試論以個體為核心的檔案信息管理與共享

高晨翔

（西北大學公共管理學院，陜西 西安 710127）

1 信息時代下建立個人檔案信息體系的必要性

1.1 為整個社會保存珍貴記憶

人類思維對整個社會的起源與發展有著極為重要的指導作用，其價值集中體現在我們的經驗、智慧——由古到今積攢起來的寶貴記憶。1992年，聯合國教科文組織開展了“世界記憶工程”項目，其中明確提到了“檔案館和圖書館都是人類記憶的保管者，是一個國家多元化文化的表達，對保護人類的共同記憶至關重要”。[1]在檔案學學術研究領域，“‘社會記憶說’作為一種前沿范式”的理論也越來越為學科共同體所支持。

1.2 為建設新型智慧城市提供智力支持

“有兩種驅動力推動智慧城市的逐步形成，一是以物聯網、云計算、移動互聯網為代表的新一代信息技術，二是知識社會環境下逐步孕育的開放的城市創新生態。”[2]以個體為核心的檔案信息管理，正是依托新型信息技術，為實現個人信息管理的便捷化、知識化而產生的。通過個人生活信息的有效集合，讓個人在了解自我的同時，也能將個人的有關想法、意見反映在平臺上，從而實現公民大規模地、主動地參與社會管理活動，擴大管理決策行為的社會基礎，也加強了公民、政府與非政府組織之間的互動交流。

1.3 利于個人掌握生活節奏，保障個人利益

個人檔案信息之于形成者而言具有參考價值與憑證價值。一方面，將個人檔案信息利用管理共享平臺進行集中統一分類、管理，可以有選擇地梳理、記錄思維路徑。有效分析個人此前所常用的工作方法、工作經驗，做到“正確的信息在恰當的時間以合適的形式表達和利用”[3]。另一方面，個人檔案信息系統能夠通過生活信息的推送、用戶之間的交流來解決個人生活中遇到的種種問題。個人可以有選擇地將隱私信息加密存儲，將個人生活行為以個性化的方式記錄在“冊”，在遇到糾紛、需要提供證據時保障個人的相關利益。

2 個體檔案的構建要素與實現方式

個體檔案是具體的社會成員在其工作和生活當中形成的一切有價值的信息記錄。它強調的是以信息利用為核心，個人有意識地接受、整理、傳播各類信息，在多個個體之間、個體與政府、民間信息服務機構之間形成動態交互網絡，達到信息的共享、知識的發掘、記憶的積累等目的。個體檔案不是關于個人的背景信息，而是個人在其日常行為活動中借助各類電子設備記錄下的信息，其來源極為廣泛，是與個人生活相關的一切隱私與非隱私的記憶集合體。

2.1 個體檔案的構建要素

2.1.1 個人電子設備是實現個人信息管理的物質基礎

時至今日，具有獨立的操作系統、運行空間，無線網絡接入功能的智能手機風靡全球。智能手機有著高速度、高精度的中央處理器，配合以大存儲芯片以及較強的存儲擴展能力，內置網絡適配器可接入無線網絡，且有著比肩個人電腦的人機交互能力，這些都為海量數據信息的收發與存儲提供了物質保障。

2.1.2 應用軟件是檔案信息共享的橋梁

信息資源的具體組織、整理、加工、開發、傳播等有機動態行為需要軟件平臺的支持，以個體為核心的檔案信息共享的最終目的就是讓存在于動態中的實用信息為更多的人所知曉和利用。對于個體檔案信息管理而言，應用軟件是連接用戶與設備之間，用戶與用戶之間，用戶與信息服務機構之間不可或缺的橋梁，是信息推送的前提。因此，應用軟件要“有‘主動’與用戶建立某種聯系的功能，使得檔案信息管理軟件可以更快更好地為用戶服務”[4]，確保存在于個體檔案信息共享網絡中的個人能夠動態性地獲取有價值的信息。

