試論如何加強(qiáng)文書檔案的管理工作

楊 俊

（棗陽市太平鎮(zhèn)計劃生育辦公室，湖北 棗陽441200

1 規(guī)范管理文書檔案

文書檔案的規(guī)范管理方法和手段是做好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，是必不可少的。文書檔案能否做到格式、種類以及處理程序的規(guī)范化程度都會直接的影響到對文書檔案管理的效果，尤其是現(xiàn)在，科技的發(fā)展使辦公的自動化水平也在不斷的發(fā)展，那么這種規(guī)范管理就顯得尤其重要，例如很多文書和檔案的歸檔工作都要在決策文件形成之前做好，這樣才能夠更好的保證文件的規(guī)范性和及時性，在文書檔案的處理程序上更加要注意和檔案管理進(jìn)行緊密的鏈接，要把檔案管理和檔案記錄進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，比如在做文件的分類、鑒定和編號等工作時，要在正式文件形成之前就做好并且進(jìn)行歸檔，這樣不僅能夠節(jié)省大量的人力并且能減少工作時間，避免出錯，還能夠有效的提高辦公效率。

2 領(lǐng)導(dǎo)引起重視

文書檔案是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理和決策的重要依據(jù)和借鑒，對機(jī)關(guān)和單位工作計劃的實施有著重要的影響。因此工作人員一定要爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重視與支持，加強(qiáng)檔案管理部門和各個部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，領(lǐng)導(dǎo)在加強(qiáng)文書檔案管理的工作上首先要做到經(jīng)常參與，要對文書檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行及時的發(fā)現(xiàn)和完善，要把加強(qiáng)文書檔案的管理工作納入到日常的工作計劃中，并且要進(jìn)行認(rèn)真的落實，另外要為文書檔案的管理工作提出軟、硬件設(shè)施的有利外圍條件，這樣才能夠更好的提升文書檔案管理工作自上而下的良好管理風(fēng)氣，認(rèn)識和重視是行動的先導(dǎo)，這樣才能夠為文書檔案管理工作的落實起到積極的促進(jìn)作用。

3 加強(qiáng)管理，提高檔案人員素質(zhì)

在檔案工作的各個細(xì)節(jié)中都要把規(guī)定的程序落實到實處，因為文書檔案管理是一項非常精密的工作，在此期間，任何一個環(huán)節(jié)和程序的失誤都能夠影響到整個檔案管理工作的質(zhì)量，能夠造成檔案材料的缺失，造成檔案不能夠完整和系統(tǒng)的歸檔，就會對檔案的完整率造成很大的影響，導(dǎo)致檔案并不能夠全面的反應(yīng)出單位全貌。文書檔案工作管理人員素質(zhì)的高低對文書檔案管理工作的好壞至關(guān)重要，這直接關(guān)系到機(jī)關(guān)和單位日常管理的好壞，因此提升檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)管理水平便顯得尤為重。檔案管理人員不僅要有上進(jìn)心、責(zé)任心要強(qiáng)還要具有扎實的基礎(chǔ)知識。檔案人員需要不斷的學(xué)習(xí)，拓寬自身的知識視野，了解行業(yè)發(fā)展動態(tài)，提高自身的綜合素質(zhì)，熟練運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件和資料的制作、使用和維護(hù)，從而推進(jìn)文書檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化。

4 注重平時積累

收集資料是檔案管理蕘的首要環(huán)節(jié)，在檔案管理工作中處于基礎(chǔ)地位，只有認(rèn)真做好檔案資料的收集整理工作，才能保證檔案管理后續(xù)工作的開展。檔案的材料進(jìn)行收集是整個檔案管理工作中的第一步，對檔案材料的收集一定要做到及時和全面，首先要認(rèn)真的健全各項檔案管理中的規(guī)章制度，并且要認(rèn)真的執(zhí)行檔案管理中的各項規(guī)章制度，然后要對檔案材料的收集工作進(jìn)行加強(qiáng)的督促，對領(lǐng)導(dǎo)忘記返還的文件要進(jìn)行及時的催收，這樣才不會因為工作量多而導(dǎo)致忘記收集材料，并且要對檔案的材料進(jìn)行按時的檢查，要檢查是否存在漏批的文件，如果有，必須要想辦法進(jìn)行補(bǔ)齊，然后按照檔案內(nèi)容的順序或者時間順序進(jìn)行有效的整理，這樣才能夠在文書檔案的管理工作中起到事半功倍的效果。

5 保證制度完善

俗話說，沒有規(guī)矩，不成方圓。好的制度和規(guī)矩是規(guī)范人們行為和工作的重要準(zhǔn)則，好的制度會極大的促進(jìn)工作的發(fā)展，壞的制度會阻礙工作的發(fā)展，文書檔案管理工作更是如此。所以，在進(jìn)行文書檔案管理工作的過程中，也要保證制度的完善，并且嚴(yán)格的按照各項規(guī)章制度進(jìn)行工作，要堅持好用制度來進(jìn)行對工作人員行為和工作的規(guī)范及約束，要用制度來試試文書檔案的管理，要認(rèn)真的學(xué)習(xí)和領(lǐng)會各項關(guān)于文書檔案的法律法規(guī)，要對檔案工作的開始至結(jié)束作出系統(tǒng)一體的規(guī)范化要求，并且要建立起統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，并且要組織檔案管理部門人員進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)，從而來進(jìn)一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識，并且對其中執(zhí)行的程序進(jìn)行統(tǒng)一，從而更好的提高各個部門在文書檔案管理工作的效率，讓文書檔案的管理工作做到有據(jù)可依，有章可循，只有這樣，文書檔案管理工作的水平才能夠得到提高。

6 做好細(xì)節(jié)方面的工作

在檔案管理的工作中，要做好細(xì)節(jié)方面的環(huán)節(jié)，只有這樣，才能夠讓文書檔案管理工作做到精益求精，要對檔案管理的人員進(jìn)行嚴(yán)格的篩選和培訓(xùn)，檔案的管理人員首先要求具備高度的責(zé)任感和較高的素養(yǎng)，要擁有強(qiáng)烈的保密意識，并且還要具備適當(dāng)?shù)恼螚l件，這樣才能夠保證文書檔案的管理工作在最基本上有著保證，并且在進(jìn)行文書檔案管理工作的過程中，要對每種不同的文書檔案進(jìn)行不同的登記和分類，這樣才能夠?qū)⑽臅鴻n案的工作做到按部就班和循序漸進(jìn)，才能夠避免因為記憶的原因而產(chǎn)生的疏漏，并且要對文書檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類，只有這樣才能夠?qū)⑽臅鴻n案做到有條理，有目的。并且要對文書檔案的內(nèi)容進(jìn)行定期的備案，這樣才不會因為借閱等原因造成的檔案丟失和辨認(rèn)不當(dāng)，在檔案進(jìn)行分類以后，還要進(jìn)行嚴(yán)格的存檔工作，這樣才夠保證文書檔案的完整和有效。