檔案管理工作在醫院發展中的作用

周西民

檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，在醫療、教學、科研等活動中的作用日益顯著。隨著信息時代的到來和網絡技術的迅猛發展，檔案信息資源的開發與利用也愈加受到人們的重視。醫院檔案管理工作的重點在于為領導和其他事業的發展提供及時準確的信息，同時圍繞醫院經營和管理涉及的臨床、醫學、科研、教學等方面的信息開展服務，將檔案管理工作與醫院整體發展密切結合起來，為醫務人員、患者乃至社會公眾服務。以檔案管理促進醫院發展，我認為可以從以下幾方面做起：

1 科技檔案促進醫院科研發展

醫院發展離不開科技支撐。當今時代是一個信息化的時代，科學知識的更新突飛猛進，而現代化科學技術對醫學的發展起到了極大的推進作用。醫學科學的發展是一個實踐——認識——再實踐——再認識的過程，直到今天還有許多疑難問題尚未得到解決。這就要求廣大醫學工作者在醫學實踐中要不斷地探索、總結，利用現代化的科學技術為醫學科學的發展服務。收集管理科技信息，開發利用科技檔案資源，將科研計劃管理與科研計劃檔案管理相結合，挖掘科技檔案中蘊藏的科技信息，使之成為科研立項、實施以及科研成果推廣應用的重要依據是廣大醫務工作者義不容辭的責任。近年來，“科技興院、科教興院”已成為我們廣大醫務工作者的共識。大家充分利用科技檔案，開發、應用和推廣科研成果，加快科學研究的進度，通過對醫學科技資料的學術交流，達到推廣應用和服務大眾的目的。

2 以病歷檔案促進醫療質量

病歷檔案是醫院檔案的重要組成部分，專業性、技術性很強，是評價和衡量醫院管理、醫療質量和技術水平的重要依據。與其他檔案管理工作不同的是，病歷檔案工作直接關系著廣大人民群眾的疾病防治和身體健康。病歷檔案資料信息的利用率高、實踐性強、實用率高，它要求在短時間內做好相關資料的收集、整理、組卷、登記、分類、編目、編碼、排號、貯存，還要求做好有關檔案的檢索、利用等工作。

為了使病例檔案發揮最大效能，廣大醫務工作者需要把病案中大量的醫療信息資料進行全面系統的收集分析，也便于準確的向醫院領導、科室醫務人員提供有價值的醫療信息。查閱利用包括醫院感染、新農合、醫療保險、公費醫療、公檢法、計劃生育、醫療事故糾紛案件、傷殘事故民事案件、疑難病例轉院會診病歷復印件等在內的病例檔案資料，一方面可為醫院領導加強業務管理、提高業務建設決策，為科室醫務人員總結提高醫療技術水平和醫療質控工作提供依據；另一方面也可強化醫院管理、改進醫療質量、提高工作效率。

3 以設備檔案促進技術質量

醫療設備管理直接關系到醫院醫療工作的開展。完善的醫療設備檔案為醫院全面、準確地了解設備購置使用情況提供了可靠的技術依據和查考憑證，也為設備的正常運轉提供了保障。設備檔案在大型儀器的引進和維護中能起到不可低估的作用。

充分利用設備檔案考查、論證醫院大中型儀器設備，了解設備使用頻率、使用壽命，做好預測服務，為購置設備提供及時、準確的信息，避免資源浪費，是加強醫院宏觀調控、保障醫療技術質量的重要途徑。因此，醫療設備檔案也是促進醫療技術質量提高乃至醫院全面發展的關鍵點。

4 以人事檔案促進人才選拔

醫院要發展，人才是關鍵。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，醫院干部人事檔案的管理倍受重視，干部人事檔案真實記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要依據。此外，人事檔案在各類人員的合理分配，人才資源的合理利用以及行政、醫療部門結構的調配等方面都發揮著重要的作用。

為了實現人事檔案管理的現代化，我們利用先進的計算機技術和科學的檢索系統，提供借閱全面、系統、準確的人事檔案信息資料，以保證醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用，進而為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。

五、以醫德醫風檔案促進行風建設

醫德醫風檔案主要包括醫院實行目標管理責任制中形成的各類規章制度及崗位職責，病人對醫生醫療技術和服務質量的評定，醫院員工的年度考核，病人及其家屬的表揚與投訴等。醫德醫風檔案是檔案管理的重要組成部分，我們醫院歷來重視行業作風和醫德醫風建設，形成院科各部門、黨政工團共同參與、齊抓共管的格局，完善機制，創新制度，嚴格落實長效機制，并將每位職工的醫德醫風、服務態度、廉政建設情況等作為一項重要內容納入綜合目標管理責任。年終，醫院將根據醫德醫風檔案評選出專家名醫、優秀學科帶頭人、優秀管理人才、專業技術骨干、優秀護理人才、服務明星、先進工作者等。在優秀人才評選中，醫德醫風是衡量優秀與否的重要標志，也是行風建設的一項重要內容。

綜上所述，醫院檔案工作具有很大的彈性和巨大的開發利用空間。加強醫院檔案管理能為醫院各項事業的發展提供全方位、多層次、高水平的服務保障，從而最大限度地促進醫院各項事業的發展。為使醫院檔案更好地服務于醫院發展，我認為應做到以下兩點：

1.加強檔案管理人員的服務意識、經營意識，樹立以檔案促發展的檔案管理觀念。檔案管理人員在做好日常檔案收集工作的同時，要主動豐富檔案內容，優化檔案結構，掌握檔案利用的新動態，積極開辟檔案信息資源，以滿足醫院、患者乃至社會各界對檔案信息的需求。從事檔案管理工作已二十年的我深深意識到：當前，檔案利用者需要的不僅僅是單份的原始檔案資料，他們更需要系統的、成專題的、有序的檔案信息，如果檔案人員平時將這方面的檔案信息進行匯總，不僅能節約臨時查閱、匯總的時間，也能提高檔案利用效率。

2.加強檔案管理現代化工作，提供優質、快捷的信息化服務。2006年以來，我們醫院將信息化建設列為醫院工作的重中之重。在信息化建設伊始，我們就要求信息化建設起點要高，要有超前意識，避免零打碎敲，低水平重復建設。

總之，檔案管理與檔案需求是雙向互動的關系。只要檔案管理人員最大限度地開發利用檔案資源，醫院決策者、醫護人員及社會各界人員能充分認識并積極參與到醫院檔案的建設中來，健全檔案管理制度，建立醫院檔案信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，醫院醫療、教學、科研需求就將得到極大滿足，就能實現檔案信息資源的共享，醫院的整體發展也將得到極大提高。