淺析如何提升企業檔案數字化建設管理水平

王靜

摘 要：檔案是企業的重要知識資產和核心信息資源，檔案工作是集團公司基礎工作的重要組成部分。大慶油田礦區服務事業部物業管理二公司1998年成立以來，不僅館藏檔案多，并且由于多年的重組整合，歷史檔案管理標準不統一，新產生的檔案不能及時歸檔，亟須借助信息化手段提高公司檔案管理水平。在項目建設過程中，檔案管理部門按照上級部門有關檔案信息化要求，不斷細化工作過程，梳理業務流程，規范歷史數據，實現了檔案工作的標準化、規范化和現代化管理。

關鍵詞：企業；檔案管理；數字化

企業檔案是企業經營管理、財務會計、基礎建設、施工記錄以及黨群信息等內容的記載。如何全方位、多角度、高質量和高效率的保存檔案，并方便、快捷的為利用者提供服務一直是檔案管理工作者迫切追求的目標。檔案作為企業歷年的歷史記錄，是大量歷史文件的匯總，是非常浩大而復雜的一種本源信息系統，因而企業檔案的管理水平的高低直接影響檔案價值的實現程度。因此，必須進一步提高企業檔案的信息化管理水平，加速檔案數字化建設，以適應信息時代對檔案工作提出的新的要求。大慶油田礦區服務事業部物業管理二公司管理著大慶市讓胡路區東湖地區、乘風地區、銀浪地區以及紅崗區等地的物業和供熱工作，總供暖面積1038萬平方米，物業面積809萬平方米，用工總量達到4000余人，企業檔案中會計檔案、文書檔案、基建檔案和榮譽檔案四大類檔案共計**卷，通過實現檔案資源數字化、信息化，就能夠使上級部門及時、快捷、方便的查閱到資料，為查閱人員判斷和決策提供方便。

1 企業檔案數字化發展現狀

辦公自動化，是指以電子計算機為核心的各種現代辦公技術與設備，其顯著的特點之一是能夠迅速、準確地收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效手段。中石油企業全面推廣使用的計算機電子公文系統和檔案管理（E6）系統，使石油企業辦公自動化水平達到了前所未有的高度，由此產生、存儲的大量電子文件，必將極大地方便石油系統文件信息的傳遞和數據共享，并在很大程度上提高工作效率和質量。同時，通過配置打印機、復印機、掃描儀等設備，保障了辦公耗材。檔案室內部布局合理，環境整潔，標識齊全，檔案管理信息化，自動化程度明顯提高。但是，如何加強電子文件的有效歸檔、為檔案數字化管理打下堅實的基礎，是辦公自動化條件下急需解決的一個問題，也是檔案工作者不可回避的一個新挑戰。

2 企業檔案數字化過程中存在的問題

與紙質文件相比，電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作。主要原因是大多數電子文件形成者或受傳統觀念的影響，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔；或怕增加工作量而不愿承擔此項工作；或由于電子文件的歸檔必須依賴于對計算機技術和相關應用軟件的熟練掌握，不像紙質文件歸檔那樣直觀、易懂，容易產生畏難情緒等。

因此，電子文件歸檔應按照上級單位的總體部署，結合本單位辦公自動化與信息管理工作的實際情況，將電子文件的歸檔工作納入現代化辦公的工作流程，建立必要的歸檔、考核制度。

1、轉變觀念，重視電子文件歸檔工作。

我們過去從事的檔案管理是以紙質檔案為主，電子文件歸檔無疑是一個新生事物。盡管電子文件與我們已經熟悉的各種門類各種載體的檔案相比，在憑證、依據作用等方面還有差距。但是，它畢竟已經顯示出了現有檔案無法比擬的優勢，所以檔案人員應該加強中石油電子公文系統與檔案管理（E6）系統的認真學習、宣傳和貫徹，按照國家和企業電子文件歸檔的有關要求， 制定相應的管理制度和考核措施，積極開展業務指導和協調工作，保證電子文件的歸檔質量。

2、統一認識，做好電子文件歸檔工作。

一是堅持集中、統一管理。各部門形成的電子文件由本單位文書處理部門及時收集管理；應歸檔保存的電子文件，經規范分類、整理后，與相應的紙質文件一道在規定的時間內，移交本單位檔案部門集中管理；電子文件形成的格式在同一單位內應相對統一，以便電子文件的存儲、維護和讀取利用。二是嚴格技術把關。需要歸檔的電子文件，檔案人員應嚴格按照國家《電子文件歸檔與管理規范》及中石油《檔案信息化規范》的要求，加強業務指導和檢查，對歸檔文件的真實性、完整性、有效性和規范性進行定期鑒定，從而保證電子文件的產生、處理過程均符合規范要求；通過離線客戶端歸檔的電子文件應使用殺毒軟件進行檢測，確保無病毒感染后，再由檔案人員將其導入檔案管理（E6）系統；為防止意外發生，每個年度或一定時間內，應將歸檔的電子文件進行一次光盤脫機備份；定期檢查、調整備份光盤存儲環境的溫度、濕度、防塵、防磁等，確保各項存放指標符合規定要求。

三是相關部門應相互協調配合。

與紙質文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素較多，僅靠一個部門很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定文件價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，熟悉檔案管理（E6）系統的應用要求，同時又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計或維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，從而提高電子文件的歸檔質量。

3、雙軌并行，電子文件與紙質文件應同步歸檔。

由于印章和簽署是文件效力的主要標志，在當前人們對電子文件認知度和技術條件的情況下，對歸檔文件實行紙質文件與電子文件一并歸檔的雙軌制是必要的；鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，對一些重要的電子文件制成硬拷貝存檔，也是確保重要數據安全保存的有效措施。歸檔的電子文件和紙質文件，可采用一一對應的編目方法，將計算機自動生成的條碼標簽粘貼在相應的紙質文件上；也可采用不同的編目方法和存儲裝具（如歷史檔案），兩者之間通過“備注”的方式標注相互的編號，以便查找利用時參照互補。

在電子光盤文件耐久性問題尚未解決之前，它將與紙質檔案并存很長時間。隨著電子存儲介質的技術條件進一步改進，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的文件，采取以電子文件歸檔為主，紙質文件歸檔為輔的做法；而對那些憑證作用和法律價值較高的文件，則采取以紙質文件歸檔為主，電子文件歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理的工作效率，優化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況，還能解決歸檔文件的憑證、依據作用和歸檔文件提供利用的資源共享等問題，達到互補的目的。

3 加強檔案信息化建設

按照《集團公司檔案數字化技術規范》要求，以建設數字化檔案館為目標，全面推動檔案數字化進程。各單位要根據實際情況制定相應的工作方案，加快“存量數字化”步伐，并確保實現“十二五”末公司館藏可轉化檔案數字化率達到90%的目標。

4 提升檔案工作服務能力

加強檔案管理系統（E6）的深化應用，進一步提高檔案工作效率和服務水平。按照方便利用的原則，在確保檔案信息安全的前提下，健全完善查借閱利用服務制度，進一步簡化利用手續，發揮檔案信息化工作的積極作用，努力實現檔案資料的網上查詢利用。