如何有效開展廣宣業務內部控制工作

原凌云

（浙江吉利控股集團有限公司 浙江·杭州 310051）

一、廣宣業務存在的潛在風險

根據公司現有狀況，梳理公司廣宣業務相關流程，判斷其可能存在的風險有以下幾個。第一，在招標環節，存在前期與投標方私下接觸，招標暗箱操作，商業賄賂，中標價格偏高，損害公司利益等風險。第二，在執行環節，存在事中監管不到位，未按合同執行，執行效果打折扣、無過程記錄，業務內容變更但未更改合同等風險。第三，在結案環節，存在結案資料審核不嚴謹，業務技術環節審核把關不嚴格，效果評估報告未經需求等專業部門確認，付款未按合同條件進行付款，結案資料保管不當等風險。

二、建立合適的廣宣業務管理模式

第一，完善公司組織架構，合理設置內部職能部門職責。通過合理設置部門職責，將廣宣需求、廣宣采購、廣宣驗收等業務職責分工到不同的部門，避免職能交叉、權責過于集中，形成各部門各司其職、相互牽制、相互協調的工作機制。同時在確定各崗位職責時，應當嚴格按照不相容職務相互分離的要求，對其進行權限確定，且在人員配置時要確定各崗位人員之間不存在利益沖突。

第二，建立廣宣業務管理制度，從制度上規范業務流程，確定各環節的執行時間，執行人員和其職能職責，及正常的審批權限，并對其實施過程中的變更進行管理，確定變更審批權限和變更范圍，確保變更記錄有據可查。

第三，建立責任考核機制，在廣宣業務投放的各環節，明確責任部門和崗位人員，并納入部門和個人KPI考核指標，以提高其責任意識。如在廣告采購環節，責任部門即為采購部門，在驗收環節責任部門為采購部門和需求部門，且需多個部門人員共同會簽才能生效。

第四，加強對廣宣業務相關人員的行為約束，所有人員在未經領導授權的前提下，不能接受廣告代理公司、媒體、展覽展示公司的邀約；同時也不能接收其饋贈；也嚴禁通過各種明示暗示向廣告代理公司、媒體、展覽展示公司索要錢物；更不能單獨私下與其接觸，透露公司的廣宣投放計劃和實施方案，影響招標的公正性。

三、加強廣宣業務實施環節控制

第一，建立廣宣項目評審機制，成立項目評審委員會，針對公司廣宣投放，業務需求部門先提前提出項目需求，并經立項評審委員會評審后，方可進行立項、招標等業務流程，以規避需求部門濫用職權，提出不合理的需求，而采購部門被迫執行，形成資源浪費。

第二，加強招標各環節控制，招標應采取公開招標的方式，遵循公開、公平、公正的原則。首先供應商的入圍要有嚴格的標準，且對供應商入圍考察也需要有多個部門進行考察并通過后才能入圍；其次在發布招標公告時，標底和方案需嚴格保密（針對泄密的需建立內部考核機制），再次在招標前，各部門不得私自與投標方進行接觸；最后在招投標過程中，要通過技術手段避免串標、陪標等現象，且在開標評標時各參評部門人員要有職業操守，公正的對各項目進行評分，不得有失公允。

第三，在項目執行期間，業務執行部門要加強事中控制，通過事中控制及時了解廣宣項目的執行情況，來確定有無偏離招標要求或者合同約定，一旦偏離，則及時糾偏，同時要對事中執行情況進行保留記錄，作為后續付款和評估的依據；項目變更也需要出臺廣宣業務變更制度和相應的變更調整審批權限，根據變更金額大小逐級進行審批。

第四，加強項目驗收環節的控制，完善項目驗收流程，專人負責驗收，從嚴把關，最終形成雙方會簽的書面驗收報告。

第五，加強項目資料歸檔管理，業務執行部門應當于檔案文件產生三日內形成獨立的檔案，及時收集整理各環節的文件資料、現場圖片及視頻資料，形成完整的廣宣項目檔案資料庫。

第六，在結案后，執行部門要對整個項目進行總結，嚴格按照合同約定來準備結案報告，并對整個項目進行有效的評價，同時請需求部門等業務部門作確認，經領導審批后方可作為財務付款依據。

四、建立健全事中廣宣監控體系

事中監控體系主要分兩個模塊，一是對公司內部廣宣業務流程的執行情況進行事中監控；二是為確保廣告業務的真實投放，對廣宣業務投放內容進行監控。

（一）對廣宣業務流程的監控

明確管理職能部門的責任分工，加強管理職能部門對業務流程的監控，從立項環節開始，直到項目結案付款，管理職能部門作為第三方對業務進行全程監控，使得業務能夠合規、高效的開展。例如，招標辦嚴格對招投標環節的風險進行控制，通過出臺發布招標規則及相應流程時間的設定，對項目各環節的時間節點進行把控，預留足夠的招投標時間，避免時間緊張導致的不宜招標或者邀請招標；法務部通過合同審核降低合同相關風險；財務對付款等相關內容進行把控。

（二）對廣宣投放內容的監控

在投放期間，要確定項目按合同執行，避免未投放或者未足額投放或者偏離方案投放等現象發生，可通過下述三方面來實施。第一，請第三方監測公司對廣宣項目進行監測，因廣宣業務形式多樣，一些展覽展示業務需要現場監測，需根據廣宣業務類型的分類，請不同的專業監測公司進行監測。第二，結合信息化手段，開發相關軟件系統，通過照片和視頻等方式對戶外廣告和影院貼片等廣告進行監測，實現自動集成，不允許人工編輯，減少和消除人為操縱因素，杜絕數據失真，提高數據的準確性，避免造假。第三，抽審廣宣監控結果，廣宣需求部門、審核部門、內控部和內審部定期不定期對各項監測結果進行抽查，同時建立預警機制，一發現有失真現象，即自動提示業務部門，及時糾正，同時也對判定監測結果的準確性和真實性有一定的參考意義。

五、加強事后審核環節的控制

公司應當加強廣宣業務的事后審核和付款管理，完善審核付款流程，明確付款審核人的責任和權力，主要可通過四方面進行控制。第一，制定廣宣核銷制度，明確各類廣宣在核銷時需提供的資料和相應的核銷條件。第二，了解市場行情，建立各類廣宣的內部媒體價格庫，與實際執行價格對比，適時了解各項目的價格差異情況，對項目金額的合理性進行評估。第三、項目結案審核，在項目實施結束后，業務部門提交結案資料及對應的發票合同等資料，專業審核部門嚴格按照廣宣核銷制度進行審核，對廣宣業務的執行結果、合同、監測報案，結案會簽資料等內容確認無誤后再審核通過，提交領導審批。第四，項目付款審核，財務在付款環節應當嚴格審查相關資料的真實性、合法性和有效性，發現虛假資料，應查明原因，及時報告處理，并進行追責。

六、結語

廣宣業務在公司的銷售業務中占據著重要地位，是公司宣傳產品，提升產品知名度，提高銷售業績的重要手段。要想廣宣業務能切實有效的進行投放，需要探索總結出適合公司本身的廣宣業務管理體系，同時和內部控制、現代化信息系統等各項管理工具有效結合，形成一套有效的內控管理機制。

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