電子檔案的著錄探究

陳 楊

(大慶市讓胡路區怡園社區工作站 黑龍江 大慶 163000)

一、概念

電子檔案管理系統中的信息記錄系統，是電子檔案原始性、真實性、完整性和系統性的保障系統，也是便于日后電子檔案利用的切實保證。而該系統的建立是依靠電子檔案的著錄來完成的。同時，檔案檢索系統的建立也是通過對電子檔案的著錄來實現的。傳統上，人們一般認為，著錄純粹是為建立檔案檢索系統服務的，對電子檔案進行著錄的工作則并不僅僅是為了建立檢索系統，這就是電子檔案著錄與傳統檔案著錄的有著差別的地方。如在傳統檔案著錄中對檔案著錄是這樣定義的:檔案著錄是在編制檔案目錄時，對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。檔案著錄是獲取、核對、分析和組織信息的過程，該信息能用于識別檔案、管理檔案、確定檔案存址和說明檔案，并能夠解釋檔案的背景環境以及產生檔案的文件系統。

二、電子檔案著錄的類型

電子檔案的著錄根據電子檔案產生的系統不同，分為前控著錄與后控著錄。所謂前控著錄與后控著錄，其主要的區別點是著錄的起始階段不同，前控著錄是起始于電子文件創建階段，而后控著錄則是起始于歸檔的電子文件經整理之后的編目階段。電子檔案的著錄為什么會形成這兩種類型的著錄呢，這主要是與電子檔案所產生的計算機信息系統不同有關。而電子文件是隨著計算機的產生而產生，隨著計算機的發展而發展。在經歷了半個世紀的發展歷程中，對大型機和PC 機中數據庫系統和文字處理系統所產生的電子檔案的著錄早已存在，但是這種著錄都是在電子文件歸檔并經整理之后進行的，也就是說是一種后控著錄。應該說，直到目前為止，電子檔案的著錄仍然是后控著錄占據著主導地位。

三、電子檔案著錄的規則

電子檔案著錄的規則，是電子檔案著錄中不可缺少的，其根本目的是規范電子檔案目錄信息的內容、形式和結構，從而使電子檔案的目錄數據能夠交換，電子檔案的信息資源能夠共享，并使電子檔案的目錄數據能獨立于計算機的硬件和軟件，從而建立起高質量的、數據標準化的檢索系統。電子檔案的著錄規則從級別上可以劃分為三個層次:即電子檔案的數據結構著錄規則、電子檔案的數據內容著錄規則和電子檔案的數據值著錄規則。

(一)電子檔案著錄的數據結構規則

所謂的電子檔案著錄的數據結構規則，就是專門對電子檔案的著錄事項分成哪幾類作出規定，并確定每一類中要著錄哪些著錄事項。例如，數據結構規則可以將文件責任者分為團體責任者和個人責任者著錄項，可以規定文件的起訖日期著錄項及文件類型著錄等項。

(二)電子檔案著錄的數據內容規則

所謂的電子檔案著錄的數據內容規則，就是為在數據結構規則中具體著錄某一著錄項的數據時提供著錄規則，如規定著錄順序、著錄方式和著錄的表達形式。

(三)電子檔案著錄的數據值規則

所謂的電子檔案著錄的數據值規則，就是對由數據結構規則規定的著錄項中所使用的術語詞匯進行控制。在著錄中所使用的主題詞表、分類法和名稱規范文檔就是能使術語詞匯達到規范化，從而使電子檔案的著錄結果有助于檢索效率的提高的工具。在電子檔案中所使用的名稱規范文檔有助于使對同一個對象所使用的一系列的不同名稱中確定一個規范名稱，并以此規范名稱作為電子檔案檢索系統的檢索點，而其他未被選作規范名稱的詞，則通過參照參見至規范名稱。

四、電子檔案著錄的實施

電子檔案著錄的實施，就是具體地對電子檔案進行著錄。如上所述，由于電子檔案著錄規則有三個層次，所以在具體對電子檔案實施著錄時，也就有相應的三個具體的方面。

(一)電子檔案的數據內容著錄規則的實施

對電子檔案的完整的著錄有賴于電子檔案著錄規則的完善。但是，就目前而言，在我國電子檔案著錄規則尚未形成一個完整的體系。目前，我國著錄電子檔案所能依據的內容著錄規則就是《檔案著錄規則》(DA/T18－1999)。但是，我們知道，電子檔案的類別很多，從用途來看，有數據文件、程序文件、數據庫文件、機讀索引、字處理文件、電子表格、電子郵件和電子報文等;從記錄形式來看，有文本文件、圖象文件、圖形文件、影像文件、聲音文件和多媒體文件等。根據我國目前實施的《檔案著錄規則》(DA/T18－1999)，對電子檔案進行著錄有很大的局限性，主要是不能完整地反映電子檔案的構成特征。

如果電子檔案是存儲在磁帶上的電子文件，按目前這一著錄格式進行著錄，那么對于磁帶盤的種類、磁帶道數、信頻帶密度、使用字符編碼、邏輯記錄長度、物理與邏輯記錄長磁制、生成文件的操作系統等特征信息也無法表達。

目前檔案著錄規則不適合于電子檔案著錄的根本原因，從著錄格式的著錄項目設置上看，首先，在表達電子檔案結構上，著錄項太少，因為電子檔案除了要著錄結構的“載體類型、數量及單位、規格”這些特征信息外，還要著錄字符、字節、文本類型、文件的頁面格式、文件的邏輯格式”等，如果是程序文件檔案的話，還要著錄“版本、編程語言”等;其次，這一著錄規則缺少對產生電子檔案信息系統的著錄要求，以至于產生電子檔案的“應用軟件、操作系統、文件名(亦數據集名)及硬件環境”等方面的系統信息無法著錄，很顯然，目前這種著錄項目的設置，不利于電子檔案的著錄，因為“電子文件是適合于數字電子計算機操作、傳遞和處理的文件”，不著錄系統信息，電子檔案又怎能適合電子計算機操作、傳遞和處理呢。

(二)電子檔案數據結構著錄規則的實施

電子檔案的數據結構著錄規則在宏觀層面上，即對構成檔案著錄單位(在我國檔案著錄中通常也稱著錄對象，即被實際著錄的一份文件或一個案卷等)的目錄數據的總體組織與安排，這種組織與安排構成一條電子檔案目錄記錄的總體框架，從而形成檔案目錄數據著錄的框架格式;在微觀層面上，即對構成檔案著錄單位的目錄數據的具體編碼，這種具體編碼構成一條目錄記錄的各數據項(或稱數據元)在邏輯上的有序排列，從而形成檔案目錄數據的可被具體顯示、操作、檢索的執行格式。

［1］王萍，趙丹陽，王志才．電子檔案著錄新理念［J］．檔案學研究，2008(06)．

［2］應海燕，樂淑芳．《檔案著錄規則》適用性初探［J］．蘭臺世界，2006(170．