電子文件歸檔的方法探討

馬 輝

(牡丹江市機關事務管理局車輛服務中心 黑龍江 牡丹江 157000)

一、歸檔的原因

電子文件的技術特征決定了其歸檔工作從文件開始形成的那一時刻起，就有必要介入。歸檔是一個過程，包括了電子文件的形成、收集、積累、鑒定等。所以，這里所謂的歸檔原則是指整個過程中普遍遵守的原則，這些原則有些是在傳統文件歸檔時就已經堅持的，而有些則是針對電子文件的。在電子化歸檔的發展過程中，電子文件和紙質文件共同存在，而且紙質文件的數量仍在不斷增長，只不過是增長的速度會越來越小，電子文件迅速增多。所以，現有的專門針對紙質文件的檔案管理方法、技術、原則等仍具有一定的適用性。

二、移交

移交，通常被看作是歸檔的標志。電子文件的歸檔就是對已經確定歸檔保存的電子文件，生成完整的背景數據和元數據后一并移交到檔案部門控制的計算機系統中(包括各種存貯設備、網絡資源等)。背景信息和元數據是兩個概念，盡管兩者的內容有類似之處。目前國內，對這兩個概念的有四種認識:背景信息就是元數據;背景信息與元數據完全不同;背景信息包含了元數據;元數據包含了背景信息。元數據被定義為關于數據的數據，是一個適用范圍很廣的術語。在不同的領域，元數據有不同的含義。在電子文件的管理中，元數據指的是與電子文件有關的全部信息如文件產生的時間、地點、業務功能、信息處理方式等。電子文件的歸檔不僅有著很嚴格的管理制度與縱橫交錯的判定標準，更離不開人與計算機之間密切的交互式信息交流。無論是文件形成者還是檔案保管員都需要隨時隨地與計算機進行直接交流。從這一點來講，脫機處理對電子文件的歸檔根本就是不存在的。然而，電子文件的介質實體的歸檔，已經離開了原始的文件形成時候的硬件和軟件環境，移交到一種與原環境完全相同或兼容的保存系統上。在某種意義上，這也是一種脫機方式，但是，這和其他的信息處理如脫機檢索是完全不同的。

三、歸檔模式

(一)脫機歸檔模式

脫機歸檔是用脫機保存的載體將電子文件向檔案部門移交，是物理歸檔的一種方式，也可以把它叫做實物上的歸檔。物理歸檔的另一種方式是通過計算機網絡將電子文件轉儲到檔案部門控制的存貯器里，在保持網絡信息的同時，再經過二次鑒定將文件卸載到移動介質上。但是這種物理歸檔方式，我們將其劃入聯機歸檔模式。由于脫機歸檔模式的文件形成與收集和數據處理、利用等是由不同的部門在不同的時間、地點進行，文件從原始形成時的硬件和軟件環境，移交到另一個與原環境完全相同或兼容的計算機系統上，要保證信息在兩個系統中的完整、安全和可讀性就成為脫機歸檔模式的關鍵。

1．脫機歸檔的形式

(1)直接將本機或本系統產生的文件，卸載到移動介質上;如設有文秘人員的辦公室，自己被授權具有管理檔案的權利。

(2)非本機或系統產生的電子文件，首先轉存在移動介質中，再移交到檔案部門的計算機系統上進行歸檔;這種情況主要是指設計等業務科室產生的文件，文件形成者雖有歸檔的責任，但沒有直接管理檔案的權限，必須將電子文件保存在檔案部門的計算機系統中。文件從原始形成時的硬件和軟件環境，移交到另一個與原環境完全相同或兼容的計算機系統上，這也是一種脫機歸檔模式。在網絡系統上產生的，沒有在形成之時歸檔的文件，在文書處理程序結束以后，通過網絡向檔案部門傳輸或被檔案部門在網絡上采集到，下載到移動介質加以歸檔的方法。上述第二種形式的歸檔，情況稍微有一些變化。簡單的處理程序是照搬過去的方法，不去管這些文件的格式、載體形式，照單接受，把文件內容和著錄等數據輸入到計算機里，編制各種目錄和表格，按規定保管、借閱等。不去管電子文件和著錄數據之間原本可以建立起來的聯系，這樣計算機的作用沒有充分得到發揮。

2．脫機歸檔的方法

(1)文檔管理。文檔管理系統搜索網絡上的文檔組(文件夾)，快速尋找所需的文件，將這些文件移入到作為臨時存放處的目錄中保存。系統管理員定期檢查該目錄，將其中的文件寫入移動介質中。

(2)壓縮歸檔。使用壓縮工具將挑選出的文件組合在一起，壓縮為一個含有更多文件的壓縮文件，定期將其拷貝下來存放在其他地方或將其刪除。系統管理員還要詳細地記錄包括目錄、磁帶或壓縮文件在內的所有信息。用備份系統歸檔，進行一次備份操作將預先確定要歸檔的文件放在可移動的介質上。歸檔文件時，最好將日志或數據庫備份到同一磁帶上，甚至可以采用一個專門的系統來幫助追蹤歸檔的文件。

(3)映像系統歸檔。映像系統是一種在網絡上對大量歷史性信息進行訪問的聯機系統，所需文件是直接從光學介質上讀出的，而不是先要被拷貝到服務器上才能進行訪問。為了將文件存入映像系統，必須使用映像系統本身所提供的數據輸入技術，如紙張掃描、打印圖像等。

3．冗余。冗余的目的是為了保證有足夠多的介質拷貝以防止某些介質受損而喪失信息。

(二)聯機歸檔模式

這是一種檔案管理員從終端設備直接與系統進行會話式操作，及時收集歸檔所需要的各種數據，迅速處理各種登記手續，完成歸檔工作。電子文件的形成與歸檔是完全處在同一個系統中，盡管這個系統是一種互聯網絡，而且系統中的每個終端里的應用程序也不是全部相同。歸檔時文件自動向檔案部門傳輸，或者由檔案管理員用操作程序直接在計算機系統上面，通過系統自身的分時功能將文件采集到保存系統中。數據庫不僅包括文件材料的形態、存放地等描述性的目錄信息，還有檔案本身，無論是文本還是圖形方式，形成電子檔案庫。紙質檔案保存與否可根據有關規定執行，如建立雙套制。歸檔也相應的分成電子文件與紙質文件兩部分進行。

［1］賀星星．電子文件歸檔管理方法探討［J］．檔案天地，2011(06)．

［2］吳緒成．推進機關電子文件歸檔管理與規范移交若干問題研究［J］．湖北檔案，2011(04)．