探析如何加強學校檔案管理

覃梅

（廣西梧州財經學校，廣西梧州543000）

1 學校檔案的含義及作用

檔案是社會組織或個人活動中直接形成的具有清晰確定的原始記錄作用的固化信息，是事實、知識和經驗的記錄，是歷史的真實憑證。學校檔案是學校廣大教職工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料,是學校直接記述和反映學校活動、保存備查各種學校文件材料的總稱。檔案既可以體現學校發展的軌跡，也是當下學校各項評估工作的重要內容。

加強學校的檔案管理工作不僅是對學校日常工作開展的必須，也是提高學校工作效率和進行教育教學改革的重要基礎和必要條件，對促進學校向前發展具有重要的作用。

2 學校檔案管理現狀分析

2.1 檔案管理意識淡薄

大部分學校的領導、教職工對人們對檔案工作意識不強，認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性,認為學校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格，只要應付了事就好。

2.2 檔案分散管理，缺乏科學而系統的歸檔

在學校工作中，行政管理、教學管理、學生管理、后勤管理等部門都有各自的管理特點，各部門的檔案記錄方法也不盡相同，不同部門為方便自己的工作各自管理自己的檔案，不會主動把有關資料交給檔案管理人員歸檔，這就形成了檔案資料收集不全，更難以做到科學而系統的歸檔。

2.3 檔案管理人員配備不足，存在得過且過應付了事的思想

由于學校總體編制較緊，加之領導不夠重視，認為重在教學質量，往往在檔案管理人員的配備上大打折扣，大部分學校的檔案管理人員都是兼職人員。由于從事檔案管理工作的人員由于忙于應付其他教學工作，且缺乏系統培訓，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規范化。

2.4 檔案管理方法陳舊落后

目前就我市各中小學、職業學校來看絕大部分學校檔案管理仍采用傳統的低效的手工方式，未采用計算機系統管理。極個別學校雖然采用計算機系統管理，但也由于人力、經費投入不足系統未能及時換代升級，未能達到真正意義上的信息化自動化。

3 加強學校檔案管理，促進學校向前發展

3.1 加強領導的重視，樹立和增強廣大師生的檔案意識

提高和增強學校全體人員對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。要樹立和增強全體教職工的檔案意識首先是領導的重視到位，俗話說“工作好不好，關鍵看領導”只有領導充分認識到檔案管理工作對學校教學、管理工作的重要性，才會重視學校的檔案管理工作。與此同時積極開展各種形式的檔案法規和檔案知識的學習、宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，提高師生員工的檔案意識，從而樹立增強廣大師生的檔案意識。

3.2 建立健全學校檔案管理規章制度，使管理規范化、科學化

任何管理都要根據一定的章法、原則進行，檔案管理也不例外。建立健全學校檔案管理的規章制度，是管理規范化、科學化的依據。要使學校檔案管理工作走上依法管理的軌道，必須建立健全學校檔案管理的規章制度，如：《檔案管理工作規定》、《檔案利用制度》等工作制度，形成檔案管理體系機制，同時把檔案管理工作任務的檢查考核納入目標管理責任制中，強調各部門檔案責任，增加檔案的歸檔率，減少檔案的丟失、損失率，積極推進學校檔案管理工作發展。

3.3 加強學校檔案的管理，就必須配備一支高素質的專業管理隊伍

檔案管理人員的穩定與否及專業素質的高低，直接影響學校檔案管理工作的質量高低。學校應該配備思想素質高、工作責任心強、精通業務的專業管理人員。為應對知識的更新，提高檔案人員自身業務素質，學校應注重增加智力投資，積極派送檔案人員參加檔案專業知識理論、現代化管理知識和先進技術設備的操作技能等的培訓學習，通過知識更新，技能學習，提高學校檔案的管理水平，使得檔案管理真真切切的在學校教學改革、教學發展中起到應有的作用。

3.4 抓好收集，豐富和充實檔案館藏

檔案的收集工作是把分散保存在各部門及個人手中和散失在其他地方的檔案，有組織、有秩序的分別集中，以實現檔案集中統一管理的業務活動，是檔案管理工作中的一項基礎性工作。它直接關系到學校檔案的齊全完整的程度。要把學校分散在各個科室、部門及個人的檔案資料有效的集中起來，一方面要通過制度的形式獲得各個科室、各位教職工積極配合和支持，讓他們能夠主動的上交有價值的資料和數據；另一方面檔案管理人員還要主動的上門服務，跟蹤收集，并適時的進行檢查和指導。最大限度的防止檔案材料的流失，盡可能的豐富和充實檔案館藏，以滿足學校發展利用檔案的需要。

3.5 加大經費的投入，加強學校檔案管理的信息化建設

檔案管理現代化的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即檔案的計算機管理。使用檔案計算機管理系統不但能有效地提高檔案管理效率和質量,使檔案工作從落后的手工操作走向并跟上跟上辦公自動化步伐，且還能將管理檔案信息根據需要及時提供給學校各個部門、人員提供查閱便利,提高使用利用率。因此學校應該加大經費投入，積極購置檔案的計算機管理系統，及時的對系統進行換代更新，讓學校的檔案管理工作真正實現質的飛躍，讓檔案管理工作在學校的發展中真正體現其重要作用。

［1］馮惠玲，張緝哲,主編.檔案學概論[M].中國人民大學出版社,2001.

［2］姜之茂,主編.檔案人員崗位培訓教程[M].中國檔案出版社,2002,3.