我國事業(yè)單位人事檔案管理存在問題及對(duì)策

徐彬

摘 要：我國近些年來在人事制度改革方面做出了較大努力，目的是提高我國事業(yè)單位的工作效率與質(zhì)量。人事檔案的管理對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有非常重要的意義，能夠幫助其管理者充分了解其事業(yè)單位的人才信息，提高其人力資源的整體水平。本文主要就我國事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行了簡(jiǎn)單分析，并提出了相關(guān)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；人力資源

人事檔案能夠直接反應(yīng)人事部門的人才信息，具體到單位各部門人才的工作狀況以及個(gè)人經(jīng)歷等情況。如何合理管理事業(yè)單位的人事檔案，正確利用其人事檔案來管理其人才是當(dāng)今時(shí)代下個(gè)事業(yè)單位應(yīng)該考慮的事情。由此可見，研究我國事業(yè)單位人事檔案管理存在問題及對(duì)策具有重要意義。

1 我國事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題分析

1.1 沒有意識(shí)到人事檔案管理的重要性

目前，我國多數(shù)的事業(yè)單位都沒有意識(shí)到人事檔案的管理工作的重要性，而將其工作重心放在其余方面，這就使得大部分事業(yè)單位的工作業(yè)績不夠高。多數(shù)員工都對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，在進(jìn)行檔案管理時(shí)只是停留在表面工作，而沒有使其人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。由此可見，現(xiàn)今我國事業(yè)單位的多數(shù)人員都沒有意識(shí)到對(duì)其事業(yè)檔案管理的重要性，使得其事業(yè)檔案只是用于檢查，無法真正為管理人員提供便利。

1.2 事業(yè)單位的管理水平不夠高

我國近些年來正在逐步推進(jìn)人事制度改革，因此，原有的管理人員以及其余工作人員在職位分配方面有較大的變化，這就對(duì)各事業(yè)單位的人事檔案管理工作提出了新的、更高的要求。但是，由于我國現(xiàn)今事業(yè)單位的檔案管理受傳統(tǒng)的管理觀念和方法的影響較大，使得現(xiàn)有管理水平不能滿足實(shí)際人事檔案管理工作的實(shí)際需求。此外，現(xiàn)今從事人事檔案管理工作的大多數(shù)工作人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)具體的檔案管理細(xì)則不夠了解，所整理的人事檔案并不能為管理人員可靠的參考依據(jù)，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的整個(gè)檔案管理水平，甚至其整體效益。

1.3 人事檔案管理的形式不夠規(guī)范

人事管理的相關(guān)材料據(jù)規(guī)定需使用16開的辦公用紙，而其余規(guī)格的紙不經(jīng)加工就用于材料制作是極其不規(guī)范的。但是，我國近些年來許多事業(yè)單位在進(jìn)行其人事材料整理時(shí)用的是A4紙或者是其他規(guī)格的紙，這給報(bào)表打印帶來了較大的困難，使得正式排版出來的報(bào)表不夠完整、美觀。而這種不規(guī)范的人事檔案材料制作使得其檔案管理缺乏規(guī)范性，不利于各事業(yè)單位的發(fā)展。

1.4 人事管理沒有充分利用到高科技手段

21世紀(jì)是個(gè)信息化時(shí)代，我國甚至是全世界的信息化技術(shù)都到達(dá)了一定的高度，因此，信息化技術(shù)走進(jìn)了各個(gè)領(lǐng)域。但是，在事業(yè)單位的人事管理方面還沒有得到充分的利用，這直接影響到了人事檔案管理的效率。尤其是在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)需要把事業(yè)單位幾乎所有員工的基本信息都進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，之后還可能進(jìn)行調(diào)用以及檢索等工作，而這些工作用計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)比人工統(tǒng)計(jì)要快的多，并且統(tǒng)計(jì)結(jié)果較為可信。而多數(shù)事業(yè)單位即使運(yùn)用到了信息化技術(shù)，但并沒有充分運(yùn)用，這就使得其人事檔案管理的效率差、效益低。

2 人事檔案管理的相關(guān)對(duì)策探討

2.1 改變對(duì)人事檔案管理的原有認(rèn)識(shí)

人事檔案管理工作對(duì)各事業(yè)單位來說是非常重要的，但是多數(shù)事業(yè)單位的工作人員，尤其是領(lǐng)導(dǎo)人員都沒有意識(shí)到其重要性，這嚴(yán)重影響了其事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員管理工作的工作效率，降低了其單位的整體效益。為了改善這種狀況，各單位各階層的工作人員都應(yīng)該意識(shí)到人事檔案管理的重要性，在原有的檔案管理基礎(chǔ)上做出改進(jìn)，充分配合人事檔案管理工作。特別是個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將其一部分工作重心轉(zhuǎn)移到人事檔案管理工作中，定期進(jìn)行人事檔案管理工作與考核，保證人事檔案管理的有效性，以此來提高人事單位的工作效益，增強(qiáng)其凝聚力，更好的為人民服務(wù)。

