電子檔案工作標準化的內容和特點

李宏實

(杜爾伯特蒙古族自治縣政府采購中心 黑龍江 大慶 166200)

一、電子檔案工作標準化的概念與作用

電子檔案工作標準是:對電子文件和電子檔案工作中具有多樣性和相關性特征的重復事物，經過充分協商，通過專門的程序制定的、用特定的文件形式、由權威機構頒發的統一規定。電子檔案工作的標準化是全部檔案管理標準化、科學化和現代化的組成部分。實行電子文件和電子檔案管理標準化，對于簡化和科學管理電子檔案，維護其法律效力、提高工作效率均有非常重要的作用。電子檔案工作標準化的作用主要表現在以下幾個方面:

(一)標準化是指導檔案工作實踐，規范檔案工作的重要內容

電子檔案工作標準是為檔案工作者提供組織和技術保證，又是他們工作的指南。標準是衡量工作水平、工作成果的客觀尺度。檔案工作人員自覺遵守、采用有關的標準，就可以摒棄那些不符合標準的操作方法，出色地完成自己的本職工作，為檔案工作的現代化創造有利的條件。

(二)標準化有利于提高電子檔案管理水平

電子檔案工作標準，是對檔案管理人員提出的一些具體的工作規范和客觀指標，要求他們認真執行，經努力完全能夠達到。這些客觀指標對提高檔案管理水平，起到推動和促進作用，同時也起到了改善電子檔案管將面臨現代科學技術發展、社會管理職能擴大而帶來的信息資源膨脹的挑戰，我們檔案管理部門也不例外，其根本的出路在于現代化的管理。要達到這個目標，必須在管理環節上高效化，管理手段上自動化，管理人員專業化，同時也確保了檔案資源的原始性和可靠性。而構成這一切的基礎是檔案管理的標準化。

二、電子檔案管理標準的構成與制定原則

(一)電子檔案工作標準的結構

電子檔案管理標準，由電子檔案工作的組織標準和電子檔案工作的技術標準兩部分組成。

第一、電子檔案工作的組織標準。這是用以組織檔案機構活動的依據。它可以使電子檔案工作的組織活動成為協調內外關系，實現管理科學化的一種手段。

第二、電子檔案工作技術標準。這是保障電子文件和電子檔案工作順利進行而設計的技術性標準。針對目前計算機和網絡產生的大量的電子文件，如果沒有一個統一的工作技術標準，就會造成電子文件和電子檔案管理的混亂。

(二)制定電子檔案管理標準的原則

第一，與整個檔案工作的標準相銜接。電子檔案工作標準屬檔案工作標準的組成部分，在制定過程中，應考慮與其他有關標準的銜接問題，避免發生矛盾，以維護檔案工作標準的系統性。制訂電子檔案管理標準既應該充分考慮電子文件的特殊性，又應該考慮與紙質文件和檔案管理標準相銜接和配套的問題。但是，在這樣做的時候又不能一味地去遷就已經顯得過時的、老的檔案工作標準。相反，也應該以改革的思路去對待傳統載體檔案管理的標準，使之也同時跟上改革時代的步伐。

第二，采用國際標準。認真研究，積極采用國際標準，已成為我國標準化工作的一項基本政策。當然，制定電子檔案工作標準也不例外。雖然每個國家的檔案和檔案工作各具特色，但在電子文件和電子檔案管理方面有許多共性的問題。國外對電子文件與電子檔案的研究起步比我們早，成果比我們多，為我們制定電子檔案工作標準提供了豐富的經驗。我們遵循這一原則，可以加快我國電子檔案工作標準建設的速度，便于與國際檔案學界交流與合作，推進我國的電子檔案管理學術研究。

第三，追蹤高科技的發展，適時制訂和修訂標準。任何標準都是實踐經驗的總結，反過來又用于指導實踐。事物的發展是復雜的，每一項標準的制定都應該在最能促使事物發展的最佳時期進行。電子文件和電子檔案管理是在高技術條件下操作，對技術設備的要求非常高。然而，電子計算機技術更新的速度非常快，每次技術設備的更新，多少會對原工作標準產生影響。所以當一個標準制定過后，就需適時地制訂和修訂標準，避免給新的工作環境帶來困難，造成人力、資源的浪費，乃至于造成管理落后的尷尬局面。

三、檔案人員的意識是推進電子檔案標準化的關鍵

在電子檔案管理工作中應用計算機技術，必須建立在標準化的基礎上，檔案管理的目的是為了利用，實現電子檔案為經濟建設服務的大目標，只有通過網絡工程，使本部門、本單位的檔案信息資源成為全社會共享的信息資源，才能真正實現這一目標，這就要求檔案指導部門制定統一的標準，從選購檔案管理軟件，制定數據錄入統一標準等方面加以規范，以便于數據的移交與接收。另一方面，應用計算機管理電子檔案的標準化，還必須建在電子檔案的立卷歸檔及其管理的標準化的基礎上。因此，統一電子檔案信息化建設，為檔案信息資源共享和安全提供保障，要使檔案信息在市場環境下找準位置，發揮實效是信息價值競爭的重要措施，實現這一目的條件就是檔案人員要有積極采用現代化手段開展檔案服務工作的意識，更新知識，努力學習現代化設備的實踐技術，以應用多媒體技術，網絡技術等現代化信息技術實現檔案信息資源檢索和利用。以計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡化技術知識培訓教育為重點培養檔案信號人才隊伍，推進電子檔案工作的進程，努力使電子檔案建設成為現代化信息化的重要組成部分。

四、電子檔案工作標準化的實施

目前我國已發布了《GB/T17678．1－1999CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《GB/T17679－1999CAD電子文件光盤存儲歸檔一致性測試》和《GB/T17825．1－17825．10－1999CAD 文件管理》三個國家級標準，現已全部實施。電子檔案管理標準的實施，主要取決于有關檔案管理部門的努力。根據以往的經驗，人們往往對制訂標準比較重視，對實施標準則有時會疏于職守，以致達不到預期的效果。為此，必須從思想上提高認識，努力創造條件保證標準的推廣和運用。除此，還需有相應的措施和制度作保障，把執行標準作為檔案人員自覺的思想和行動，才能取得良好的效果。

［1］董莉．淺談山西省組織機構代碼電子檔案掃描工作［J］．大眾標準化，2009(S2)．

［2］顏祥林．略論檔案工作標準化的完整內容和主要特性［J］．浙江檔案，1996(04)．