淺談電子文件和檔案全宗

賈 珩

(齊齊哈爾市碾子山區(qū)檔案局 黑龍江 齊齊哈爾 161000)

一、主體全宗與客體全宗

有機整體當然是文件運動的基本單位，也就是全宗。所謂全宗，正是:“人們在同一項社會實踐活動過程中形成的文件有機整體。”形成文件的人類社會活動過程在現(xiàn)代社會條件下，有著異常豐富的內容和多樣的形式。在這種情況下形成的檔案有機整體，必然有著不同的特點。一般情況下，它們可分作主體全宗與客體全宗兩大類型。這兩大類型的全宗，來源于對形成檔案的社會活動的不同劃分。從哲學角度看問題，人類的社會實踐活動是由主體、客體及其相互間的復雜運動構成的。在檔案管理領域，我們習慣上是按社會活動的主體，也就是按檔案文件形成者的不同來區(qū)分人類的社會實踐活動的。一個相對獨立的文件形成者所進行的全部活動，就構成了一個相對獨立的活動過程或檔案文件的來源。然而，對人類的社會活動，不僅可以按活動的主體進行劃分，而且應該還可以按活動的客體來進行劃分。正因為對形成文件的人類社會活動過程存在著上述兩種劃分方式，使社會活動過程自身存在著兩種類型。其中，在以主體為核心的活動過程中形成，可以反映一個相對獨立主體單位或個人歷史活動全貌的全宗，簡稱為主體全宗。所以，所謂主體全宗是由一個相對獨立的主體單位或個人，在其執(zhí)行社會職責的活動過程中形成的文件有機整體。另一種，以客體為核心，或者說主要用來反映客體狀態(tài)以及以客體為中心組織的社會活動全貌的全宗，可以簡稱為客體全宗。所以，所謂客體全宗，實際上是人們在圍繞著具有相當規(guī)模而又相對完整、獨立的客體事物而展開的社會活動過程中形成的檔案有機整體。這種全宗一般情況下無法反映形成它的主體單位的歷史活動全貌。

二、確定全宗構成方式

全宗構成方式指全宗圍繞何種核心(主體還是客體)形成。科學地確定全宗構成方式是正確區(qū)分全宗的前提。所謂區(qū)分全宗就是將產生于同一活動過程的檔案集中在一起，并使它們與產生于其他過程的檔案分開，以便保證檔案反映社會活動過程的完整性，充分顯示同一活動過程中形成的檔案之間的本質有機聯(lián)系。為此，在區(qū)分全宗時，首先應判別這些活動的范圍和界限，而這又與確定活動過程的中心是分不開的，因為以主體為中心的活動過程與以客體為核心的活動過程，其范圍和界限往往截然不同。但是，任何人類社會活動都是主體、客體之間相互作用的復雜過程。對它們既可以從主體，也可以從客體的角度進行劃分，兩種方法都是正確的，并無優(yōu)劣之分。然而，站在不同文件管理部門或檔案部門的立場上看問題，由于各自的利益和需要不同，對社會活動過程和文件據(jù)以形成的核心又必然會有不同的理解，得出不同的結論。也就是說，這里主要涉及的是利用需求問題。

不同類型檔案保管機構的存在及其服務目標，體現(xiàn)著不同的社會需求。所以，站在不同檔案保管機構的立場上分析形成全宗的人類社會實踐活動過程和全宗本身應該采取的構成方式，其結論必然不盡一致。現(xiàn)行機關(企業(yè))建立的電子文件信息系統(tǒng)，主要是為本機關(企業(yè))服務的，所以儲存在這些系統(tǒng)內的電子文件一般均構成主體全宗。但是一些轄有若干下屬機關(企業(yè))，并且互相之間已經實現(xiàn)聯(lián)網的機關(企業(yè))信息系統(tǒng)，則也有可能組成一些電子文件客體全宗。這一現(xiàn)象可能在企業(yè)、事業(yè)單位的科技檔案、專門檔案中更多一些。

類似專業(yè)性檔案館的信息系統(tǒng)，作為本專業(yè)的信息資源儲備中心、咨詢中心、情報交流中心，它所匯聚的檔案信息以反映本專業(yè)的概況、客體事物的結構、狀態(tài)和運動規(guī)律及專業(yè)技術的發(fā)展變化為主，因此自然應以客體為中心組織這些信息。但是，如果這些信息系統(tǒng)也有必要反映參加向本系統(tǒng)傳輸匯交檔案信息的主體單位的全面歷史情況，那么就也應該組織以上述主體單位為中心的主體全宗。

三、全宗區(qū)分標準

在確定全宗據(jù)以形成、組建的核心以后，應進而識別形成全宗的社會活動過程是否具有相對獨立性。全宗無非是一群產生于同一活動過程的檔案文件。它們的最大特點是相互聯(lián)系緊密，而與產生于其他過程的文件聯(lián)系較為疏松。但是，只有當形成這些文件的活動過程具有相對獨立性時，這種現(xiàn)象才有可能出現(xiàn)。一種活動如果不具有相對獨立性，它就與其他的活動過程難解難分，這些活動中產生的文件就會交織在一起，不可能相互分開，各自構成全宗。檔案形成過程的相對獨立性，主要取決于活動過程核心的獨立性。主體全宗的形成、組建核心可稱為立檔單位;客體全宗的核心則可稱為立檔單元。它們本身如果是相對獨立的，圍繞它們進行的活動過程就有可能清晰地顯示出其范圍和邊界來。所以，區(qū)分全宗必須以全宗的形成組建核心——立檔單位或立檔單元是否具有相對獨立性作為主要標準。

四、客體全宗的劃分

如前所述，可以把客體全宗據(jù)以組建的核心稱為立檔單元。明確了立檔單元的構成條件，也就明確了應該如何劃分客體全宗。立檔單元必須是具有相當規(guī)模、相對獨立的客體事物。所謂相對獨立，主要指客體事物本身應該是完整的，可以自成一體或是配套的。只有如此，圍繞它形成、能夠反映其結構、性質、狀態(tài)或運行軌跡的檔案文件才會具有成套性成為一個互相之間有著密切聯(lián)系的有機整體。

實際上單純從為檔案信息分類而言，所謂的全宗群、全宗、類別、案卷無非是一組相互隸屬的大小類別而已。其中既具有相對獨立性、完整性或成套性，又具有相當數(shù)量的類別，可以成為全宗;隸屬于它的類別就是屬類和案卷;統(tǒng)轄它的類別則可以成為全宗群。所以，如果收存的檔案信息都統(tǒng)屬一種類型并決定按客體的特點分類整序，而且也沒有與其它系統(tǒng)共享信息以便形成或共建更大網絡系統(tǒng)的任務，那么就不一定非要將某一分類層次，明確地確定為全宗。只有當本系統(tǒng)收存的檔案信息種類不止一種，有的要按主體的特點分類，有的又要按客體的特點分類時，才必須如此做。

［1］何嘉蓀．論全宗形態(tài)的異化——電子文件時代還有全宗嗎?［J］．檔案學通訊，2008(02)．

［2］于英香。孫遜．電子文件管理理論研究之路徑探析［J］．檔案，2010(04)．

［3］傅榮校，周林女．電子文件管理中的熱點理論問題研究類舉［J］．上海檔案，2002(06)．