市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)物資采購管理

浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 樓建設(shè)

1 物資采購管理的基本概念

物資采購管理通常指市場經(jīng)濟(jì)下企業(yè)物資的正常采購及資金分配利用的管理，如各種生產(chǎn)物資的采購及應(yīng)用等，并對其進(jìn)行科學(xué)的計劃和控制，保證產(chǎn)品品質(zhì)并減少產(chǎn)品的成本而進(jìn)行的運營管理。物資采購是企業(yè)的物資采購人員需按照規(guī)定程序、方式去控制資金進(jìn)行采購，并符合企業(yè)的各項管理規(guī)定而進(jìn)行的行為。

2 完善監(jiān)管機(jī)制對于企業(yè)物資采購管理工作至關(guān)重要

隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速變化，迫切需要降低和完善企業(yè)運營所需要的成本，以此提高企業(yè)的綜合效率。另外，完善企業(yè)物資采購管理機(jī)制應(yīng)該向國際化的先進(jìn)水平看齊。改革開放以來國內(nèi)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，并且中國也于2001年加入WTO組織，標(biāo)志著我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展已經(jīng)踏出國門，走向世界。隨著政府與各個國家的接觸增多，企業(yè)的物資采購管理行為也逐步受到了國際化標(biāo)準(zhǔn)的影響，并且二者有融合的趨勢。為了進(jìn)一步使企業(yè)的物資采購管理在國際化的大背景下能夠更加順利，完善原有的企業(yè)物資采購管理機(jī)制已經(jīng)成了不可逆轉(zhuǎn)的潮流。

目前，我國現(xiàn)有的企業(yè)物資采購管理制度仍然沿用20世紀(jì)70年代的模式，隨著經(jīng)濟(jì)形勢日新月異，原來的管理制度已經(jīng)出現(xiàn)了各種各樣的漏洞，不足以再支持企業(yè)物資采購管理部門的需要，且在這樣的環(huán)境下，負(fù)責(zé)物資采購管理的員工也容易發(fā)生腐敗行為。因此在這樣的前提下，我國應(yīng)該加快相關(guān)管理制度的完善，并且修補(bǔ)現(xiàn)有的漏洞，防止不良行為的發(fā)生。

3 物資采購管理過程不透明、監(jiān)管不到位

3.1 物資采購管理流程不規(guī)范

雖然我國已經(jīng)制定了符合規(guī)定的物資采購管理流程，并規(guī)定采購單位必須接受財務(wù)、檢查、審計部門的嚴(yán)格審核和監(jiān)督。但是在實際操作過程中仍然存在執(zhí)行層面的困難，沒有得到全面地貫徹和落實。例如，采購的前期考察調(diào)研以及供應(yīng)商的選擇都是由單獨一個部門完成的，這樣就存在很大的暗箱操作空間。執(zhí)行部門很可能為了回扣而不考慮所采購產(chǎn)品的質(zhì)量。不能夠按照公平競爭的原則來進(jìn)行采購，而且在采購商品以及承接會議的時候也是找有關(guān)系的單位或公司，致使產(chǎn)品質(zhì)量普遍較差且價格又很高。價格和數(shù)量都不能很好地控制，造成采購經(jīng)費偏高。最后在產(chǎn)品使用過程中一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題，由于采購部門收受大量的公司回扣致使其無法找公司進(jìn)行返修，造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

3.2 企業(yè)物資采購預(yù)算不同步

企業(yè)物資采購的預(yù)算編制往往在時間上滯后于實際需求。導(dǎo)致資金投入之后收效甚微，效率低下。目前，由于多數(shù)企業(yè)采購預(yù)算并未單獨地進(jìn)行審計和分析，財政預(yù)算編制表也通常比較粗糙，支出費用沒能夠十分詳細(xì)地記錄在案。導(dǎo)致企業(yè)物資管理工作很難有一個精準(zhǔn)的把握，不能夠有預(yù)見性地規(guī)劃下一年的預(yù)算工作。物資采購工作永遠(yuǎn)處在一種被動的狀態(tài)，因此也體現(xiàn)出了物資采購工作在執(zhí)行過程中往往存在隨意性、臨時性、突擊性等特點，并且存在年底集中突擊進(jìn)行采購的現(xiàn)象。同時，在部分企業(yè)還存在采購資金不足的情況下，工作也僅僅局限在企業(yè)的平時收據(jù)報銷上，這些企業(yè)對于市場信息極不敏感，并且由于對采購價格的不敏感，而多花了不少“冤枉錢”。這些現(xiàn)象往往是信息或是預(yù)算不同步造成的，這樣資源的利用效率就明顯下降。

