文檔一體化管理流程控制的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

劉洪星

(黑龍江省五九七農(nóng)場(chǎng)人力資源和社會(huì)保障科 黑龍江 寶清 155610)

80年代以來，以“六特征立卷法”為基礎(chǔ)，衍生出“一事一卷”、“四分四注意”、“三個(gè)為主”、“五個(gè)分開”、“三分兩同“等一些了立卷法;隨著計(jì)算機(jī)的普遍使用，人們開始探討計(jì)算機(jī)輔助立卷的方法;90年代末期，特別是電子文件的到來，更使得人們站在辦公自動(dòng)化的新平臺(tái)上審視文件、檔案一體化流程中的歸檔問題。

歸檔向來被視為文件工作和檔案工作的“結(jié)合部”，電子文件的出現(xiàn)使得這種粘合劑作用愈益明顯。在文件工作和檔案工作實(shí)現(xiàn)管理一體化的過程中，歸檔工作不但發(fā)生了時(shí)空的“位移”與“擴(kuò)散”，而且在內(nèi)容上也發(fā)生了很大的變化。

傳統(tǒng)的立卷歸檔方法是把紙質(zhì)文件整理成案卷，移交給檔案部門。那么在文件、檔案一體化的流程中，完全可以憑借計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)歸檔工作加以改革。傳統(tǒng)的立卷方式以傳統(tǒng)手工環(huán)境中的紙質(zhì)文件為基點(diǎn)，稱作文書立檔;新型整理方式以O(shè)A 環(huán)境中的電子文件為基點(diǎn)，稱作歸檔文件整理。文件連續(xù)管理論將電子文件生命周期視為“往復(fù)運(yùn)動(dòng)于從生成到處置的連續(xù)體中的一個(gè)過程“，強(qiáng)調(diào)文件工作與檔案工作之間渾然天成的緊密聯(lián)系，要求文件人員在生成文件時(shí)便要考慮到其潛在的檔案價(jià)值從而悉心呵護(hù)，要求檔案人員提前介入到文件工作之中進(jìn)行前端控制以便有效保管未來的檔案。以文件連續(xù)體理論為指導(dǎo)，電子文件必須實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸擋，使具有檔案價(jià)值的電子文件自生成、收到之際便納入檔案部門的掌控之中，并由此監(jiān)控其辦理過程，保證真實(shí)性與完整性，從而維護(hù)其憑證性和可利用性。

文件、檔案一體化管理要求將歸檔工作嵌入到程序設(shè)計(jì)當(dāng)中，并與業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)緊密相聯(lián)，歸檔環(huán)節(jié)的變化是文件、檔案一體化管理所提倡的前端控制原則的集中體現(xiàn)。

二、鑒定

文件、檔案一體化流程中的鑒定較傳統(tǒng)的鑒定要復(fù)雜一些，它需要在整個(gè)文件生命周期過程中反復(fù)進(jìn)行，但每次鑒定的內(nèi)容和目的均有差異。

初次鑒定。在文件、檔案一體化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候進(jìn)行，也就是在編制計(jì)算機(jī)軟件的時(shí)候，就將有關(guān)的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序編入軟件之中，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行文件的初次鑒定工作，這樣可以最大限度地控制文件自動(dòng)消失、或者由于種種誤操作或其他人為的、自然的原因而引起的錯(cuò)毀文件現(xiàn)象的發(fā)生。這種提前進(jìn)行的鑒定，是在對(duì)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)職能進(jìn)行詳細(xì)、全面分析的基礎(chǔ)上，采用“職能鑒定”的方法實(shí)現(xiàn)的;根據(jù)業(yè)務(wù)流程因中所展示的電子文件生成節(jié)點(diǎn)，明確電子文件的種類;結(jié)合機(jī)構(gòu)的主要職能活動(dòng)、重要工作內(nèi)容和關(guān)鍵的工作步驟，將這些職能、工作、環(huán)節(jié)中生成的電子文件作為有價(jià)值的文件保存，其他文件酌惰考慮。將上述結(jié)果反映在電子文件保管期限表中，并將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)，即按照規(guī)定的文件種類(名稱)、區(qū)分文件價(jià)值的依據(jù)和保管期限，開發(fā)自動(dòng)鑒定的功能模塊。文件一旦生成，系統(tǒng)即將文件與保管期限表的條件對(duì)照判斷，然后文件才能進(jìn)入正常的處理流程。初次鑒定主要是內(nèi)容鑒定。

