醫院檔案管理工作的調查與思考

王傳寶

(大慶市人民醫院 黑龍江 大慶 163316)

一、醫院擋案管理工作現狀堪憂

醫院檔案是醫院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄。是醫院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。

隨著現代化信息的發展，檔案在醫院管理中的地位和作用越來越被人們所重視。盡管如此，醫院檔案管理工作仍存在諸多問題，無法與日益發展的醫療、科研、教學工作相適應。

(一)檔案管理制度不完善、事倍功半

通過走訪，了解到大部分醫院對納入檔案管理的內容沒有明確的要求或統一的管理標準和模式，也沒有制定統一的立卷歸檔制度。各醫院根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。有的醫院沒有把檔案工作納入目標管理考核方案中，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。有需要時就得浪費很多的時間和人力去查找;更為可惜的是很多名老中醫的經驗方劑和制劑方法都沒有保留下來。一家建院六十多年的醫院，沒有配備專業檔案人員。進口的大型醫療設備說明書和相關材料都沒有存檔，致使設備出現問題的時候束手無策。

(二)檔案意識不強，檔案利用率較低

大多醫院領導只注重醫院醫療建設和經濟效益。對檔案管理方面的認識較淡薄，認為檔案工作可有可無，而忽略了醫院發展的連續性和歷史資料的完整性。有的醫院領導班子變換頻繁，只抓眼前醫療工作而忽視了對醫院長遠發展有利的檔案管理工作，造成醫院檔案信息資源開發不足，導致檔案利用率不高。

(三)檔案管理人員業務水平不高

在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業出身較少，知識面較窄、學歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。

(四)檔案管理分工不明，多頭管理

由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，檔案管理類別不明，醫院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、房產檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、X 線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案、會計檔案、醫療設備檔案等都分屬各個科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

(五)檔案管理設施不全，檔案現代化管理水平不高

隨著醫院的快速發展和規模的不斷擴大，醫院檔案的種類和數量也在不斷增加，這就在一定程度上給檔案管理工作增加了負擔。但目前大部分醫院存在著檔案庫房不夠規范，檔案管理設施不全，檔案設備比較陳舊、管理技術落后等問題，制約了醫院檔案管理工作的發展。

二、改進醫院檔案管理工作的思考

(一)加強領導，增強檔案意識。

領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展;要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

(二)健全檔案管理制度，規范檔案管理行為。

檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。醫院要根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使檔案工作的每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。

(三)加強檔案人員培訓，提高檔案管理人員素質。

提高專、兼職檔案管理人員的業務水平，創造條件吸引和培養一批具有現代科學知識和專業技能的人才，同時加強對現職人員的業務培訓，或聘請專家講學，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。

(四)解放思想，更新觀念，提高檔案開發利用率。

檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務為中心的業務指導思想，重視研究如何提高檔案為醫院建設與發展服務的效益，要從被動坐等上門的服務方式，逐步走向主動開發檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過統計、分析、總結等方法編寫資料捉供給醫院領導和有關部門及人員，為醫院整體發展提供借鑒和參考。

(五)適當投入，強化檔案室的硬件建設。

根據醫院的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作，改變傳統的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫院，可以將檔案目錄和部分內容納入局域網，利用網絡系統加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫療、教學、科研等多方面的需求，從而推動醫院各項事業的發展。

綜上所述，在市場經濟飛速發展的現代社會，面對新形勢與新情況，在醫院檔案管理工作中挑戰與機遇并存，做好醫院檔案管理工作有著其獨特而重要的現實意義。