2.2 提高個(gè)事業(yè)單位的整體人事檔案管理水平

事業(yè)單位的檔案管理是其眾多工作中非常重要的一部分，要想保證其整體效益就應(yīng)該盡力提高其人事檔案管理水平。首先，各領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該注意使工作人員充分認(rèn)識(shí)到其工作的意義，意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，以此來保證各工作人員在其工作中能夠恪盡職守，為其單位貢獻(xiàn)自身的力量。其次，人事檔案管理人員是整個(gè)管理工作的操作者，其整體素質(zhì)直接決定人事檔案管理的水平。因此，各事業(yè)單位應(yīng)該注意保證管理人員的整體素質(zhì)，具體可以通過在對(duì)其進(jìn)行招聘時(shí)嚴(yán)格要求、對(duì)現(xiàn)有管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)等等，以此來保證管理人員的整體素質(zhì)能滿足實(shí)際人事檔案管理工作的需求。最后，各領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該樹立認(rèn)真工作的良好榜樣，以此來保證管理人員的工作積極性。當(dāng)然，還應(yīng)該設(shè)立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，以此來提高員工的創(chuàng)造性以及積極性。

2.3 建立切實(shí)可行的管理制度

沒有規(guī)矩，不成方圓。人事檔案管理工作涉及到的程序較多，相關(guān)的管理人員也比較多。因此，在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)應(yīng)該注意建立切實(shí)可行的規(guī)章制度，以使得相關(guān)管理人員能夠有規(guī)可依。當(dāng)然，在進(jìn)行規(guī)章制度的制定時(shí)可以參考一些較為成功的管理制度，但是一定要結(jié)合其事業(yè)單位的具體情況，保證其規(guī)章制度能夠適應(yīng)其事業(yè)單位。特別是在人事檔案管理相關(guān)材料方面需要作出嚴(yán)格的規(guī)定，盡可能禁止使用16開以外的未經(jīng)處理的紙打印人事檔案管理材料，以保證其材料的準(zhǔn)確性，使其更好的為領(lǐng)導(dǎo)人員管理其單位服務(wù)。此外，制度制定完成后還應(yīng)該嚴(yán)格實(shí)行，對(duì)各階層工作人員都嚴(yán)格要求，保證制度實(shí)施的有效性。最后，在制度的實(shí)行過程中還應(yīng)該隨時(shí)聽取工作人員的意見與建議，并經(jīng)過各階層員工商議之后再在原有的制度之上做出改進(jìn)。

2.4 盡可能的將信息化技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中

信息化技術(shù)是當(dāng)今飛速發(fā)展的技術(shù)，其出現(xiàn)為各行各業(yè)都帶來了福音。因此，在事業(yè)單位的人事檔案管理中，信息化技術(shù)也應(yīng)該得到充分的應(yīng)用。各事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該充分考慮到各事業(yè)單位的實(shí)際情況，盡可能的將科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于其檔案管理工作中，使信息化技術(shù)最大限度的發(fā)揮其作用。事業(yè)單位是服務(wù)人民的單位，其發(fā)展對(duì)我國的社會(huì)主義建設(shè)具有極其重要的意義。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理的信息化是時(shí)代發(fā)展的必要趨勢(shì)，也是各事業(yè)單位增強(qiáng)其整體效益的最快方法。因此，新時(shí)期各事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該注意盡可能的實(shí)現(xiàn)其人事檔案管理的信息化，以此來保證其人事檔案管理工作的有效性，為各事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員在進(jìn)行其事業(yè)單位人力資源管理時(shí)提供便利。

3 小結(jié)

事業(yè)單位的工作效益直接影響我國的社會(huì)主義建設(shè)的進(jìn)度，要想保證各事業(yè)單位的工作效益就應(yīng)該提高其管理水平。而各事業(yè)單位工作人員的管理需要依賴其人事檔案管理材料，各事業(yè)單位應(yīng)該通過加強(qiáng)其人事檔案管理工作來保證其人事檔案管理材料的有效性，以此來提高其管理水平。本文主要就我國事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行了簡(jiǎn)單分析，并提出了相關(guān)的解決對(duì)策，希望對(duì)各事業(yè)單位有所啟發(fā)。

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