淺談行政辦公室檔案收集和整理中需要注意的問題

程偉濤

摘要：近年來隨著我國社會經濟的發展和進步，行政事業也取得了累累碩果，進步極大。我國行政辦公檔案管理工作自從《檔案法》等多部相關法律法規頒布后也逐漸規范，并走上了現代化的發展方向。然而在現實生活中，受到環境、社會經濟及人文等因素的影響，行政辦公室檔案收集和整理工作效率仍需要進一步提升，其中存在的問題也必須得到重視才能保證檔案的社會效益得到充分、有效的發揮。鑒于此，本文重點探討行政辦公室檔案收集和整理中需要注意的問題，以供參考。

關鍵詞：行政辦公室檔案；檔案收集；檔案整理

作為行政辦公室工作的基本內容，檔案管理能夠保證其得到充分的使用，并確保其社會效益的發揮。然而社會的發展使得傳統的行政辦公室檔案收集和整理工作中的問題逐漸凸顯，新的社會形勢賦予了該項工作新的內涵和意義[1]。另一方面基礎環節的有效落實是整個行政服務質量提升的前提，因此相關人員必須重視行政辦公室檔案收集和整理過程中需要注意的問題才能確保檔案社會效益的發揮，做好基礎環節的工作。

一、行政辦公室檔案收集和整理工作的社會意義

行政辦公室檔案是行政工作進行的基礎，而收集和整理工作是行政辦公室檔案管理工作的重要組成部分。在檔案管理工作中收集工作是起點，高質量的收集檔案能夠達到充分利用的目的，而檔案整理工作是連接收集和利用工作的橋梁。檔案收集工作有助于充分了解檔案資料，而整理是確保行政辦公室檔案得到利用的根本條件[2]。重視收集和整理工作才能確保檔案管理更為科學化和合理化，增強行政辦公室檔案管理的力度，更好地為組織工作決策和發展方向選擇提供豐富的資料和信息。最后，開展好行政辦公室檔案收集和整理工作還有助于增強電子檔案的檢索功能，提升檔案的利用率，確保資源得到優化配置。

二、行政辦公室檔案收集和整理工作中需要注意的問題

行政辦公室檔案收集和整理工作具有系統性和復雜性特征，必須多方面的問題才能確保工作質量和效率。當前社會形勢下，應當將廣泛收集具有較高利用價值和重要社會意義的檔案資料作為收集的目標，并對其進行整理和保存，為日后服務型政府建設提供信息支持。

（一）編制分類大綱，充實行政辦公室檔案內容

行政辦公室檔案資料的來源及其廣泛，選擇面寬廣，且量大，在對其收集和整理過程中，需要編制分類大綱才能提高檔案整理的效率。首先是公文。作為基層行政事業單位日常處理的基本檔案之一，包含有指導性的材料和資料，應當首先整理上級資料，然后對平級部門的材料按照重要程度進行分類整理，避免遺漏并保證政策和方針的落實；其次，針對需要保存的重要檔案資料，如基層行政事業單位部門活動的相關資料，將其放在平級部門材料的次要位置，但同時需要注意利于保存；最后是包含有先進事跡、內部編印資料等參考資料。唯有對編制分類，并注意充實行政辦公室檔案內容，才能保證各種檔案均被合理歸類，并得到有效保存。

（二）分類存放

存放是檔案收集整理工作的另一項基礎內容，唯有貫徹落實科學合理的檔案存放工作才能保證資料得到充分的查閱和利用，并能夠為基層行政事業單位的發展提供更多的幫助的支持。在具體工作中，結合筆者的工作經驗，建議結合分類大綱為行政辦公室檔案資料準備資料盒，并在其封面的位置明確標記檔案的類型，包括行政收文、協議合同、先進事跡、部門活動資料等[3]，并在資料盒中將收文簿和發文簿整理好，做好相應的編號及標記后進行保存。檔案管理工作人員必須熟練掌握文件的等級、分類和編號標準，養成認真登記、反復核實、小心存放的工作習慣，保證從上到下均形成良好的習慣，使得工作井然有序。最后，檔案管理人員要及時對行政辦公室檔案進行了解，接受先進的意識，不斷積累工作經驗，對編制好分類和大綱的前提下定期進行整理，處理部分不必要的行政辦公室檔案資料。

（三）協調部門間關系，改善配合力度

行政辦公室檔案管理工作需要多個部門協作完成，僅僅依靠辦公室工作人員的力量遠遠不夠，必須得到其他部門的鼎力支持和默契配合才能改善管理效率，尤其是檔案收集和整理工作更是如此。基層行政事業單位上級部門領導需要注意考慮各個部門的特點和職責范圍，明確責任，提升各個部門對檔案管理質量提升的重視力度，確保工程、財務等部門配合好行政辦公室同事的工作，做好檔案立卷任務，保證檔案收集和整理的有效性。此外，在檔案管理工作中引入并充分利用信息技術，確保此項工作的發展方向符合網絡化、信息化的大趨勢，促使各部門員工默契配合，利用現代化信息技術處理員工之間、部門之間的關系，必須重視避免產生檔案信息孤島的問題。

（四）創新手段，挖掘檔案信息

想要保證行政辦公室檔案收集和整理工作的有序進行，檔案管理工作人員還必須具有創新意識，不斷提升自身的業務水平，挖掘檔案資源[4]。盡管當前的方式也能夠滿足行政辦公室檔案有效收集和整理的需求，但是資源的利用率較低，從根本上來講，此種工作方式有礙于行政事業的改革與發展。故此，相關工作人員唯有創新行政辦公室檔案收集和整理的手段，掌握先進的科學技術和全新的理念，借助現代化設備和觀點充分挖掘檔案中的有效、有利信息，才可提升收集和整理工作質量水平，確保行政辦公室檔案管理工作有條不紊地開展。

三、小結

作為基層行政事業單位的重要組成部門，行政辦公室的職責重大，必須確保協調管理和信息傳達等工作任務高質量完成，才能真正推動行政服務中心的和諧發展。而行政辦公室檔案收集和整理工作是辦公室檔案管理的重中之重，對檔案的管理及利用效率也可產生重大的影響，在實踐過程中相關人員必須重視挖掘其中存在的問題，并提出針對性解決方案，同時注重行政辦公室檔案管理制度的建立與完善，提升工作人員的綜合素質，打造一支高素質的檔案管理隊伍，才能真正促進工作效率的提升。

參考文獻：

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