論社會誠信檔案管理體系建設

栗 超

（林州市人力資源和社會保障局，河南 林州456550）

誠信是社會和諧發展的基礎，樹立誠信理念，營造誠信環境，建設誠信體系，已成為全社會的共同責任。人力資源和社會保障檔案管理是將有關人力資源和社會保障檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的一項基礎性工作。檔案管理工作在新形勢下是十分重要的，它是為社會各項事業服務的工作，是維護人物真實面貌的重要工作，是單位參考的第一手資料。這也是關乎民生的重大問題。

1 做好檔案管理的重要性

《中華人民共和國檔案法》的頒布，使我國的檔案工作走上了依法管理的軌道，檔案管理事業有了全面發展，各級各類的檔案收集、整理、鑒定、保管、統計和現代化技術的運用工作扎實推進，包括企業員工、軍隊、學生、農民工、下崗職工等等各種檔案在內的檔案管理形成了一個龐大的檔案管理系統。檔案的妥善管理為企業的員工提供一個更廣闊的晉升發展前景，為大學生提供一個展現自我的平臺，為農民工提供合適的工作崗位，為下崗員工提供一個上崗的機會，在社會保障方面提供合理的薪酬待遇以及社會保險。新形勢下檔案管理呈現多種特點，設備現代化，檔案種類多樣化，對檔案人員的專業化要求更高，為了適應新形勢下檔案管理，不論從專業角度還是創新角度，都需要一批業務知識強的人員加入，檔案的管理關乎民生，是黨和國家事業發展不可缺少的方面，是全黨、全國人民活動的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，是中央可以更好管理國家的重要途徑。

2 人力資源和社會保障局檔案管理的問題

2.1 對勞動保障檔案管理重視不夠

勞動保障檔案數量巨大，工作環節繁瑣，管理檔案的硬件投入不足，有的地方部門由于檔案歸檔不及時，檔案保存工作不到位，甚至出現丟失的現象。

2.2 社會保障檔案管理機制不健全

社會保障檔案由于涉及的面比較廣泛，不同的類別社會保障檔案分別由不同的部門管理，管理出現了多方管理，而且部門之間溝通困難、不及時，一個人的資料由不同機構管理，不能形成完整的檔案信息，這就加重了管理的負擔，同時給單位帶來不必要的麻煩。

2.3 傳統的管理方式

我國一直遵從著傳統的檔案管理方式，如按“件”整理和按“卷’整理，這有它不可替代的作用，但也出現了一些弊端，數量多、工作量大、容易出錯，組卷工作繁瑣，由于多人經手、卷內容不明確、使用不方便、不便攜帶，交接的工作量大。

3 人力資源和社會保障檔案管理的方法

3.1 提高思想認識，加強組織領導

把人力資源和社會保障監察檔案管理信息化、“兩網化”建設提高到加強和創新社會管理，維護勞動者合法權益，建設幸福德州的高度，作為“十二五”期間人力資源和社會保障監察事業發展的一項基礎性、戰略性工作來抓，制定切實可行的實施方案，科學規劃和建設，明確工作責任，精心組織實施。

3.2 建立完整的運行機制

建立職工個人檔案與養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險、再就業等系統化管理體系，建立完善的管理機制、制度建設，教育機制、約束和激勵機制，從專業人員的培訓到上崗管理，流程完整有秩序，通過科學的管理，為企業提供便利的服務，有效地保障全體人民的利益，為社會發展提供保障。

3.3 加強檔案管理人員的專業素質

由于傳統檔案管理不能適應現代社會發展的速度，設備現代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業水平要求提出了新標準，必須通過各種形式，加強他們對新檔案法的學習和認識，使其具有法律責任和義務，增強自覺性、責任心，必須加強檔案管理人員教育，盡快培養一批掌握新技術，又熟悉檔案知識的專業人才，才能完成這項艱巨而重大的任務。

3.4 辦公室文書檔案的管理

文書檔案的特點，其內容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。①對于“件”數太多。辦公室歸結出的檔案一般比較具有時效性和法律性，數量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。②對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進行系統的整理，且多數為法律文件、規劃部署、計劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。③對于管理易發生的錯誤。辦公室文件最大的特點是其有機聯系性強，從名目即可窺看內容方向。即便發生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。

3.5 辦公室業務檔案的管理

業務檔案的特點是零散、量大，其特點的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計細節，方便找出其中關聯檔案，立卷整理的優勢就立刻顯現出來。①分類概括。業務檔案多以涉及民生問題的個人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據其所在地、所在科室、所在管轄進行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個人或全體檔案調用為主。②立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細致，在立卷名上馬虎不得。而業務檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區域名稱即可，并不存在因為人員不同而產生的立名不同。即使是案卷標題也可擬寫，幾個字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學生報到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。

3.6 加強信息化管理

隨著信息技術的飛速發展，給人類帶來了極大的便利，電子技術在檔案管理中的運用，實施信息化管理，將把檔案管理從傳統手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規范化，現代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。

3.7 人力資源和社會保障管理檔案管理的其他思索

對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應及時出臺一些相應的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應規范細則，加強檔案管理的執行力度。人才培養方面，培養相應的檔案業務人員，規定具體細則，使其有規范性和統一性。做好檔案監控工作，成立專門部門，派遣相應專業，在檔案收集、整理、利用、保存等各個環節確保檔案整理工作的有序性、科學性、安全性，使立案和監管互相制約、監督。

4 結束語

人事檔案管理在市場經濟中的至關重要作用，影響著人才的吸納、流動，市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，自從人事局和勞動局合并以后，檔案的管理的任務更加重大，舊的檔案管理方式仍需繼承，在舊中求創新。因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質，檔案管理要適應社會發展，在社會高速發展的情況下，各種人才大批量涌入，做好檔案的管理，對人員分類、社會保障問題提供了方便，人力資源和社會保障局檔案管理傳統模式與新模式的綜合運用是做好檔案管理的必要方法。

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