二次鑒定。可以在紙質(zhì)文件或電子文件的介質(zhì)實(shí)體歸檔時(shí)，也就是脫機(jī)保存時(shí)進(jìn)行。本次鑒定當(dāng)然主要應(yīng)由檔案人員(也可以會(huì)同有關(guān)部門人員一起)進(jìn)行。鑒定內(nèi)容則應(yīng)該既包括對(duì)內(nèi)容價(jià)值的鑒定，也包括對(duì)文件原始性、真實(shí)性和完整性，以及對(duì)技術(shù)狀況進(jìn)行的全面性鑒定。

對(duì)電于文件還要進(jìn)行第三次鑒定，可以由機(jī)構(gòu)(企業(yè))檔案室在電子文件保管期滿時(shí)進(jìn)行。然而，由于仍然保留數(shù)字化形式，儲(chǔ)存在光盤、磁帶中的電子文件不需要復(fù)制，以延長其壽命，故這種類型的簽定可以結(jié)合復(fù)制進(jìn)行，并且也應(yīng)該是一種全面性的鑒定。此外，也可以重新復(fù)制一次同時(shí)就鑒定一次。確實(shí)沒有繼續(xù)保存價(jià)值的電子文件，可以剿除銷毀。在電子文件向檔案館信息系統(tǒng)傳送的時(shí)候，應(yīng)該進(jìn)行第四次簽定，以確保進(jìn)館的都是具有永久保存價(jià)值的檔案。

應(yīng)該指出，今后鑒定在檔案工作中的地位將急速上升，終將成為檔案人員的主要職責(zé)。

三、著錄

文件的著錄，是指通過獲取、核對(duì)、分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及文件系統(tǒng)的信息，準(zhǔn)確描述文件的過程及成果。電子文件的著錄，除了繼續(xù)承擔(dān)編制目錄，以備檢索的功能外，還具有保護(hù)電子文件真實(shí)性的作用，其原因在于著錄將電子文件形成之后歷經(jīng)的變化記錄了下來。電子文件著錄的對(duì)象包括文件三要素:內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景。在文件、檔案一體化管理的初始階段，人工著錄是文件著錄的主導(dǎo)方式;隨著自動(dòng)化程度的加深，人工直接著錄的方式將漸漸演變?yōu)橄到y(tǒng)自動(dòng)著錄和人工控制相結(jié)合，其中主要的自動(dòng)化技術(shù)是元數(shù)據(jù)技術(shù)。在文件、檔案一體化管理比較完善的階段，所有的著錄項(xiàng)目將都被設(shè)計(jì)為無數(shù)據(jù)，著錄信息的獲取將由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行。

與傳統(tǒng)的著錄不同，文件、檔案一體化中的著錄將貫穿于文件的整個(gè)生命周期，包括文件編制、登記、處理、歸檔、遷移、利用等全過程;而且著錄的內(nèi)容也發(fā)生很大的變化，不僅包括文件內(nèi)容本身，還包括生成、管理電子文件的活動(dòng)。對(duì)于某一份文件而言，其完整的著錄信息包括三個(gè)部分:第一，存在于電子文件形成時(shí)所在系統(tǒng)中的關(guān)于文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、文件系統(tǒng)及其相互關(guān)系的著錄信息;第二，存儲(chǔ)于檔案管理系統(tǒng)中關(guān)于案卷級(jí)以上的文件集合、系統(tǒng)、歸檔后管理活動(dòng)及其相互關(guān)系的著錄信息;第三，以紙質(zhì)形式存在的著錄信息。

［1］周岳芬.文檔一體化管理探討［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2012(03)．

［2］楊鳳玲.辦公現(xiàn)代化趨勢(shì)下的文檔一體管理芻議［J］．青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版)，2010(01).

［3］張銜，，韓英.文檔一體化存在的主要問題及思考［J］．檔案天地，2005(05).