3.3 監(jiān)管體系“內(nèi)部循環(huán)”

雖然多數(shù)企業(yè)已經(jīng)有了較為完備的物資采購管理監(jiān)督制度，有主管部門、審計部門、監(jiān)督部門等監(jiān)管系統(tǒng)，但是大多數(shù)的監(jiān)管部門僅僅是貫穿在企業(yè)的內(nèi)部進(jìn)行監(jiān)督，即對物資采購部門監(jiān)督，并要求采購部門和采購單位互相監(jiān)督。這樣的內(nèi)部循環(huán)監(jiān)督，雖然具備很強(qiáng)的靈活性但是監(jiān)督的效果卻不盡如人意。往往在采購的中間環(huán)節(jié)會發(fā)生腐敗問題。這樣就要求監(jiān)督管理人員應(yīng)該在監(jiān)管和效率方面尋找一個管理的平衡。另外，在宏觀的實施策略方面，往往難以運行，各個監(jiān)管系統(tǒng)都相互獨對，相互不受制約，監(jiān)管的信息也就不同步、不透明。內(nèi)部監(jiān)管也存在人情監(jiān)管，對于熟悉的部門或人員容易“睜一只眼閉一只眼”，上述種種都為腐敗孳生提供了溫床。因此在這樣的條件下就應(yīng)該引入“外部監(jiān)督”機(jī)制，讓一個與體制內(nèi)部沒有瓜葛的部門來進(jìn)行監(jiān)督，必然能夠保證監(jiān)督的效率和質(zhì)量。

3.4 企業(yè)物資采購管理監(jiān)督機(jī)制的構(gòu)建

3.4.1 加強(qiáng)采購流程的管理

(1)市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，加強(qiáng)采購流程的管理是企業(yè)物資采購管理的重要手段，首先需要細(xì)化采購流程。一方面，要做好每一個環(huán)節(jié)的銜接和細(xì)節(jié)處理，對于采購的每一個環(huán)節(jié)都要指定專人負(fù)責(zé)。另一方面，要在符合法律法規(guī)的前提下，盡量地簡化工作流程，提高整體效率，防止有人利用煩瑣的規(guī)則來操縱采購結(jié)果。這樣也方便后期的審計以及財務(wù)管理工作。這樣的企業(yè)物資采購管理才更加的具有可操作性。同時，也應(yīng)該注意各個環(huán)節(jié)的不斷細(xì)化，在采購文件的編制環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理，對采購信息等一定要詳細(xì)審核，讓信息最開始就是真實透明的，然后在后期加強(qiáng)監(jiān)督管理，讓整個流程的信息都暢通無阻，保證整個流程的公平、公正、公開，杜絕暗箱操作的可能性。

(2)采購環(huán)節(jié)以及其他方面實施全方位的數(shù)字化管控。為了保證企業(yè)物資采購及相關(guān)環(huán)節(jié)的公開透明，可以引入數(shù)字化的監(jiān)控系統(tǒng)，這樣能夠最大限度地增加企業(yè)采購以及其他環(huán)節(jié)的透明度，另外，從實踐的角度出發(fā)，數(shù)字化管控系統(tǒng)應(yīng)該由企業(yè)進(jìn)行社會統(tǒng)一公開招標(biāo)，并指定相關(guān)的管理方案，對設(shè)備供應(yīng)商也要實施會員制管理，這樣才有資格將數(shù)字化監(jiān)控系統(tǒng)的供應(yīng)商納入到工程投標(biāo)環(huán)節(jié)。監(jiān)控系統(tǒng)的建設(shè)一旦建成，就將整個企業(yè)的物資采購管理環(huán)節(jié)納入到監(jiān)控之下，讓各方人員都在公開透明的環(huán)境下進(jìn)行管理操作，杜絕不良現(xiàn)象的發(fā)生。