2.1.3 社會檔案意識是思維基礎

個人是信息搜集、信息加工、信息傳播工作的主體，個體檔案信息的管理、開發、共享都依賴于個人的檔案意識。而我國公民對于檔案及其相關因素的認識仍然比較膚淺，認知范圍還比較險隘，“社會檔案意識是一個國家、一個民族文明程度的標志之一，因此提高社會檔案意識迫在眉睫。”[5]集成化的個體檔案管理與共享結構中，個體是整個巨大的檔案信息網絡中的節點，是具有很強能動性的神經元，其運動的頻繁性與活躍性決定著整個網絡的生命力。在檔案實體的后保管時代，檔案思維創造力的來源理應更為廣泛。

2.2 個體檔案信息系統的實現方式

經研究，個人檔案信息管理系統應該以一個智能化的、具有很強交互性的軟件平臺作為信息組織管理的手段。同時結合本國、本地區居民的利用意向、利用能力來開發此類平臺，確保其實用易用。

通過上述分析，個人檔案信息管理平臺在物理結構上應分為三個層次，即數據層、信息的描述與管理層、界面交互層。通過三種層次的構建，建立起人與設備、移動設備內部之間的數據關系，使用戶依據本系統提供的各種收集、記錄、存儲、檢索、統計、共享信息的方式，能夠方便快捷地對與個人相關的信息數據進行個性化、智能化的管理。

首先，在數據層面，后臺數據庫的存儲、分析能力是容納、開發信息的基礎。這要求服務器所選用的數據庫應當具有高效的數據處理能力，“如SQL已經既可以做關系數據，也可以做空間數據、圖像、數據流等非結構化數據”[6]，以此達到對不同形式的數據分門別類，加強海量數據管理的可知性、可控性。同時引入云技術，通過多臺服務器的耦合，制定相應的挖掘程序，對所收集的數據尤其是有關日常生活的非隱私性數據能夠依據需求進行統計分析，逐步上升為一種規律性的信息——知識，通過反饋推送實現信息的動態流轉。其次，在信息的描述與管理層面，利用XML語言對整個信息資源及其內容進行統一描述，同時利用RDF對相關元數據進行組織、關聯、分類及注釋。根據每一個層次需求設計相關程序，分別作為信息的存取、關聯、檢索工具，從而有效地完成對信息的組織工作。

軟件的人機交互界面首先應體現出地域特色，增強用戶的適應性。其次應當提供個性化的登錄與應用界面，界面設計采用非線性化的場景模式，注重各個板塊之間的聯系。按照職業、年齡的不同建立不同的開發模式，如面向中老年群體理應力求簡介明了，并配以每一步驟的指導；面向青年群體的界面則應當活潑生動，保持其動態交互能力。此外，還應建立方便快捷的錄入與檢索系統，支持文字、語音等多種手段，同時注重各層次信息流轉過程中的加密工作，保障用戶的隱私安全。在信息共享方面，設置生活信息的主動分享功能，例如用戶實時地將個人所見的天氣、交通、實地新聞等內容通過平臺共享至主頁，此外還應當提供本系統與各大網絡媒體社交平臺的鏈接，滿足用戶的共享需求。

3 結語

建立以個人為核心的檔案信息管理共享體系，能夠有效實現個人在信息時代的信息管理、整合、共享需求，提升國民檔案意識和信息素質，有效規劃并分離對個人而言同樣重要的隱私與公共信息空間。社會記憶的載體——檔案作為一種無可替代的原始資源，正在塑造時代、喚醒個人。

［1］丁華東.在社會記憶中思考檔案——檔案學界之外有關檔案與社會記憶關系的學術考察[J].浙江檔案,2010(03)：24-28.

［2］郝偉斌.面向智慧城市的檔案信息化[J].檔案管理,2013(04)：21-23.

［3］鄧昌智,敖翔,周明駿,等.以活動為中心的個人信息管理[J].軟件學報,2008(06)：1428-1438.

［4］張麗娜.面向用戶的檔案應用軟件個性化設計：基于檔案應用軟件的角度優化檔案計算機管理系統[J].山西檔案,2009(01)：31-33.

［5］孫曉旭.中國公民意識與檔案意識相互關系研究[D].遼寧大學,2013.

［6］李小晨.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案,2013(06)：48-50.