計劃管理在院辦行政工作中的應用

李 萍

計劃管理在院辦行政工作中的應用

李 萍①

在院辦行政管理工作中應用計劃管理，通過建立“計劃—分解—執行—督查/督辦—反饋—考核”循環機制，推動醫院各項工作任務和各項制度的有效落實，同時提升中層管理人員的執行力，以及院辦管理工作能力。

計劃管理 院辦 行政工作

計劃管理是醫院一切工作的基礎，是醫院管理活動的中心環節[1]。醫院辦公室(院辦)作為醫院的綜合辦事機構，主要任務是調查研究、綜合協調、檢查督辦和內外聯系工作，在院長與各個職能部門之間、各臨床醫技等科室之間起著承上啟下和協調作用。其政務、管理、服務的質量和能力的高低直接影響院部決策的貫徹、執行和實施。院辦在行使職能中，通過建立“計劃—分解—執行—督查/督辦—反饋—考核”循環機制[2]，有效準確地把院部的決策貫徹落實，提升職能部門執行力。

1 計劃管理架構

1.1 分類 考慮院辦工作性質，計劃管理的節點分為2類，一類是以職能部門為節點，以醫院年度工作任務、月工作任務、院行政查房、院早交班會議、管理培訓、院行政總值班等全院性的工作為核心內容，收集和反饋院部決策的執行和控制過程中的信息，以提升職能部門執行力。第二類是以院辦自身為節點，以文件起草、公文收發流轉、各種行政會議安排、會議記錄、信訪、接待參觀安排等院辦日常事務性工作為主要內容，以提高科室履行職能的能力。

1.2 管理模式 依計劃管理節點的分類，管理模式亦分2類。以職能部門為節點的管理模式和以院辦自身為節點的管理模式(見圖1、2)。

圖1 以職能部門為節點的計劃管理運行模式

圖2 以院辦自身為節點的計劃管理運行模式

1.3 管理流程 見圖3。

圖3 計劃管理運行流程

2 計劃管理的運作

以項目性工作任務為核心，由院辦牽頭負責計劃管理的運作，包括計劃、組織、實施、督辦、評價等，統一運作，統一管理。

2.1 目標 根據醫院年度工作任務，以及年度項目性工作任務，制定具體的、可衡量的、可評估的、有時間期限的總工作目標，并根據管理層次如部門、人員，將總目標逐級分層，形成不同層次的目標。

2.2 計劃 工作目標確定后，院辦圍繞總工作目標從策略、程序、規劃、規則等內容編制總計劃書，擬定相關工作制度、工作實施流程、考核細則、工作進度時間分配等。依工作重要程度，由院辦主任審核審批，或決定是否遞交院領導審核審批，或提請院長辦公會討論決定。各職能部門根據部門目標制定計劃，交院辦匯總。院辦自身的工作，由項目負責人、具體操作者分別定出個人實施計劃。

2.3 執行 組織參與工作的人員就已定的計劃、相關工作制度、工作實施流程、考核細則等內容進行培訓，按照工作進度時間的安排組織實施。實施過程中收集必要的信息，形成書面材料，并反饋給院辦匯總、分析。

2.4 督查/督辦 全院性的工作，由院辦牽頭，組織相關職能部門成立工作考核小組，對職能部門工作進行督查/督辦、考核。通過行政辦公例會、專項工作會議、行政查房、書面材料匯報、文件承辦單等形式進行督查/督辦。院辦自身的工作，由院辦主任或授權副主任根據月工作計劃、周工作計劃、項目工作進行跟蹤督辦核查，對未完成的工作和任務進行強調和督促。同時，督查/督辦中注意收集資料，分析問題，及時匯報院領導、及時反饋，作出指導或處理意見，保證工作的推進。

2.5 總結與評價 根據收集的資料，對工作的布置、實施、督查/督辦，以及完成情況進行全面、系統的總結、回顧、檢查計劃期內各職能部門、項目工作成果以及院辦自身工作情況，分析計劃與實際實施執行情況的偏差，找出計劃執行中的主要問題并提出解決問題的方法。

3 案例

3.1 “年度工作任務”計劃管理 年度工作任務是一項全院性的工作。年初，醫院的年度工作計劃經過院職代會討論通過，院辦根據年度工作計劃、市衛計委下達的目標任務等起草全年工作任務分解計劃，包括年度目標、目標完成時間、年度目標任務考核細則、督查/督辦方案等，經院辦主任審核后送交院領導審核，同意后提請院長辦公會討論，審核通過后將目標任務分解到職能部門、臨床和醫技科室。各職能部門制訂任務完成時間進度安排表，交院辦統一匯總，便于督查/督辦。各職能部門分別于每周、每月向院辦報告1周重要工作、部門月工作計劃、部門月工作完成情況，院辦形成1周工作計劃安排表、院部工作計劃表、院部工作計劃實際完成時間表，并向院領導報備。同時，院辦以定期專項督辦、院行政總查房、院行政例會、半年工作總結等形式就工作的進度、工作開展情況進行督查，督查中出現的問題以整改通知書的形式及時與職能部門反饋、溝通、解決，并向院領導匯報。年終，各職能部門上報工作總結，院辦組織相關部門根據年度目標任務考核細則進行檢查考核、評分，考核得分交經改辦實行獎懲。

3.2 “院長接待日”計劃管理 “院長接待日”是我院在黨的群眾路線教育實踐活動的第三環節“整改落實、建章立制”階段所建立，是院領導與全院職工之間溝通的有效途徑，院辦負責具體操作。根據國家有關信訪工作的法規，結合醫院工作實際，實行計劃管理，建立了院領導來訪接待日制度、年度院領導來訪接待日安排等，提前1個月進行院領導來訪接待日公示，由院辦工作人員接受預約登記，負責填寫職工來訪預約登記表。接待日當天，院辦負責信訪工作的人員將填寫好信訪人姓名、性別、科室、職務、職稱等基本情況的職工來訪登記表交給接待領導，由接待領導記錄信訪情況，并作出信訪批示。院辦根據領導批示意見，填寫醫院職工來訪交辦單，院辦主任作交辦意見，交承辦部門承辦。承辦期間，院辦定期了解承辦進展情況，實行跟蹤督促。最后，院辦根據承辦情況作信訪結案小結，并報院領導審核后存檔。

4 體會

近年來，由于我們在院辦的行政管理工作中應用了計劃管理，在具體的工作和任務的貫徹執行過程融入“計劃、分解、執行、督查/督辦、反饋、考核”循環機制，推動了醫院各項工作任務和各項制度的有效落實，及時促進醫院各項工作的有序進行，并保證了各項工作的持續改進。院辦和各職能科室之間逐步形成一種合力，讓院辦在各職能科室中處在“學科帶頭人”的角色，引領并帶動著中層執行力的不斷提升。院辦自身工作人員的綜合協調、溝通等管理工作能力也得到了提高。

1 王冬，朱乃蘇，陳志興. 現代醫院管理理論與方法[M]. 上海：上海科學技術文獻出版社，1992：3-263.

2 隋曉琳，饒定虎，吳曉珊，等.計劃管理在雙向執行反饋體系中的應用[J].中國醫院管理，2008，28(8)：8-9.

·本文編校 李 敏·

2015-07-30)

①常州市第一人民醫院 常州市 213003