文書檔案工作人員的業務素養

于晶彬

(東寧縣農村公路管理站 黑龍江 東寧 157200)

一、具有較高的政策水平

機關、企事業單位的文書、檔案工作直接關系到黨的路線、方針、政策的貫徹執行，因此，要求文書、檔案工作人員必須努力學習和研究黨和國家的方針、政策、法令法規，提高政策思想水平。提高政策水平主要是增強理解、運用掌握黨和國家方針政策解決實際問題的能力;提高思想水平，主要是提高辯證唯物主義的認識能力，學習馬列主義、毛澤東思想的科學體系，學會用辯證唯物主義和歷史唯物主義的世界觀和辦法論觀察分析現實工作中的各種實際問題，認真鉆研黨在各個歷史時期以來的各項方針政策，這是文書、檔案工作者十分重要的修養和基本功。當前，尤其是學習黨在新時期的基本路線，即“一個中心，兩個基本點”。在中國共產黨的領導下，以經濟建設為中心，堅持四項基本原則，堅持改革開放，建設有中國特色的社會主義，不斷提高貫徹執行黨的基本路線的自覺性。

二、具有較廣的本部門、本行業的業務知識

文書、檔案工作人員要學習有關的科學技術知識，懂得本機關、本單位的專門業務和工作規律，力求精通本部門、本行業的業務知識和有關文化科學知識。同時，還要熟悉這項工作的歷史和現狀，不斷掌握新情況、新問題和新經驗。只有掌握本機關、本單位的機構、組織狀況和各級機構的職權范圍，所制發的公文才能有的放矢，不說“外行話”，才能解決實際問題，也才能正確解決公文運轉中的問題，提高公文處理工作的質量和效率。

三、具有較深的專業基礎知識

文書、檔案工作人員在具有較高的政治思想和職業道德素養的同時也要有較深的業務素養，才能成為稱職的文書、檔案工作人員。文書、檔案工作人員的專業基礎知識，主要是指與他們所從事的文書、檔案工作密切相關的基礎知識。大體包括以下幾個方面:

(一)基礎理論知識

文書、檔案工作的基礎理論知識是指關于文書、檔案工作總體方面的基本原理性的知識。包括文書學、檔案學、公文寫作、秘書學、信息學、行政管理學等。基礎理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎性，是文書、檔案工作的實際操作知識、操作技能的理論指導。有了基礎理論知識，文書、檔案工作者在從事文書、檔案工作時，就能增強自覺性減少盲目性，為提高文書、檔案工作水平奠定基礎。

(二)實際操作知識

文書、檔案工作人員必備的專業基礎知識，不但包括基礎理論知識，還應包括實際操作知識。也就是說，文書、檔案工作人員不能只了解和掌握文書、檔案工作的各個環節及其工作內容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法:比如，發文有發文的處理程序，收文有收文的處理程序，每一程序都有具體的做法和要求;檔案立卷有立卷的方法、庫房保管有庫房保管的要求。實際操作知識是文書、檔案工作人員的業務基本功，有了實際操作知識，才能知道怎樣去做文書、檔案工作。如果只懂得基礎理論知識，而不掌握實際操作知識，理論就會架空，參與實際工作就會一竅不通。掌握實際操作知識要堅持理論聯系實際的學習方法，也就是要把書本和實際工作緊密結合起來。

四、具有較強的業務技能

文書、檔案工作是一項實踐性、技術性很強的工作，不具備熟練的業務技能，許多工作將無法開展，特別是辦公室工作日益現代化和自動化的今天，熟練掌握文書、檔案工作業務技能，更顯得十分迫切而重要。

(一)文字綜合處理能力

文書、檔案工作人員在許多工作環節中，都要進行文字綜合處理和加工。如要向領導提供一個時期以來重要文件的綜合材料，對機關制發的文件進行文字上的審核把關，對某些來文提出擬辦、批辦意見，利用檔案制作檔案證明、編寫單位大事記與組織沿革等。所有這些文字工作，沒有一定的文字綜合處理能力是難以勝任的。

(二)書寫能力

在文書、檔案工作中，經常有一些文字要動筆書寫，如簽收文件、書片案卷封面、卷內目錄、創作檔案證明等。文書、檔案工作人員書寫這類文字主要不是為了供自己使用，而是為對外交往服務的，文書、檔案工作人員的字寫得如何，不僅直接影響對外交往的效果，影響到工作質量，也關系到一個機關或單位的形象。這就要求文書、檔案工作人員把字寫得工整、清楚、美觀、大方。

(三)速記能力

文書工作人員經常擔任各種會議的記錄工作，有時還要直接聽取和記錄領導人的重要批示意見，這樣就需要具備一定的速記能力，速記具有錄音機等設備代替不了的作用，在緊急情況下，無法準備錄音機;某些重要領導不允許攜帶錄音機;距離領導較遠，無法清晰地錄音等。熟練的速記人員完全可以跟上講話的速度。另外，由于速記符號不同于漢字，他人難以看懂，所以這又有利于防止失密。

(四)印制能力

文書、檔案人員應懂得錄入、打印和排版印刷知識，并應掌握獨立操作的技能。要有識別和運用字體、字號的能力。在排版上對每頁的行數、每行的字數、各種標題的排列等，也應該具有根據文書材料或檔案檢索工具、參考資料的內容、讀者對象等做出合理安排的能力。

(五)校對能力

在文書撰寫、檔案檢索工具的編制與參考資料的編寫過程中，文書檔案工作人員還經常要進行校對工作。做好校對工作要求校對者既具有認真細致的工作態度，還具有相當的思想理論水平、文字表達能力和較寬廣的知識面。這是因為，校對時僅僅簡單地對原稿負責、校出錯誤是不夠的，還應該能夠發現和糾正原稿中文字、技術上和知識性的差錯、失誤;因此，文書檔案工作者需要認真掌握校對技術，熟悉通用的校對符號及其使用規則，了解校對中的注意事項，提高自己的校對技能范圍。

(六)運用現代化辦公設備的能力

文書、檔案工作人員要提高工作效率，必須具有運用現代化辦公設備的能力。目前，我國各級各類機關、單位的辦公自動化設備應用越來越廣泛，計算機、復印機、傳真機、錄音機、錄像機、攝像機等，在許多單位并不陌生。文書、檔案工作人員能夠運用這些自動化辦公設備從事文書、檔案工作，既可準確無誤，保證質量，還可大大節省時間，從而更有效地為領導決策服務，為機關服務。這些自動化辦公設備，構造和工作原理比較復雜。重要的是要熟練地掌握它們的操作方法，懂得一些常見故障排除和簡單維修的方法，切實達到這個程度，才可以說是具備了運用自動化辦公設備的能力。

［1］梅崇金．基于辦公自動化背景下的文書人員業務素養分析［J］．辦公自動化，2009(20)．

［2］張俊英．知識經濟條件下檔案人員職業素養探討［J］．包頭職業技術學院學報，2009(03)．