知識服務在檔案管理中的應用

汪江

摘 要：本文通過分析當前檔案管理中知識服務的現狀，闡明在檔案管理中開展知識服務的必要性，并探討知識服務在檔案管理中的應用。

關鍵詞：知識服務、檔案管理

數字化時代，對檔案管理提出了的新要求，檔案管理的宗旨和目標正由信息服務向知識服務過渡，因此需要創新檔案管理的服務理念、服務模式和服務機制，在檔案管理中應用知識服務，以適應數字化時代對檔案管理的需求。

1 知識服務在檔案管理中的現狀

當前檔案管理工作中應用知識服務不足主要有兩方面。

1、檔案管理人員綜合素質、專業素質尤其是知識服務相關知識和技能不足。應該不斷進行培訓，以適應數字化時代對檔案管理的需求。

2、現代化管理意識不夠

數字化時代，檔案的用途早已擴展并滲透到社會經濟、文化及日常生活各個領域，但是，由于受傳統觀念影響，檔案管理人員對此工作往往容易產生“管理即存放、工作即保管”的想法，現代化管理意識、創新意識淡薄。在管理中應該不斷創新，將新的管理方法應用于實際的檔案管理中。

2 知識服務涵義

知識服務的核心內容是通過在組織內部創建一個有效的機制，管理組織中的顯性知識和員工頭腦中的隱性知識，進而提高一個組織的核心競爭力和增強競爭優勢。它需要具有整合、創新知識技能的人的參與才能完成，強調的是信息與人的結合與創新，因此它不是也不應是信息管理的直線延伸，而是更加廣泛意義上的一種管理理念的創新。

知識服務的定義和研究內容，眾說不一，但至少應該涉及以下10個重要領域：對知識和最佳業務經驗的共享、知識共享責任的宣傳、積累和利用過去的經驗、將知識融入產品服務和生產過程、將知識作為產品進行生產、驅動以創新為目的的知識生產、建立專家網絡、建立和挖掘客戶的知識庫、理解和計量知識的價值、利用知識資產。

3 知識服務應用在檔案管理中的的必要性

1.檔案管理中應用知識服務是數字化時代的需要

數字化時代，檔案的用途早已擴展到社會經濟、文化及日常生活各個領域，利用者關心的將是如何迅速準確的獲取信息，而不是信息的來源，信息共享是根本趨勢，也是知識共享的基礎和前提。可以預料，不僅檔案館室之間需要信息資源的協調共享，而且檔案館、圖書館和其他信息資源中心為避免信息資源管理中的重復和浪費，也會連為一體，組成一種基于通信網絡之上的國家信息系統，這將使檔案信息在資源的整合中發揮更大的社會價值。另外，數字化時代應注重檔案管理服務方式的轉變，體現在內容上實行增值服務，包括編制檔案網絡資源導引工具，能為用戶提供專業分類導引和對傳統的檔案信息服務產品增加新的附加值，即“從提供相關信息到提供答案”的重要轉變，這需要檔案人員具備利用“信息解決方案”來滿足用戶需求的能力。這正是知識服務的要求，是檔案信息服務新的發展方向。

2、檔案管理中應用知識服務是組織機構實施知識管理的需要

組織機構知識管理活動的開展離不開檔案部門的參與。一方面檔案部門擁有大量的檔案信息資源，它是人類社會實踐、科學實驗的真實記錄，反映了組織機構的歷史和現狀，是組織機構科學決策、知識創新的重要源泉之一，因此組織知識管理實施過程中知識庫的建立離不開檔案部門所擁有的顯、隱性知識的加入：另一方面檔案工作者的知識、技能，以及檔案部門在組織、管理知識方面的經驗、方法等都屬于組織隱性知識的范疇，因此組織知識管理的開展離不開與檔案部門之間的知識交流與共享。

4 知識服務在檔案管理中的實現

1、加強在檔案管理中應用知識服務的意識

知識服務首先是一種理念，一種認識和組織服務的觀念。與傳統信息服務相比較，知識服務的目標不再是基于文獻物理獲取和傳遞的服務，而是以信息知識的搜尋、組織、分析、重組的知識和能力為基礎，根據用戶的問題和環境融入用戶解決問題的過程中，并能提供能夠有效支持的信息增值服務。因此，檔案管理的目標應以此為主，而不僅僅是基于館藏占有、勞務服務等來體現檔案管理的價值。這樣一種理念的確立，會使檔案管理人員重新審視自己的立身之本。

2、創新在檔案管理應用知識服務的機制

數字化時代，檔案管理必然以滿足社會需求為宗旨。社會對檔案顯性知識和隱性知識的雙重需求，使得檔案管理應用知識服務的的機制應在新環境下有新的發展，其中，檔案信息咨詢機構、文件中心和檔案事務所等商業化服務機構的產生與發展即是應運而生的產物，必須創新相關機制，使得知識服務更好地在檔案管理中應用。

3、發展檔案管理知識服務的模式

首先，檔案知識服務將是基于專業化和個人化的服務，而不是“批發性”的服務，它需要檔案工作人員針對具體用戶的具體需要和過程提供服務，這種服務要求縱向上全程跟蹤。其次，應注重網絡環境下的信息服務方式的轉變，網絡服務的特點體現在內容上實行增值服務，包括編制檔案網絡資源導引工具，能為用戶提供專業分類導引和對傳統的檔案信息服務產品增加新的附加值，即“從提供相關信息到提供答案”的重要轉變，這需要檔案人員具備利用“信息解決方案”來滿足用戶需求的能力。它要求我們不僅掌握有關的信息技術，更要研究用戶的信息需求，學習應用信息解決問題的方法，針對查詢問題的具體要求和特點來解決實際問題。這正是知識服務的要求，是檔案信息服務新的發展方向。

4、調整檔案專業教育的結構

面對知識服務的要求，原有的檔案專業教育的結構顯得單一和狹窄，不能適應新的要求，需要進行調整：

（1）是調整圖書情報檔案專業的結構。這是在尊重圖書情報檔案三者各自特性的基礎上尋求共同點，正如有的學者提出的：我們急需在圖書情報檔案三者之上建立一個上位類學科，這樣才能夠在比較寬泛的理論領域研究事物的本質和規律，同時也為將來的信息資源共享與服務中提供具有合理知識結構的專業人才。

（2）是調整與其他相關專業的融合度。站在信息資源管理的角度，信息管理人員不僅是管理信息本身的人員，更是管理信息技術人員，因此，應將信息管理學、信息經濟學和信息技術融入到檔案專業里來。很顯然，我們培養的專業人才，若不懂管理，就無法面向企業的業務流程提供決策方案和可行性分析；不懂經濟，特別是信息經濟學的理論與方法，就無法將信息資源管理中信息產品與信息市場作效益和效用方面的評估和定價；不懂技術，就不能從理解用戶的角度考慮實現信息資源管理功能需求的可行性報告。

毋庸諱言，在檔案管理中應用知識服務數字化時代的要求，知識服務是數字化時代檔案管理的核心，作為檔案管理人員，我們應當站在新時代的需求下，考慮自己的職能定位。充分發揮我們原有的管理知識和信息的技能優勢，不再以單純提供檔案信息本身作為立身之本，而將提供管理信息的知識技能作為重點，只有這樣我們才能在新的時代里實現自身的價值。我們可能在占有信息資源的角度失去絕對優勢，然而卻在知識服務的過程中，在充當檔案管理或信息管理知識的培訓者、指導者方面，煥發出前所未有的生機和活力，而這恰恰是檔案工作理論和實踐的新生長點，是檔案工作職能的新的定位和起點。

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