淺析高校秘書隊伍存在的問題及對策

謝 誠

（廣東外語外貿大學南國商學院中文系，廣東 廣州 510545）

對高校來說，教學質量就是生存和發展的根本，教學工作在高教建設當中占居核心位置。教學秘書是教務管理工作中重要角色，是教學管理中的不可缺少的一部分，抓好高校秘書隊伍建設工作，對有效調動教學秘書的工作積極性，促進教學管理事業的發展有重要意義。

1 高校教學秘書的主要工作

1.1 服務保障工作

學校一般實施兩級管理，院（系）級單位對本院（系）的專業設置、教學計劃、教學管理、學生管理等方面有一定的獨立自主權，因此教學秘書在其中的作用非常重要。院（系）教學秘書是教學單位院（系）領導的助手，協助搞好教學組織和教學管理工作。

1.2 組織協調工作

教學秘書需要處理的事務不僅涉及到教學管理工作的各個內容，如協助系主任編排課程總表、負責課程的臨時調整與統計、負責統計教師的教學工作量和科研成果，而且還需要處理一些突發情況，協助任課教師申報科研項目、做好學生學籍管理方面的有關工作、負責學生教材的發放等等。由于教學管理的許多活動涉及到多個部門，教學秘書還必須協調多方關系，工作性質多樣化，工作內容多樣化，事務繁瑣量大，這對教學秘書的專業水準和心理素質有一定的要求，只要達到相應的標準，才能確保教學管理工作的順利運行。

1.3 材料上報

教務工作一件連接一件，安排非常緊密。教學秘書的工作時效性很強，往往同時進行著好幾項工作，讓人感到分身乏術。在這種時候，根據院系的各項工作情況，做好教學文件、教學檔案的發放、搜集、整理、保管等工作不僅要求秘書能夠細致、準確，還要及時。可以說，日積月累，教學秘書長期處于緊張的情緒和高強度的心理壓力。

1.4 信息傳遞

教學無小事，及時的進行信息傳遞也是一個重要的工作內容。例如一些科研項目的申報，教師調、停課安排，期末考試級監考的通知，會議通知，或者是一些教學任務等具體事務的安排上，都在時間上有明確的限制，稍稍不甚，就有可能造成教學事故，影響整個教學管理的運行。

1.5 綜合管理

教學秘書的工作不僅在于日常的教務管理，還要根據協助主管領導定期進行教學檢查和督導，對在教學檢查中發現的問題歸納匯總后，提出相應的整改措施，撰寫檢查報告，報領導審核后交教務處或教學督導辦，并對教師的整改情況進行跟蹤督導；根據各專業教學執行計劃和教務處分課情況，組織教師進行選課并按照要求排課；進行考務及成績管理，按照教務處要求和安排組織院屬各教學系秘書做好每學期期末考試、補考和緩考，如制作試卷、安排考場、安排監考、匯總試卷等。

2 高校教學秘書工作存在的問題

2.1 學校對教學秘書隊伍建設重視程度不夠

對高校而言，教學、科研是重中之重，人們往往只會通過關注教學和科研兩方面的成果來衡量一個高校的水平。因此，在高校，“教學”、“科研”是高校工作的兩個大板塊，而教學秘書工作從事的是輔助性質的工作，絕對的執行者、協助者，一般不被人看重。高校“重教學、輕管理”的思想嚴重。

對教學秘書的使用上還存在“重使用、輕培養”的思想。不少學校管理層并不十分了解教學秘書的工作，單純地認為教學秘書工作都是一些簡單的、事務性工作，就是按照教學計劃安排每學期的課表、安排期末考試考場、征訂教材、組織四六級報名等。其實教學秘書工作并不是簡單機械的重復，這還是需要一定的專業知識和工作能力的。

2.2 責任重，工作壓力大，缺少進修與科研機會

教學秘書的工作涉及到日常教學活動的各方各面，內容范圍廣、環節多，既有常規性的日常管理工作要做，又有很多突發事件需要及時處理，繁瑣復雜，難免容易產生煩躁的情緒，因此也出現了少部門教學秘書將消極情緒帶到工作中來，容易引發教學秘書與老師或學生之間不必要的誤會。

教學秘書的工作滲透在教學活動中的每一件事情，幾乎一刻都不能離開辦公室，需要隨時關注著教學運行情況，不定時接到需要緊急處理的各自問題。任課教師不定期會有機會出去訪學、參觀各種教學活動交流等，而教學秘書由于每天都埋頭在大量的瑣事中，根本抽不出時間和精力再去創新研究工作。在某種程度上來看，教學秘書工作強度大，但是給到教學秘書自我提升的時間、空間很少，影響教學秘書的整體素質。

