電子檔案一體化管理探討

劉芳凝

(牡丹江市航務管理處 黑龍江 牡丹江 157000)

一、檔案一體化管理的理論依據

文件生命周期理論認為，檔案由文件轉化而來，是文件中的特殊部分;文件和檔案是同一事物在不同運動階段上價值形態變化的體現。文件是文件管理的物質對象，它與檔案的密切關系說明了文件管理與檔案管理存在必然的內在關系，即文件管理是檔案管理的前期工程、起始工程;檔案管理是文件管理的繼續和發展。文件管理的質量將直接影響檔案管理的成敗，管理和處理好現行和半現行文件，是檔案館館藏的質量保證。

由此可見，把文件、檔案管理看成一個統一的系統工程，即實現文檔一體化管理，從整體上組織控制文件、檔案信息，既可加強檔案部門對文件管理的超前控制，又能保證入館質量，減少重復勞動，節約人力、財力、物力。毫無疑問，以文件生命周期理論為指導所提出的文檔一體化管理是科學的、合理的。然而在實際工作中，文檔一體化思想并沒有得到充分體現，存在將文件、檔案分別對待的情況。

二、實現文件檔案一體化管理的關鍵

文件與檔案既有區別，又密切相關。文件強調的是現行效用，而檔案注重的是長遠價值。文件轉化成檔案不是其本身發生質的變化，而是依據其運動周期不同階段的不同作用所進行的不同劃分，是同一事物價值形態變化的體現。檔案可以被理解成是由于它們的特定價值而必須保存起來的某個機構或組織的所有的現行文件和非現行文件。這種觀點已被越來越多的檔案工作者所認識和接受。盡管如此，傳統檔案的管理工作是與文件工作分開的。大多是在機關內分設兩個部門，分別負責文書處理工作和檔案管理工作。兩者以立卷歸檔為界，文件在歸檔前屬文書部門管理，歸檔后屬檔案部門管理。在這種管理體制下，文件在兩個相互封閉的系統里分開運行，文書處理和檔案管理各自為政，致使檔案質量得不到可靠保證，檔案資源不能充分發揮作用;出現了文書部門收集不全文件、檔案部門收集不全檔案、業務部門利用不全檔案的惡性循環。

(一)電子文件的真實性、完整性與電子文件保存系統緊密相關

電子文件的真實性、完整性與電子文件保存系統緊密相關，如果在文件形成之初不能采取技術與管理措施使其真實性、完整性得到控制，則形成的電子文件轉化為檔案后，其憑證價值將難以得到肯定。此外，如果不在文件形成之初就由最關心其檔案價值的部門對其進行控制與管理，一些有價值的電子文件可能會由于工作人員疏忽或對文件價值的不理解而從系統內清除、刪掉，這將造成有價值的電子文件流失而無檔可歸。

(二)電子文件需要預先的檔案干預

電子文件來自計算機，計算機技術導致了相關的信息管理原則，可以有效地進行信息處理，把它作為實現一個組織目標的有效手段，這是信息技術的一種戰略作用。在計算機內，管理程序以迅捷的電子化方式進行。新開發的“工作流程”軟件，可以通過完整的工作程序來自動處理電子文件。這一電子工具的應用，導致了機構工作形式的完全變化。文件管理在計算機信息系統內進行，而不再是一個機構內純粹手工進行的行政管理或公文運行。

檔案工作提前介入文件的管理，到文件制作形成過程中去指導工作，直接對文件進行鑒定、著錄，使文件管理與檔案管理部分重疊，使文件從產生到最后利用形成一個無縫系統，這樣才便于對文件的保護與存取。

所謂文檔一體化管理，它是將原紙質文件歸檔管理系統中的許多“后控制”手段提到了最前端，主張在電子文件形成前采取行動，以保證其歸檔質量，即將傳統理論對實體保管對象的關注，轉變成對文件、文件形成者及其過程的有機聯系、目的、意圖、相互關系、職能和可靠性的關注。所有這些都遠遠超過了對文件進行傳統的檔案保管。這種保管模式因此又被稱為“后保管模式”、“前端控制思想”。這樣實行的結果，就使文件管理工作與檔案工作真正熔為一體，再也無法將兩者明確區分。

三、結論

人是一切管理活動的中心，文件管理與檔案管理的這種內在關系，決定了文件管理人員與檔案管理人員之間存在著相互促進、相互依存又各自獨立的關系，他們是影響文檔一體化進程的關鍵。文檔一體化要求文件、檔案管理者改變過去狹隘的職業觀念;認為文件只是文件管理者和形成機關的事，檔案則是檔案管理者和檔案機構的事，互不干涉，因而檔案永遠是歸檔移交后的“過時信息”;而且按傳統概念和方法歸檔，使得一些不具備歷史研究眼光，也不知檔案還有第二價值的業務部門人員，往往在決定文件是否歸檔問題上具有主導權，只要這些人員認定文件不具備歸檔價值或不想讓其歸檔，處于從屬輔助地位的檔案部門一般也就對此無可奈何。這種文件管理與檔案管理的嚴重脫節，違背了文件物的運動規律，嚴重影響了檔案的歸檔齊全率與檔案質量。文檔一體化要求文件管理者增強檔案意識，熟悉并掌握檔案管理的一些特理者增強檔案意識，熟悉并掌握檔案管理的一些特點，在文件形成過程中有意識地管理文件，使之向檔案順利轉化。檔案工作者應本著對歷史，對工作高度負責精神，做好建檔指導工作。當然，建檔指導工作不能局限于以往的組卷工作上的指導，而應將此項工作提前到文件形成過程中就開始，幫助文件管理者認識文件與檔案二者之間的關系，同時也了解文件的形成質量及積累情況，擔負起對現行文件進行篩選的責任，這樣就會使檔案工作具有一定的主動性，不僅提高了檔案的歸檔齊全率，而且使文件轉化的檔案達到高標準要求。當然，文件、檔案管理者在認清文件、檔案關系的同時，也應認清形勢。在高科技新形勢下，計算機和計算機網絡應用于辦、公自動化，已成為現代化管理的一種重要手段，體現文檔一體化思想的文件檔案管理系統亦從無到有，逐步趨于成熟，文檔一體化管理必然成為現代檔案事業發展的趨勢。

［1］劉艷．加強企業電子文件檔案管理促進文檔一體化建設［J］．山東檔案，2006(04)．

［2］陳振興．議電子文件檔案的管理［J］．山西檔案;2007(S1)．

［3］武正潔．啟用電子文件檔案管理應注意的問題［J］．黑龍江金融，2008(04)．