基于VBA的工資條郵件分發系統設計

關意鵬

（柳州職業技術學院，廣西 柳州 545006）

基于VBA的工資條郵件分發系統設計

關意鵬

（柳州職業技術學院，廣西 柳州 545006）

文章以柳州職業技術學院郵件分發工資單為例，講述如何使用Microsoft Office VBA設計郵件分發系統，通過此系統可以得到每位教職工的工資條文件，并按教職工的郵箱地址批量分發工資條郵件。該研究方案達到了快速分表和批量分發郵件的目的。

VBA；excel；outlook；分表；郵件；工資條

1 引言

在企事業單位里，常要把每月的職工工資情況反饋給每位職工，實現這個目的有多種方法，但均有一些缺憾。在網絡不發達的年代，大多數單位使用工資大表直接打印紙質工資條的方法，這種方法需要花費很大的人力物力；在現在網絡使用率高的時代，很多單位有無紙化辦公的要求，在這樣的要求下，有使用工資大表通過Microsoft Word的郵件合并方法，也有購買財務軟件附加模塊的方法，前者需要人工參與較多，自動化程度不高，后者需要花費較大的資金來維護，并且靈活性不高；當然也有直接共享工資大表的方法，但用這種方法造成個人隱私得不到保護。筆者通過研究，發現可以使用Microsoft Office VBA編程的方式有效解決以上幾種方法的缺憾。下面筆者以柳州職業技術學院郵件分發工資單為例，講述如何用Microsoft Office VBA建立工資條郵件分發系統的過程。

2 系統整體設計思路

企事業單位的財務管理大多通過用友、管家婆等專業財務軟件來管理的，而不管是用什么管理系統，最終可以導出成Microsoft Office所支持的格式，所以本系統直接以通用性、靈活性最強的Microsoft Excel文件為出發點，通過Microsoft Office VBA編寫程序，實現表格自動拆分成職工工資單文件，然后批量制作Microsoft Outlook郵件，職工工資單作為郵件附件發送到職工的Internet郵箱，單位職工通過下載郵件即可看到自己的工資信息，從而實現無紙化辦公的目的，設計思路如圖1所示。

由圖1可以知道，整個過程需經過ABCD四個操作步驟，其中步驟D由職工操作，步驟ABC由單位負責人員操作，而步驟C可使用Microsoft Outlook軟件的自帶功能，所以步驟A和步驟B是需要設計的關鍵程序。

圖1 系統整體設計思路

3 關鍵程序的設計

3.1 按唯一關鍵字拆分表格程序設計

如圖2的流程圖所示，使用主循環程序實現拆分表格的目的，為了使程序運行準確，需對總表進行一定的前期處置以保證總表結構與程序的表格結構需求一致，以及對拆分出來的表格文件存放環境進行初始化處理，為下一步的郵件程序做制作作好數據準備。

另外，在拆分表格程序運行時先對Microsoft Excel進行環境設置，即屏幕顯示控制為不更新狀態，以消除文件產生時的屏幕閃爍問題。

圖2 拆分表格程序設計流程圖

3.2 批量制作帶附件的郵件程序設計

如圖3的流程圖所示，使用主循環程序實現批量制作帶附件郵件的目的，為獲取主循環程序所需的文字信息，可從設置表中讀取，如郵件地址、郵件主題、制表人、聯系電話等，以及對存放附件環境進行附件檢查。

圖3 郵件程序設計流程圖

同樣，在制作郵件程序運行時先對Microsoft Excel進行環境設置，即屏幕顯示控制為不更新狀態，以消除文件產生時的屏幕閃爍問題。

4 系統操作界面及程序運行結果

由于Microsoft Office VBA是通過代碼對Microsoft Office軟件控制實現操作目的，所以建立的系統本身是一個Microsoft Excel文件，這樣系統的兼容性很好，系統約80K大小，易于存儲。系統界面如圖4所示。

圖4 系統操作界面

點擊圖4的[創建分表]按鈕時，分表程序按圖2設計過程運行，程序運行結束后，在C:mytemp目錄下生成唯一字段的職工工資文件，如圖5所示，得到的是95個按職工工號拆分的工資文件。

圖5 拆分表格的結果

點擊圖4的[郵件分發]按鈕時，生成郵件程序按圖3設計過程運行，程序運行結束后，如圖6所示，在Microsoft Outlook的發件箱中可以看到95個帶附件郵件，收件人為職工的Internet郵箱地址。

圖6 Microsoft Outlook中的發件箱

5 結束語

利用Microsoft Office VBA建立工資條郵件分發系統是完全可行的，這種系統的優點是開發速度快，代碼量小，方便存儲，兼容性強，靈活性好，在現實的使用中已取得良好的效果。

[1] 顧璇,徐衛紅,賀征,等.工資管理項目計算機輔助系統的設計[J].應用科技,2014,(6):9.

[2] 張超,劉堅.高校工資管理系統設計與實現[J].科協論壇,2011,(4):42.

How to design a E-mails wages strip distribution system based on VBA

Taking the e-mail wages strip distribution system of LiuZhou Vocational &Technical College as an example ,this article introduce how to apply the software of Microsoft Office VBA to establish a E-mails wages strip distribution system. With this system every college employee can get their wages strip via e-mail. The research approach has achieved the goal of distribute form more quickly and deliver mails in batches.

VBA; excel; outlook; distribute form; e-mail; wages strip

TP311.1

A

1008-1151(2015)01-0010-02

2014-12-10

關意鵬（1978－），男，廣西玉林人，柳州職業技術學院講師，碩士，從事機械制造自動化和計算機技術應用的研究和教學工作。