淺析文書工作在檔案管理工作中的重要性

李遠朝

（湖北省氣象局服務科，湖北 武漢 430074）

0 引言

隨著社會的不斷進步和各項工作的改革發展，文書檔案越來越多地在政治、經濟、文化諸多方面發揮著它不可替代的重要作用，而目前傳統的文書檔案管理形式已經遠遠不能適應工作的需要。因此，改革目前的文書檔案管理工作，健全企事業文書檔案管理體制，使檔案更好地服務于企事業是一項十分重要的任務。

1 文書檔案管理工作的現狀和不足

1.1 對文書檔案管理工作的重視程度還不夠

文書檔案工作不像其他工作那樣容易出成績，因此一些領導也不大愿意更多地投入和關注，僅僅要求保管好文件，確保檔案信息不外泄、無遺失，需要時可以及時提供參考即可。這些想法造成文書檔案管理工作不被重視，也直接影響到檔案管理工作人員的積極性，導致工作質量不高。

1.2 文書工作與檔案管理存在脫節現象

文書工作與檔案管理，在實際工作中實行分塊管理，這無形中拉大了兩者之間的距離，導致文書工作人員檔案管理意識薄弱，而檔案工作人員也很少關注文書工作，使兩方面的工作存在脫節現象。公文格式和處理方面也存在著不合理、不規范的情況，使現有的文件檔案內容繁瑣、形式多樣，不利于分類、保管。

1.3 各部門之間對檔案工作缺乏配合和協作

文書檔案分散在各個科室部門，歸檔時需要廣泛收集，但各部門往往不太配合和協作。一些部門覺得自己留檔方便工作，于是不愿意將文件資料交付檔案管理人員統一保管。由于得不到相關部門的配合和支持，也影響到一些檔案管理人員的工作積極性，導致一些重要文件檔案不能及時歸檔，長期下來，一些重要文件檔案容易流失和不能歸檔。

1.4 檔案收集整理不規范

一是所收集材料不規范，文書人員文件處理、版記和用紙不規范。不按照《國家行政機關公文格式》規定，如錯用文種，格式不對，無標題、著名、編號、時間；文件用印不當；無主題詞或主題詞不準確；行文不規范；公文紙張克度不夠，紙張大小、裝訂不符合要求；底稿書寫用紙不規范等。

二是歸檔文件整理不符合規范和材料不完整?！吨腥A人民共和國檔案行業標準歸檔文件整理規則》對歸檔有明確規定，但文書人員在實際操作過程中不按照要求，如歸檔材料使用字跡易消失的傳真紙，不用復印紙；只重視收集紙質材料，忽視其他材料，只收集正文，不收集附件和說明等。以上問題，給檔案管理工作帶來許多不便，也直接影響到檔案的質量和使用效果。

1.5 檔案“重藏輕用”的習慣未得根本改觀

受傳統思維習慣的影響，許多單位重視檔案的收集、整理、鑒定和保管等環節的業務，而忽視對檔案資源的開發和利用，使文書檔案的價值未得到充分的發揮。

2 文書處理和檔案管理之間的關系

文書處理與檔案管理工作是相互銜接的兩個流程，是密不可分的兩個環節。正確處理二者關系，使之有機結合，規范銜接，對于做好文書處理和檔案管理工作十分重要。

2.1 文書處理與檔案管理工作有不同的工作任務和工作對象。

文書處理工作的主要任務是文件的收發、分辦、傳遞、督辦、整理、保管等，而檔案工作的主要任務是收集、鑒定、分類、編目、保管和利用等。從這個意義上講，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文書處理工作是檔案工作的基礎，檔案管理工作是文書處理工作的延伸。

2.2 文書處理工作與檔案工作密切聯系、相互促進。

文書工作質量直接影響著檔案質量，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎。反過來說，檔案管理工作又可以促進文書工作更加規范化、系統化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，組卷工作是否合理，保管期限是否準確，實際上是對文書工作的全方位檢查。通過檔案工作可以發現文件材料是否系統、立卷歸檔是否完整、分類組卷是否規范等，對做好文書處理工作是一種促進。

3 提高文書檔案管理工作水平的措施

做好文書檔案工作的前提是領導者的重視，檔案管理工作人員要積極主動的做好文書檔案工作的匯報和宣傳工作，通過多種形式的活動向領導者和員工宣傳檔案的相關的法律法規，加強領導者和員工們對于檔案管理的認識，并爭取得到領導者和員工的理解、重視和支持，爭取使得檔案管理工作能夠納入到單位總體工作規劃和工作重點之中，加大檔案管理設備的投入，不斷的提高檔案管理的現代化水平，從而使得檔案管理工作更加的規范化和標準化。在實際的單位工作中，要變被動的提供有關檔案資料為主動的參與領導者決策需要，切實體現檔案資料的主觀能動性。除此之外，信息技術的飛速發展，對檔案管理動作提出了更高的要求，檔案管理者要不斷的接受新知識，學習新業務，堅持終身學習的理念，不斷的加強檔案管理的現代化專業知識，積極主動的學習現代化的信息技術和管理理念，努力使自己成為一個管理型、技術性和復合型的綜合素質人才，從而給單位和領導提供更加方便、快捷、高效的服務。

3.1 做好文書工作和檔案工作的規范銜接

文件是檔案的基礎，文件質量的高低直接關系到檔案的質量的好壞，沒有高質量的文件作為基礎，檔案的質量就得不到有效的提高，由此可見，檔案管理水平的高低是建立在文書部分規范化處理文件的基礎之上的。因而，文書人員要提高檔案意識，切實做好文書材料的立卷歸檔。在實際的文件處理過程中，要時刻意識檔案管理工作，從而真正實現文書、檔案工作一體化。要做好這一點，需要文書人員重視文件材料的質量，例如紙張的大小、文字的格式等都需要有一個標準。嚴謹使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆等起草、修改和批閱文件材料等。此外，文件的處理要及時、準確；收發文件需要及時的進行登記和記錄，一旦發現文件的缺少，要及時的查找。尤其是對于帳外的資料，例如領導者的講話以及外出開會的記錄等，要及時的收集和處理，保證文件材料的完整性。

3.2 加強部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作

檔案工作者要主動的了解業務部門正在或者將要進行的新的工作；經常性的到各個部門之間去走動走動，獲得及時的信息；還要根據單位的實際工作，主動思考檔案的工作怎樣圍繞單位的中心進行，如何做好資料的收集和整理工作等。 加強檔案管理部門和各個部門之間的協調和溝通，保證檔案資料收集的順暢。收集資料要分清重點，著重收集能夠展示單位歷史和現狀，促進單位未來發展的資料，為實際的研究和服務，提供有力的證據和有價值的情報。

4 結束語

在新的發展形勢下，企事業文書檔案管理工作需要克服和改變陳舊落后的觀念和行為，不斷創新和提高管理效率，采用規范化和標準化的工作方式，加強各部門之間的協調與配合，加快檔案信息化建設的步伐，提高文書檔案管理的現代化水平，以適應新時期檔案事業發展的需要。

［1］楊雪蓮.加強學校文書檔案管理工作的對策[J].科學與財富,2012(4).

［2］李志紅.適時新時期發展需要做好文書檔案管理工作[J].北方經貿,2012(5).