淺談如何做好檔案管理工作

王佰明

(哈爾濱市呼蘭區(qū)孟家鄉(xiāng)衛(wèi)生院 黑龍江 哈爾濱 150500)

檔案是歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富，檔案工作是實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設，進行歷史研究，開展各項工作的必要條件。檔案管理是一項復雜而艱巨的工程，檔案管理工作人員務必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作妥善地保管好檔案尤為重要，怎樣才能使檔案管理工作走上科學化、規(guī)范化和法制化的道路呢?本人結合多年檔案工作實踐，就檔案管理工作闡述一下自己的看法。

一、當前檔案管理工作的現(xiàn)狀

計算機技術的發(fā)展，為檔案電子信息化提供保障的同時，也促使檔案管理工作的重要性進一步淡化，認為當前檔案管理工作可有可無。對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏責任感和認真的工作態(tài)度，加之缺乏現(xiàn)代化的信息管理知識，造成檔案管理工作發(fā)展緩慢，甚至造成管理的混亂局面。另外檔案管理工作中存在的這種失位現(xiàn)象，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠等現(xiàn)象，使檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個社會信息管理系統(tǒng)。不利于形成社會信息管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個社會信息管理系統(tǒng)的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在發(fā)展進程中有邊緣化危險。

二、檔案管理工作中存在的主要問題

(一)重視程度不夠，開發(fā)利用率低

由于檔案系統(tǒng)長期形成的半封閉環(huán)境和傳統(tǒng)管理模式的影響，部分檔案工作人員仍然停留在舊的思維觀念上，工作積極性不高，檔案收集管理了，卻忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用。同時，社會對檔案工作的認知程度普遍低下，認為檔案可有可無，這樣也就忽視了檔案工作在社會發(fā)展和經(jīng)濟建設中重要的作用。

(二)檔案管理手段原始，制約檔案管理科學化進程

在信息化普及的今天，雖然已經(jīng)開展了檔案數(shù)字化工作，但由于這樣和那樣的原因，手工檢索仍在普遍使用，致使檔案管理人員每日仍然往返于檔案庫房和利用場所之間，極大影響了檔案的利用效率。

(三)檔案管理的網(wǎng)絡化水平不高，跟不上時代發(fā)展的步伐

現(xiàn)在雖然已進入了互聯(lián)網(wǎng)的時代，但由于受地域差異、軟硬件投入、保密等各種因素的限制和制約，現(xiàn)代化管理水平不高，跨地域、跨時間、跨行業(yè)、跨部門實現(xiàn)檔案信息共享存在一定的難度。

(四)檔案管理人員素質參差不齊，制約檔案工作科學有效的開展

檔案專業(yè)出身的人員極少，且存在知識老化、知識面窄、思想觀念和管理水平相對滯后，新方法、新手段就用水平不高，與時代發(fā)展的要求懸殊較大，難以適應新形勢、新任務對檔案管理工作的要求。

三、現(xiàn)檔案科學化管理的對策與建議

(一)推動檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉變

檔案工作的基本要求是建好、管好檔案，保障檔案實體和檔案信息安全，但管理的目的在于利用，其價值的體現(xiàn)也在于利用，如何把“死檔案”變成“活信息”、“活資源”，改變檔案利用方法和利用內(nèi)容單一的現(xiàn)狀，廣泛收集和征集具有特色的、與百姓生活和民生密切相關的檔案，認真組織檔案管理人員收集檔案資料，最大限度地發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟效益，是新時期檔案工作的重要任務。加強開展檔案編輯和史料研究工作，舉辦面向社會各界的檔案主題展覽，將館藏檔案中蘊藏的有價值的信息通過多種方式挖掘出來，積極拓寬檔案利用渠道，為社會提供有價值的檔案資料。

(二)推動檔案管理在手段上由傳統(tǒng)型向科技型轉變

科學技術是第一生產(chǎn)力，是提高檔案管理科學化水平的重要手段和強大動力。當今的檔案工作已從傳統(tǒng)的面對面服務為主變?yōu)榫W(wǎng)絡化服務為主，檔案工作的科學化、信息化水平越來越高。應加大數(shù)字檔案館資金的投入，加強檔案數(shù)字化建設，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，注重體現(xiàn)館藏資源的專業(yè)化和特色化，充分利用現(xiàn)代化通訊技術手段和網(wǎng)絡服務系統(tǒng)，在檔案信息化建設的基礎上，建立網(wǎng)絡宣傳、信息上網(wǎng)發(fā)布、等多層次的檔案信息服務方式。并且建立一個科學的、系統(tǒng)的、結構合理的、相互配套的檔案信息檢索體系，全面揭示館藏檔案的成分和內(nèi)容，建立網(wǎng)上咨詢系統(tǒng)，利用現(xiàn)代科技完善自的工作與服務，提高參考咨詢服務效率，為用戶提供多樣化服務。

(三)推動檔案服務渠道拓展和延伸，實現(xiàn)資源共享

信息是未來重要的國家經(jīng)濟資源，作為重要信息部門的檔案機構，要使檔案發(fā)揮其信息作用，最重要的就是掌握信息應用技術，使檔案信息更廣泛地服務大局、服務民生。隨著計算機的應用和現(xiàn)代化的管理水平的提高，實現(xiàn)檔案信息資源共享和網(wǎng)上查詢服務已成為一種發(fā)展趨勢。因此，各級檔案管理機構必須更新檔案信息服務觀念，變被動服務為主動服務，了解社會需求，開發(fā)適銷對路的檔案信息產(chǎn)品，滿足社會利用需求，促進檔案價值的體現(xiàn)。應用現(xiàn)代化手段，整合各類檔案資源，完善檔案信息服務機制，提高檔案信息服務能力建立檔案信息公共服務系統(tǒng)平臺，開展全方位，多領域的檔案信息服務，提高服務效率，發(fā)揮技術優(yōu)勢，實現(xiàn)資源共享。

(四)提高隊伍的整體素質

新的形勢對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案工作人員既要熟悉文件檔案管理業(yè)務，又要掌握一定的計算機基礎和基本技能，努力做到二者的有機結合，熟練地運用信息技術，處理和解決信息資源管理中的問題。也就是檔案工作人員除了忠于職守、熟悉業(yè)務、嚴格把關、保守機密、認真負責地做好檔案保管工作之外，還應該采取多種形式，加強對檔案管理人員的培訓，鼓勵其鉆研業(yè)務，學習新知識，使其具有較高的知識層次和先進技術水平。同時要強化隊伍建設，嚴格要求，嚴格管理，努力建設科技型、創(chuàng)新型、復合型的人才隊伍，為提高檔案管理科學化水平提供有力的人才保障。