淺論高校的檔案管理工作

黃萍

【摘 要】檔案是國家機構、社會組織及個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。檔案既是文獻，也是重要的信息來源，檔案管理是文獻信息管理系統的重要組成部分。檔案管理工作的特點表現為資源積累過程的緩慢性、管理過程的階段性、管理活動對檔案形成者的依附性與相對封閉性。檔案管理工作應當做到完整性、安全性、科學性、規范性、經濟性、現代化等基本要求。

【關鍵詞】特點 ? ?信息 ? ? ?要求 ? ? ?檔案管理

檔案管理的歷史十分悠久，但在相當長一段歷史時期內，檔案管理工作都未發展成獨立的管理系統。它與文書工作、圖書工作之間沒有嚴格的界限，其內容也十分簡單，處于經驗管理狀態，這與當時檔案數量少、種類單一、利用范圍狹窄有關。到了現代以后，隨著社會的發展，科技的進步，各種門類和載體形式的檔案大量增長，社會對檔案的需求日益提高，檔案管理工作才得到較大發展，逐漸成為一種獨立的、復雜的管理系統，并且逐步向現代化邁進。

一、檔案管理的內容與特點

1.檔案管理的內容

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄，主要分為文書檔案、科技檔案、司法檔案、會計檔案、藝術檔案、人事檔案、教學檔案和外交檔案等。檔案管理主要包括兩個方面的內容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理;二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內容，通過檔案資源建設來建立科學合理的館藏體系，為檔案的現代化管理打下基礎。檔案信息組織方法有分類法、主題法、索引法、文摘法、綜述法等，是對檔案中包含的信息內容進行揭示、加工和存貯，形成二次文獻，便于檔案信息的開發利用。

檔案管理是用科學的原則和方法管理檔案，提供檔案信息為各項社會實踐服務的一項工作。基本任務是科學地管理好有價值的檔案，以滿足社會對檔案信息的需要。

檔案管理工作是一種專門的管理活動，作為專門負責管理各部門檔案的一種獨立的業務工作，是國家科學文化事業的組成部分。與此同時，針對特定的部門來說，檔案管理又是該部門各項管理工作的組成部分，如會計檔案管理是財務管理工作的一部分，干部檔案管理是干部管理工作的一部分，科技檔案管理是生產管理、技術管理和科研管理的重要組成部分等。

檔案作為一種文獻，是重要的信息來源，檔案管理是文獻信息管理系統的重要組成部分。隨著檔案工作的發展，社會對檔案需求的提高，現代檔案管理工作已不僅僅是對檔案的簡單保管，而是采用各種新技術、新方法來開發和利用檔案信息資源，對知識經濟時代高校檔案管理進行研究，以滿足社會的需要。

2.檔案管理工作的特點

檔案管理活動與其他文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統。但由于檔案原始記錄性的特點，又使得檔案管理活動區別于圖書、情報等其他文獻信息工作，主要表現在以下四個方面：

第一，檔案資源積累過程的緩慢性。檔案是人類社會活動的歷史記錄，是隨著人們的實踐活動逐步積累起來的，它不可能像圖書資料那樣大量印刷出版并廣泛流通。檔案大多數是“孤本”，不能隨意復制，尤其是歷史檔案，能夠流傳至今的很少。因此，檔案較之于一般的圖書資料而言更顯珍貴，在其保管和利用過程中不得不重視對它的保護，這樣無形中就降低了它的利用率。

第二，檔案管理過程的階段性。就檔案的流轉程序而言，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起的作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發檔案信息資源，主動地提供檔案為整個社會各項工作服務。

第三，檔案管理活動對檔案形成者的依附性。檔案是在其形成者活動過程中產生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數據。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯系的做法就充分說明了這一點。檔案對形成者的依附性，使得檔案難以像圖書資料那樣廣為傳遞和交流，這在某種程度上限制了檔案管理活動的范圍。

第四，檔案管理工作對社會的相對封閉性。檔案直接關系到其形成者的切身利益，并且有相當一部分檔案涉及國家的政治、軍事、經濟與技術機密。所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，過了這段封閉期后，才能有選擇地向社會開放。而圖書情報工作講究時效性，圖書資料傳遞速度越快，范圍越廣，其價值就越大。檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發展。標引法、文摘法、綜述法等，是對檔案中包含的信息內容進行揭示、加工和存貯，形成二次文獻，便于檔案信息的開發利用。

