電子檔案有機整體與來源原則

候玉梅

(大慶市讓胡路區怡園社區工作站 黑龍江 大慶 163000)

一、組合成群體是檔案運動的重要特點

電子檔案與所有其它各種類型的文件一樣，是適應交流、傳遞、處理、儲存、利用信息的需要，而在人類的社會活動中自然產生的。任何一種人類社會活動都離不開信息，稍具復雜性的社會活動中更會形成各種類型的文件。故而檔案與形成它的人類社會活動之間存在一種共生而又對應的關系。檔案的這一特點決定了它既是連接、推進這種活動的紐帶和工具，又是這種活動的真實記錄和見證。我們說，檔案之間的聯系可以有多種。它們有的來源相同，有的內容所反映的問題同一或者性質類似，有的時間一致或相近，有的作者同一，有的密級一樣，有的信息記錄方式或載體類型相同……。同一的社會實踐活動過程將這種文件緊緊地聯系在一起，使文件之間必然有著與這種形成、運動過程相一致的，“對它本身的意義不可或缺的結構、關節和自然聯系。檔案的這種性質可以稱為有機關聯性。它使檔案必然依據各自不同的形成過程構成一個個有機的整體。檔案的這一基本特點，極大的增加了它對人類社會所具有的意義。

首先，組成有機整體的檔案，其價值遠大于分散的文件。檔案中載運的是記錄社會和自然界各種事物、過程、狀態及其發展變化的原生信息，是未經過事后人為加工的真實原始記錄。從微觀來看，與自成系統的單本圖書不同，每一單體文件自身的系統性較差，“從一個檔案組合中抽出來的單獨的一份文件本身所能告訴我們的，并不會比脫離了某種已經絕跡的不知名的古動物整付骨骼的一塊骨頭所能告訴我們的更多一些。”然而，從宏觀來看，檔案的有機關聯性，又使得檔案有可能深刻地反映其整個形成過程。一般來說，人們之所以要保存、利用檔案，不但是要獲得每份單體檔案所能提供的信息，更重要的是要了解形成檔案的人類社會實踐活動自身的整體過程、狀況甚至其全貌。如果在檔案管理中，能注意保持檔案間自然形成的有機聯系，就可充分地發揮信息的綜合整體效應，生動地再現形成文件時社會活動的真實場景，提供具有整體意義和憑證作用的情報。整體功能大于孤立部分之和，這樣檔案的價值或歷史價值都將更大。其實，以單體形式出現并且以服務于某一職能活動或科學技術活動為目的的檔案，也只有在反映該項活動全貌的檔案整體中，其價值才能充分顯示出來，因為檔案都是活動的產物，它的意義在很大程度上要以它與活動的關系而定。

其次，構成有機整體的檔案，更便于人們的利用。尤其是貯存備查的檔案之所以會對各種類型的、有著不同需求的用戶有用，就是因為它記錄了一定的人類社會活動。這種活動是與各種事物相聯系的，因此后來的利用者才會從這一活動過程與自己查考的事物有關系這樣一種角度，需要利用這些文件。也就是說，從各種角度、方面對某一檔案的利用需求，實際上是檔案所反映的人類社會職能活動或科學技術活動本身將其吸引過來的，或是由這種活動本身的存在而誘發出來的。因而，依據檔案之間的有機聯系組成的有機整體，必然更便于用戶的利用。

總之，同一項人類社會活動過程必然賦予在該過程中形成的檔案以最緊密的聯系，這種聯系是在該過程中自然萌發的、客觀的、反映事物本質的有機聯系。而在同一項人類社會實踐活動過程中形成的檔案，即來源于這種過程的文件也就自然地構成了一個有機整體。這種有機整體當然是檔案基本單位。

二、以來源原則為指導組織電子檔案信息

電子檔案問世以后，鑒于電子檔案不同于傳統載體檔案的特點，有人認為來源原則對于電子檔案和檔案管理而言已經過時了。他們的理由大致上可以概括如下:第一，在網絡條件下，“人們打破機關，地區界限共享電子數據和信息，許多機關、工作人員有可能一起參與形成同一批數據。”在這樣的環境中，“認為有僅屬于一個單位、甚至某一系統的文件實體的觀念，已被打破，因為文件的形成是一個以多種方式處理多種來源信息的動態過程，而不是靜態的、穩定的物質產品的生成。“許多信息系統跨越了組織機構的界限”，于是“源于各種不同結構組織體的數據的。也就是說，不少電子檔案及其有機整體產生改變了單一(形成者)來源的概念”將再也沒有明確的、一一對應的“形成者機構來源”，也就沒有辦法再按來源組織電子文件和檔案了。第二，應用計算機檢索，任何電子文件都能極其迅速而又便利地查尋出來，似乎也就再無必要按照來源原則或有機聯系的原則為電子檔案區分全宗和組織案卷了。

確實，電子檔案具有許多不同于傳統載體文件的特點。然而就其最本質的特征而言，它們依然是人類社會實踐活動的真實歷史記錄，依然是貨真價實的檔案;只不過運行的平臺不同了，傳輸和檢索的速度大大加快了而已。因而，保持檔案之間的有機聯系仍將是檔案與檔案管理的永恒主題。否則，檔案文件反映歷史真實的能力和憑證價值將大為削弱。既然如此，不應該繼續在“來源”與“文件形成者”之間劃等號，而應該使檔案的來源”廣義化、抽象化。因此，檔案人員的關注焦點應該“從以等級結構中原始文件產生部門為中心的實體來源轉變為變動、臨時、甚至虛擬’的機構中文件形成者的職能和業務活動為重點的概念來源”

我們認為，按這種廣義的來源觀闡釋來源原則，正是更深刻地掌握了來源原則的精髓。也可以說，按廣義來源觀闡釋的來源原則才更深刻地反映了客觀真實和檔案規律。正因為如此，來源原則仍然適用于對電子檔案和檔案的管理，因為檔案的“主體形成者來源”雖然有可能變得不太容易確定了，但是檔案的形成過程，即形成文件的人類社會活動過程總是存在的并且是可以在實際工作中確定的。故而，來源原則必將永葆其青春，即使在高科技時代也能大放異彩，是指導電子檔案和檔案管理的最基本原則。

以來源原則為指導，必須注意按檔案的形成過程組織電子檔案，保持文件來源于這種形成過程的有機聯系，用一定形式把這種有機聯系記錄下來，與檔案一起保存，以便于利用和證明檔案的原始性及憑證價值。這可以說，也是對檔案形成背景的一種記錄，是“現代著錄”的組成部分。

［1］麻新純．電子文件時代檔案來源原則的嬗變［J］．廣西民族大學學報(哲學社會科學版)，2007(02)．

［2］傅榮校，周林女．電子文件管理中的熱點理論問題研究類舉［J］．上海檔案，2002(06)．