共享過程中需要處理好監(jiān)控問題，最大限度的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效整合，確保檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)有效的利用，使檔案信息資源能夠更好的為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

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