3.4.2 加強(qiáng)審計部門的監(jiān)管力度

市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)管機(jī)構(gòu)對物資采購工作的監(jiān)督，堅決杜絕采購過程中徇私舞弊的現(xiàn)象。企業(yè)物資采購管理部門也要配合當(dāng)?shù)貙徲嫴块T進(jìn)行費用審計，并向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員及時反映采購進(jìn)展情況。審計監(jiān)督管理的內(nèi)容通常包括如下三個方面：一是采購預(yù)算的審計，包括按照采購預(yù)算進(jìn)行的編制管理工作，在執(zhí)行過程中是否符合規(guī)定程序，是否嚴(yán)格執(zhí)行審計預(yù)算，在整個采購過程中是否能夠按照規(guī)定進(jìn)行等。二是采購管理需要進(jìn)行定期審計。包括預(yù)算單位能否對采購的物品進(jìn)行詳盡的登記工作，會計記錄是否疏漏，預(yù)算單位對于采購的物品數(shù)量、質(zhì)量是否完全知曉等。三是注重財產(chǎn)物資的保障工作，確保貨幣價值的最大化，對必要的財產(chǎn)物資保障進(jìn)行必要的改善。企業(yè)要進(jìn)行適當(dāng)?shù)男Ч詫徲嫞ＷC物資部門的采購資金落到實處，量化非集中性的物資采購管理工作，同時，將大量的小額以及非流通性商品納入到采購審計范圍內(nèi)。

3.4.3 完善相關(guān)的配套機(jī)制

(1)做好采購報告和檢查制度報告的定期匯總工作，做好定期的工作匯報。采購是一種花費資金的行為，因此，必須進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督管理，不僅要進(jìn)行采購過程中的監(jiān)督，還要進(jìn)行事前的規(guī)劃監(jiān)督、事后的匯報監(jiān)督，在采購結(jié)束后必須要對采購內(nèi)容進(jìn)行一個詳盡的工作總結(jié)。保證采購產(chǎn)品有第一手原始資料可以查詢，并且對于采購的每一個環(huán)節(jié)都要有據(jù)可查。要想做好上述內(nèi)容，就必須要注意如下兩點：首先，企業(yè)相關(guān)部門應(yīng)該設(shè)計一套符合本企業(yè)采購環(huán)境的管理制度。并且記錄好企業(yè)物資的采購賬單，用以輔助記賬工作，逐筆記錄采購過程中發(fā)生的每一件事，做好原始數(shù)據(jù)的記錄工作。其次，要定期上交匯總的采購記錄數(shù)據(jù)，方便監(jiān)管部門及時了解采購活動的進(jìn)展情況，其中包括采購的具體單位、項目進(jìn)展、采購形式、實際成交金額、中標(biāo)投標(biāo)時間以及各個供貨商的名稱等，為上級監(jiān)管部門提供必要的第一手檢查資料。

(2)不規(guī)范的監(jiān)督必然導(dǎo)致采購流程的不規(guī)范，招標(biāo)文件在采納過程中，存在大量的不具體、不規(guī)范的操作，這些過程往往就是腐敗的高發(fā)區(qū)。企業(yè)大型采購活動必須要有合法的招標(biāo)文件、采購信息報告、評估標(biāo)準(zhǔn)、采購分析報告、合同、驗收報告等，并且上述文件需要提前報備，企業(yè)物資采購部門也要按時定期地向上級財政部門匯報年度預(yù)算完成比率，確定物資采購的實際花費金額。而有關(guān)的財政審計部門應(yīng)該根據(jù)定期匯總的報告進(jìn)行針對性的檢查，確保重點項目的實際執(zhí)行情況良好。下級財政部門也應(yīng)該根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶嶋H情況對采購內(nèi)容的變動情況及時向上匯報，防止檢查過程中出現(xiàn)與實際情況不符。對于在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題的采購部門負(fù)責(zé)人要進(jìn)行嚴(yán)肅處理，必要時移送司法機(jī)關(guān)。

4 結(jié)語

綜上所述，由于現(xiàn)階段企業(yè)物資管理的不規(guī)范，造成了企業(yè)物資采購過程中出現(xiàn)了一系列不應(yīng)該出現(xiàn)的浪費現(xiàn)象。出現(xiàn)的問題也嚴(yán)重影響了企業(yè)的工作效率以及正常運行，導(dǎo)致現(xiàn)如今的物資采購管理工作呈現(xiàn)一種病態(tài)的模式。因此，在市場經(jīng)濟(jì)的條件下，應(yīng)該針對國內(nèi)現(xiàn)行的企業(yè)監(jiān)督體制進(jìn)行一次全面的梳理工作，深入研究分析，發(fā)現(xiàn)問題所在，補(bǔ)足企業(yè)監(jiān)管制度管理上的不足和缺陷，加強(qiáng)監(jiān)督部門對于物資采購管理工作的監(jiān)督管理，為企業(yè)創(chuàng)造最大化的經(jīng)濟(jì)利益。

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