另外，高校中關于教學管理方面的研究課題相對較少，申請課題較難；且因教學秘書在學校中的地位較低、人員分散且沒有形成科研團隊或組織，在研究課題安排上不受重視，一般教學秘書個人很少有機會參與到課題當中。

2.3 績效考核體系不完善

教學管理工作具有服務對象的特殊性、角色的多樣性、事務的繁雜性和超負荷性等。例如學生文化基礎薄弱但特長多、教學硬件與教學資源不匹配等，導致教學管理工作變得更加繁雜瑣碎。教學秘書的考核難度大，沒有統一標準。一般以他人是否滿意為標準，但是每個人的要求是不一樣的。教學秘書不能為了達到考核標準，一味的迎合他人，原則性問題必須要堅守。在高校，對于科任教師的可是統計及計酬有明確的規定，超過額定工作量的部分另外計算，“多勞多得”，這意味著付出與收獲成正比，是激勵科任教師的方式之一，而教學秘書不管工作任務多少，工作質量高低，薪資都是一樣固定不變，付出與收獲不成正比，根本不符合社會主義的分配原則。

3 如何做好高校教學秘書工作

3.1 領導重視，建立合理的績效考核機制，有利于提高教學秘書的工作熱情和信心

注重教學秘書的選拔和培養，靈活運用激勵機制，積極為教學秘書正常晉級晉升創造條件，用優惠的政策吸引教育管理專業人才和本科優秀的人才充實教學秘書隊伍，提高教學秘書隊伍檔次。

3.2 提高自身素質，加強業務知識

雖然教學秘書崗位從事的是輔助性教學的管理工作，在學歷、職稱和專業知識等條件上不象專職教師那么高，但在管理素質和相關專業知識方面也還是得加強學習。在不斷提高思想政治素質的同時，要多學習秘書學、行政管理學、教育學、公文寫作等知識。只有將理論知識與教學實踐相結合，才能更好的做好教務管理的綜合工作。此外，現代社會提倡“無紙辦公”，教學秘書還必須要學會熟練運用計算機進行輔助管理，加強現代化辦公技巧的學習是非常必要的。

3.3 注重“四大能力”

（1）“統籌管理能力”。運用矩陣分析法——分清事情的輕重緩急。任何工作都有主次之分，如果不分主次地平均使力，在時間上就是一種浪費。在主要工作上，必須用全部精力和黃金時間，將其做到最好。不管做什么，都要從全局的角度來進行規劃，將事情分出輕重緩急，將大目標分成若干個小目標，并堅持“要事第一”的做事原則，久而久之就會培養起自己“先做最重要的事”的工作能力。

（2）“溝通協調能力”。教學秘書經常與教務處、院系領導、教師和學生打交道，很多工作的順利完成都需要幾方面人員的共同努力。因此教學秘書要注意提高自己的縱向溝通能力 （向教師或學生發布文件、傳達指示，向領導匯報工作）、橫向溝通能力（平行溝通）。強化溝通能力的關鍵點在于：一是傳達有效信息；二是上下言行一致；三是提高組織信任度。

（3）“寫作能力”。無論是草擬文件、講話報告、匯報材料，還是通訊報道、信息稿件，每一項內容都在告訴我們自身的寫作能力是非常必要的。

（4）“表達能力”。在溝通過程中應盡量使用通俗易懂的語言，使用接收者最易理解的語言。在不斷的實踐中提高語言及文字表達能力，多鍛煉，平時多向別人學習，體會別人得體、風趣的談話中的高明之處，提高自己的表達能力。

3.4 提高檔案意識，實現“精細化”檔案管理

掌握不同類別檔案的收集、整理、鑒定、銷毀、統計、保管、檢索和編研的方法，將教學檔案做好完整、精細可以大大的提高工作效率。例如，將學生異動、緩（補）考、重修等信息按學年信息歸類分檔，便于隨時查找，大大提高了工作效率。

［1］白林.對高校教學秘書隊伍建設的思考[J].佳木斯大學社會科學學報,2004(3).

［2］薛寶穎.對高校教學秘書工作的認識與思考[J].河北農業大學學報：農林教育版,2009(9).

［3］張海燕,周涵.淺談高校教學秘書工作[J].中國電力教育,2008(8).

［4］李爭.重視教學秘書培養提高教學管理[J].教學理論與實踐,2005(12).

［5］段玉玲.重視高校教學秘書工作,加強教學管理[J].高教論壇,2004(2).