事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

張華麗

（陜西省治沙研究所，陜西 榆林 719000）

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業單位的人事檔案管理存在著諸多問題.有待加以改善，從而提高人事檔案管理的工作水平。

1 人事檔案管理工作中存在的普遍性問題

1.1 對人事檔案管理的重要性認識不夠

人事檔案工作是一項默默無聞的工作,不像其他工作那么引人注意，也不像其他工作能夠取得很明顯的成績。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區，在實際工作中表現出一些問題,如投入不夠、基礎設施配套不到位、保管條件落后等。同時,認為人事檔案工作只是抄抄寫寫、保管的事務性工作,不是單位的主要工作,不能給單位帶來經濟效益,因此容易忽視人事檔案管理工作，不能將人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要,排起來次要,忙起來忘掉,用起來需要”的狀況。在人事改革不斷加深的今天,只重視人事管理的其它工作而忽視人事檔案工作已無法適應現在的管理需求。

1.2 人事檔案管理水平低下、管理手段落后

一是隨著人事制度改革向縱深推進，機構調整、內部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，使得相當一部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓就上崗。這部分人員對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。二是大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。三是在設備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設施，也無其他硬軟件設施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。四是管理手段也較陳舊，調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復調用原件，陽光多次照射，造成紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

1.3 人事檔案收集工作的力度和規范性不夠

一是收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格。多數單位只照搬中組部下發的 《人事信息材料收集歸檔規定》，沒有形成自己的實施細則。即使建立了制度也在不同程度上存在內容不具體、不全面，執行不嚴格現象，這都導致收集歸檔工作被動、不及時。這一問題在無專職人事信息工作人員的單位中比較突出。二是收集歸檔的材料不全面、不真實、不準確。首先有的單位一些材料還沒有收集上來或收集得不齊全，如干部的考核材料、派出國境人員的鑒定材料和反映人的能力水平的材料等這些材料多數為零散材料。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。現在人事信息中有些材料在內容和形式上是雷同的如一些鑒定、考核和評價材料都給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，多使用套話、內容形式相同，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。三是人事檔案材料制作不規范。干部檔案材料，須統一使用16開規格的辦公用紙，大于或小于16開規格的檔案材料以及對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工，折疊、剪裁及裱糊。

1.4 人事檔案管理的科學化、信息化程度不高

隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實現。這些不利于人事檔案管理工作效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

1.5 人事檔案利用工作水平較低，其作用尚未充分發揮出來

對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，檔案服務開發意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態。這種重管理輕服務的現象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

2 解決人事檔案管理問題的有效措施

2.1 健全檔案管理體制

要結合單位自身的管理體制、組織機構的設置、檔案材料的形成，規范建立一個縱橫交織的管理網絡體系，協調各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上到下，層層有人負責，形成上下配合、左右協作的檔案傳遞網絡，這是做好檔案收集工作的基礎。專職檔案人員應與檔案信息員經常聯系與交流，加強對平時收集工作的檢查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能防止和減少文件的流失。這樣做不僅擴寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進了收集工作的展開。

2.2 加強檔案工作的基礎建設

一是各單位要按標準按要求建設好規范化的綜合閱檔室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防潮、防蛀、防盜、防火等配套保護措施，有條件的單位還可添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案管理的信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。二是檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項經費。

2.3 加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質

人事檔案工作是一項政策性和業務性較強的工作，它集服務性與保密性于一體，因此，各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設。一是嚴把選人關。根據新形勢檔案工作的需要，選配檔案管理人員時，要注重選拔政治上可靠、作風正派、責任心強，擅長計算機操作、年紀輕、高學歷的共產黨員從事干部檔案工作。二是強化培訓，優化檔案管理隊伍素質。主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平。同時積極鼓勵檔案管理人員在職自學，從業務能力方面提高檔案管理人員的整體水平。三是實現目標管理與考核。將檔案管理人員的工作實績，納入崗位目標責任管理，并與單位年終考核相結合，將作為檔案干部使用和職務升降、獎懲、工資晉升的依據。

2.4 加強人事檔案管理現代化和信息化建設

檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發展的必然方向。檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網絡技術綜合型檔案管理人才。

總之，干部人事制度改革的推行，既給人事檔案事業帶來了挑戰，也提供了在改革中創新和前進的機遇。我們應該抓住時機，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照人才市場發展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，才能走出目前人事檔案所存在的制度困境。