醫院辦公室文書檔案的管理和利用

楊玲

摘 要：醫院辦公室文書檔案管理與利用的規范化、科學化程度，在一定程度上可以反映出醫院的發展水平。為了提升醫院文書檔案的管理質量，必須加大人力、財力、物力投入，確保檔案信息的真實性，提升資源利用效率。本文主要闡述了強化醫院辦公室檔案管理及利用的措施，以期能為醫院文書檔案工作提供幫助。

關鍵詞：醫院；文書檔案；管理利用

隨著現代經濟建設與醫療領域的發展，醫院對檔案資源的重視程度也日漸提升，采用統一規范的制度來管理辦公室文書檔案勢在必行。近年來，各醫院檔案管理工作已逐步向制度化、規范化方向邁進，這在提升醫院辦公室文書檔案管理質量的同時，也促進了檔案資源的有效利用及開發。

1 強化醫院辦公室文書檔案管理的方法

1.1 醫院領導要做好帶頭作用

領導檔案意識薄弱是造成檔案信息漏歸的關鍵原因，主要體現在三個方面：①有些領導在安排工作時，未向工作人員強調將已處理好的材料進行歸檔，導致材料滯留、漏歸；②文書的收集、整理與歸檔缺乏監督，一些辦公室職工擅自進行資料歸檔，導致問題百出；③部分員工缺乏檔案整理習慣，導致文件積壓或被遺忘。

基于此，醫院的領導必須要完善自我、善用人才，要明確檔案管理工作的意義，做好帶頭作用，強化歸檔意識與習慣，要求基礎工作人員嚴格執行歸檔工作；此外，還應明確分工文件收集與整理工作，合理規劃各業務部門的檔案管理職責，并任命相關崗位人員對醫院辦公室文書檔案進行統一有效的管理。

1.2 加大財力、人力與物力投入

文書檔案管理工作的順利開展離不開基礎硬件設施的支撐。首先，應加大財力支持，創建一個統管全院檔案的文書檔案管理室。以前，我院缺乏統一的檔案室，各辦公室完全自行進行文書資料的歸檔，常會出現檔案漏歸、丟失、積壓等問題，因此建立一個全院統一的檔案室很有必要；其次，應加大人力與物力的投入。醫院辦公室檔案管理是一項繁雜且重要的工作，記錄著治療經過、醫護人員調配等內容，因此，必須選擇具有高度責任心、敬業精神、耐心、認真積極的管理人員專門對辦公室文書檔案進行管理。為了確保檔案管理人員的綜合職業素養能夠滿足檔案管理工作的要求，應注意定期對檔案管理人員進行業務技能培訓與政治思想教育。在分配工作時，要注意明確分工、合理劃分，制定詳細的任務部署方案，以督促工作人員積極完成檔案管理工作，從而促進檔案管理品質的提升。最后，還要注意對醫院文書檔案進行統一管理，為醫院科研工作、醫療技術引進等其他工作的開展提供信息資源支持。

1.3 健全相關管理制度，完善歸檔工作

醫院辦公室是各種文件的集中區域，肩負著文件收發與承轉的重要職責。而各業務部門是產生文件材料的重要地方，除了辦公室承轉的文件資料外，業務部門自身形成的文件材料也非常多。因此，醫院各業務部門必須與辦公室加強聯系與業務協作，以防止文件丟失、漏歸等；要建立健全相關管理制度，制定檔案收發登記規范，指定專人負責文件收發工作，完善登記工作，確保手續齊全，以防資料丟失、積壓；同時，還要加大督促、監管力度，定期對收發的文件資料進行核對、清點，務必做到“不丟漏、不遺失”。

1.4 實施辦公自動化管理

為了避免檔案信息滯后的現象，醫院應盡早將“成立全院檔案室”的計劃提上日程，將檔案目錄存入計算機中心，利用互聯網進行檔案管理，從而提升檔案管理效率。其次，可利用計算機進行檔案資料的查詢與編研，為檔案信息傳送渠道提供一道安全的防護墻。再次，還應注意將傳統的文件管理模式轉變為信息二次開發管理，充分利用計算機網絡加工文獻，并創建成各種資料數據庫，以促進醫院辦公室檔案管理工作的穩定健康發展。

2 加強醫院辦公室文書檔案利用的措施

2.1 改善服務手段

當今時代是信息化時代，計算機網絡技術已經蔓延到了各個領域，醫院檔案管理也應與時俱進，改變以往手抄或人工尋找的落后手段，充分利用計算機對檔案信息進行檢索、編目、記錄及借閱登記，建立 “檔案信息庫、計算機網絡、電訊工具” 三位一體的高速信息利用體系，使信息需求者能夠在最短時間內準確地搜索到自己需要的檔案文件。另外，還要注意開展適度的有償服務，提高檔案利用率與相關管理人員的薪資收入，從而促進檔案管理與利用的良性發展。檔案利用率的提升在一定程度上加大了相關管理人員的工作量，為了調動管理人員的積極性，應適當給予補償。雖然檔案管理工作不應以盈利為中心，但為了促進信息資源再加工過程的良性循環，促進檔案信息與利用者需求的平衡性發展，可適當采取有償方式。

2.2 豐富信息資源

檔案資源的價值在于其使用價值，而決定其使用價值的則是其資源量。豐富信息資源是吸引更多檔案利用者的有效途徑，要想促進醫院辦公室文書檔案利用率的提升，就不能僅滿足于醫院現有的信息資源，應充分利用各種手段對各種新穎、有價值的信息資源進行收集，并優化檔案信息資源結構，豐富醫院文書檔案信息。

2.3 充分利用文書檔案資源

文化檔案管理最終是為了提高檔案的利用價值和利用效率，故檔案管理人員要增強服務理念，通過多種渠道、多種手段來挖掘檔案價值，使之為醫院的臨床、醫療及科研活動提供服務及幫助。檔案管理人員應積極提高檔案管理認知，對檔案資源進行全面、綜合利用，特別是對于價值較高的檔案資源更要予以深加工，借助統計、分析、整理等方式，為醫院制定決策提供可靠依據。此外，檔案管理人員可以開展各類專題匯編活動，如院志、大事記匯編等，充分挖掘檔案信息資源，為檔案使用人員提供層次豐富、實用性強的檔案信息，為醫院進行深化改革、提高醫療服務質量提供有力支持。

2.4 其他方面

醫院可利用辦公室文書檔案信息制定各種決策與日常工作規劃，充分、合理地利用檔案信息，以促進檔案信息資源的合理化發展。通過使用檔案信息，為帶教部門、科研發展部門及護理部門、醫療部門提供必要的信息資源支持。此外，還可組織業務人員進行書籍組編，以展現醫院奮斗歷史，鼓舞全院人員團結一致積極奮斗與發展。

3 結語

多年來，我院作為國家三級綜合醫院，一直狠抓醫療質量和醫療安全管理，但在醫院辦公室文書檔案管理方面還存有不足，需要進一步改進與完善。科學有效地管理醫院辦公室文書檔案，充分利用文書檔案信息，對醫院各項工作的開展與長期健康發展極具意義。在未來的工作中，我院將從“人力、財力、物力”著手積極進行辦公室文書檔案管理，并充分利用計算機技術進行檔案信息利用與開發。

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