二、檔案管理的基本要求

盡管不同類型檔案的管理有不同的方法，但基本要求是一致的，主要包括六個方面。（1）完整性要求。維護檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達到完整性要求，一方面要保證檔案數量齊全，成分多樣，使應該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持檔案間的歷史聯系，不能人為地割裂、分散。（2）安全性要求。檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料難免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務之一。（3）科學性要求。現代的檔案管理工作，不再是對檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發展規律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統來進行科學管理，使檔案管理工作向更高水平邁進。（4）規范性要求。規范性要求，也就是檔案管理的標準化要求。檔案管理系統不是孤立的系統，各個檔案管理系統之間，檔案管理系統和其他文獻管理系統之間有著千絲萬縷的聯系，并正在向網絡化方向發展。這就要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規范性要求，除了要制訂各項檔案管理業務標準和技術標準并貫徹實施外，還可通過法規手段來實現。（5）經濟性要求。在檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益。無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經濟效益。由于我國大多數檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統運行中起決定作用。（6）現代化要求。手工操作方式至今仍在檔案管理活動中占據主要地位，但檔案管理現代化已成為一種發展趨勢。將各種現代化技術如計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高檔案現代化管理水平。

三、檔案管理的地位和作用

檔案管理工作在社會歷史發展過程中，在社會的政治、經濟、科學、文化活動中，占有一定的重要位置。1985年2月6日，中共中央、國務院批轉《關于調整我國檔案工作領導體制的請示》的通知中指出：“檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是黨和國家各項建設事業必不可少的環節。”這是對檔案工作的性質和地位的一種科學闡述。

檔案是反映社會實踐活動的原始的歷史記錄，是人類文明史的見證。檔案的證據性強，在維護歷史真實面貌方面具有特殊的功能。檔案，只有通過檔案工作才能得以保存和流傳后世，才能起到維護歷史真實面貌的作用。因此，做好檔案工作是關系到維護民族的、國家的和黨的歷史的一項重要工作。

檔案工作是國家各項建設事業必不可少的環節。檔案工作的發展受國家各項建設事業的制約和影響;同樣，國家各項建設事業的發展也會受檔案工作的影響。從檔案工作與國家各項建設的關系來說，檔案工作處于服務地位，是條件性的工作，即為國家的政治、經濟、科學、文化活動提供必要的資料，創造必要的條件。但在一定情況下，檔案工作也起決定性的作用，例如，揭露歷史篡改者、處理民事和刑事案件、解決房地產和財務糾紛、歷史研究中考證史實等等，往往由于檔案部門提供一件或一組檔案，成為解決問題的重要依據。這種事例是很多的。由于檔案工作系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，因此，檔案工作系統在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，具有重要作用。這是不可忽視的。總之，檔案工作在社會實踐中處于什么樣地位，不是取決于人的主觀愿望，而是取決于客觀事實，任何貶低或抬高檔案工作地位的做法都是錯誤的。

檔案工作不僅對局部單位的工作和生產有意義，而且對整個社會有意義。歸納起來，檔案工作的意義不外乎兩個基本方面：一是當前的、現實的意義，二是長遠的、歷史的意義。任何社會形態的檔案工作都有這兩方面的意義。在剝削階級占統治地位的社會中，剝削階級從階級私利出發，更多地關心檔案工作為當前的、現實的政治和經濟利益服務，但在客觀上檔案工作仍具有長遠的、歷史的意義，即為后世留下豐富的歷史資料。在社會主義中國，就當前而論，檔案工作為社會主義物質文明與精神文明建設服務;就長遠而言，它為千秋萬代積累文獻，為延續和發展我國文明史做出貢獻。

檔案工作，首先要為當前的、現賣的各項社會實踐活動服務，充分發揮檔案的社會效益和經濟效益。檔案具有憑證和情報價值，能夠滿足人們的某種需要。但檔案的價值是潛在的，不會自動實現，只有通過檔案工作活動，把檔案提供給人們使用，才能產生社會效益和經濟效益。檔案產生的效果，如在生產活動、科學研究、政治斗爭、宣傳教育、機關日常工作中所產生的效果，都是通過檔案工作，使檔案作用于社會實踐而產生的效果。檔案產生的效益包括三部分人的勞動成果：一是檔案形成者，二是檔案工作者，三是檔案利用者。從檔案的形成到管理，從管理到使用，從使用到產生效益，都凝結著上述三部分人的勞動。其中檔案工作者的勞動是中介，沒有檔案工作者把檔案傳輸給利用者使用，檔案就不可能產生效益。檔案工作的意義，歸根結底就在于實現檔案的價值。

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