檔案信息化的系統性及相關性分析

劉文婧

(黑龍江省有色金屬地質勘查七〇六隊 黑龍江 齊齊哈爾 161006)

隨著檔案信息化發展進程的不斷加快，有效的提高了檔案管理的效率，同時對于檔案信息的利用價值的提升也起到了積極的作用。從某種意義上來講，檔案信息化系統等同于檔案信息化服務系統，其是對信息服務的特征和價值的有效體現。作為檔案實體，其在需求價值上主要體現在歷史和憑證等功能上，價值具有持久性、非現行性和穩定性等相對靜態的特性。而且信息需求表征上，其具有行為何妨、決策及享用等功能，其價值具有針對性和時效性等相對動態的特征。檔案作為信息資源，其被開發利用的程度決定了其價值的實現，而且信息價值隨著時間的推移也會不斷的衰減，因此需要對檔案信息化的系統性和相關性有一個正確的認識，從而更好的提高檔案信息化服務系統的可靠性和適用性。

一、檔案信息化服務的系統性認識

檔案信息化系統包括物質元素、技術元素、社會元素和管理元素，這些元素都是與檔案及信息資源的物質形態具有關聯性，這些元素作為檔案信息化系統中的不同元素，這些不同元素之間按照一定的方式相互聯系組成系統的結構，從而進一步決定了系統的功能。通過對檔案信息化系統的結構進行優化，從而決定了系統的開放程度及環境功能。而在檔案信息化系統中，各要素之間的聯系分為確定性聯系和非確定性聯系兩種，這其中檔案物質與管理相關的要素之間的聯系屬于確定性聯系，具有較好的穩定性和持久性。而與技術和環境相關的要素之間的聯系具有不確定性，其穩定性較差。這主要體現在社會管理層面、技術升級及用戶需求等各方面存在著不同的變化，所以相對來講，結構具有不穩定性。因此，可以說檔案信息化服務系統是靜態和動態的統一體，檔案實體相關的各種基本元素在社會作用和技術方面發揮著極為關鍵的作用。

二、檔案信息化服務系統的相關性分析

(一)管理要素與技術要素的相關性

通過數字化信息資源的組織和利用有效的將檔案管理與信息技術結合在一起，而且兩者結合后則衍生出服務系統。因此在檔案管理工作中，需要將管理按角色進行劃分，從而形成最基本的管理元素。而要想描述每一個管理元素則需要從軟件組件的角度來進行理解。軟件在開發過程中，其是將軟件空間的對象形式描述盡可能的接近于現實世界中的實體。這樣這就需要在軟件設計時盡可能的將管理要素及技術要素在內容、功能和描述上更為接近，從而將管理要素及技術要素有效的銜接在一起，確保實現管理與技術的結構化關聯，使管理與技術能夠同步。在檔案信息化服務系統中，在關聯過程中應以管理要素優先，然后以先進技術的應用來引導信息化服務的需求和管理。

(二)屬性要素與操作要素的相關性

檔案的數字化導致系統內多元化的屬性要素，如各種格式的文本、圖形圖像、音頻、視頻等。不同的屬性要素對應的操作模式不同。這種屬性與操作同時存在的異構性導致信息數據處理與利用的復雜性，其組織結構要面對各種不同形式的網絡環境、載體形式、軟件的設計模式、安全保障方式、硬件的物理構成等。這種要素本身及其相關性產生的復雜性使系統的維護代價非常大，這是影響檔案信息化服務系統設計與功能的重要因素之一。為此，可以采用兩種模式的關聯，一是采用復合文檔模式，將文檔與對應的操作集成為一休，形成含有自操作功能的信息實體。二是采用標準化描述或轉換方式，采用足夠的元數據對系統不同類型的屬性要素進行基于標準格式的數字化描述，闡明其所需要的軟硬件環境。第三種方式為組件模式，將一定類型屬性要素通過組件進行封裝。組件方式實現屬性要素與操作要素的關聯是相對最好的模式，一方面可以簡化系統的結構，同時可以使系統結構通過組件組合實現動態的效果。此外，該種模式無論從管理角度還是技術角度都相對容易理解和實現。

(三)相關要素的一致性

在檔案信息化及利用過程中，由于信息與信源的可分離性，因此在信息化與信息服務過程中，要保持檔案實體蘊涵的內容與對應的數字信息在語義上保持一致性也是面臨的關鍵問題之一。檔案是非現行或半現行狀態下的文件，具有長期不變性的要求，但對應的數字信息在利用過程中必然與計算機內存及網絡傳輸信號相關，從理論上來說任何基于數字形式并存在于計算機內存中的數據都是可以被訪問和修改的，只是要求的技術水平和代價不同。因此，為了維護檔案實體與對應信息資源的一致性，必然產生各種附加屬性，保持這些信息與檔案實體相關元素的一致性關聯，需要較高的維護代價和管理成本，同時也導致利用效率的降低。這些要素之間的關聯應建立在主因素基礎之上，在相關技術條件允許的情況下建立以語義為核心的關聯模式，通過語義形成能夠唯一標識的關鍵字段建立各相關信息要素之間的聯系。

三、結束語

開放性、公共性、高效性、可用性、時效性是信息服務的價值特征，原始性、憑證性等始終是檔案基本價值體現。檔案的管理與檔案的信息化在現代信息技術環境下的結合是為了提高檔案的信息價值及檔案的管理效率。這也導致了檔案信息化服務系統的多元復雜性。只有從系統的角度來深層次理解其構成，通過對關鍵要素的相關性分析，設計出優化的關聯模式，才能更好的確保檔案信息化服務系統的價值能夠有效的體現出來。

［1］李健.信息理論與技術對檔案學的影響研究［D］.天津師范大學.2012 －04 －01 ．

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