淺談中專學校檔案管理中存在的問題及對策

張朝梅

摘要：中專學校作為專業(yè)技能人才的培養(yǎng)基地，近年來在黨和國家的大力支持下致力于發(fā)展教育教學事業(yè)，并取得階段性的優(yōu)異成績。然而中專學校的檔案管理工作卻普遍存在滯后現(xiàn)象，使檔案難以充分發(fā)揮其重要的信息資源作用，為學校發(fā)展建設提供服務。本文簡要分析了中專學校檔案管理中存在的問題，并有針對性的提出幾點建議。

關鍵詞：中專學校；檔案管理；重要性；問題；對策

前言：檔案作為記錄真實事件的資料，是直接形成的歷史記錄，具有重要的歷史、經濟、文化、政治等方面的價值。學校檔案是在學校各項組織活動中直接產生的，它真實反映了一所學校從建立之初到發(fā)展壯大的全過程，具有重要的信息資源作用，對學校建設有重要意義。檔案管理工作更是學校各項綜合管理工作的基礎，學校檔案管理水平跟不上迅速發(fā)展的教育事業(yè)，最終將導致不可估量的重大損失。因此學校應順應發(fā)展需求，找出自身在檔案管理工作中存在的不足，并有針對性加以解決。

一、中專學校檔案管理中普遍存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱

由于中專學校領導對于檔案管理工作的重要性普遍認知不足，眼光不夠長遠。認為檔案作為歷史產物，花大量人力物力對檔案進行系統(tǒng)規(guī)范化的管理，浪費精力財力的同時，對學校教育教學的發(fā)展并不能起到直接的作用，因而未向師生傳達檔案管理工作的重要性，導致學校上下檔案管理意識薄弱，對檔案管理工作不理解、不支持，認為檔案管理工作只是單純的收集資料，裝訂成冊即可。久而久之，使學校的檔案管理工作越來越混亂，形成惡性循環(huán)[1]。

（二）檔案管理人員不夠專業(yè)

中專學校一般不設立專門的檔案管理崗位，也沒有專業(yè)、專職人員進行檔案管理，都是由其他崗位上的教育教學人員兼職。而這些兼職人員未經培訓，一方面沒有檔案管理的專業(yè)知識，另一方面又將工作側重點都放在本崗位的教育教學工作上，不會花過多的精力放在檔案管理工作上。甚至做不好基礎的檔案分類、歸檔、整理等工作。這就造成了檔案管理工作不夠規(guī)范、準確性低，使檔案不能發(fā)揮應有的作用。

（三）檔案管理基礎設施不完備

中專學校普遍沒有完備的檔案管理基礎設施。檔案的載體一般僅限于紙張，不做電子錄入存檔。紙質檔案本身保存難度較大，易受環(huán)境、人為等因素影響導致?lián)p壞或丟失，又得不到有效保管[2]。學校將檔案收集好后，經過簡單整理裝訂，一般通過打捆的方式堆放在臨時倉庫里。給檔案的查找造成極大的困難，年代稍久的檔案基本無處可查。

（四）檔案管理制度不健全

中專學校存在沒有設立健全的檔案管理工作制度，或不能真正規(guī)范有效地執(zhí)行現(xiàn)有檔案管理工作制度的現(xiàn)象。使得檔案管理工作無章可依、無據可循或現(xiàn)有管理制度成了擺設，不能真正發(fā)揮作用，最終導致檔案損毀、缺失。

（五）檔案管理技術水平落后

大部分中專學校檔案管理還停留在手工操作階段，這不僅降低了檔案管理工作的效率，還加大了檔案管理的難度，不能夠充分發(fā)揮檔案資源信息的作用。

二、中專學校檔案管理的幾點建議

（一）提高師生檔案管理意識

學校領導應將檔案管理工作劃入日常管理工作計劃的內容中，使其與學校發(fā)展的整體規(guī)劃聯(lián)系起來。強調檔案管理工作的重要性，做到檔案管理與教育教學兩手抓；定期對教職工進行檔案管理教育培訓，通過學習增強教職工檔案管理意識，并使教職工能夠掌握檔案管理基礎知識；引導學生準確、認真填寫檔案。通過學校廣播、宣傳欄等手段，使學生也能認識到檔案管理的重要性，并積極支持學校規(guī)范檔案管理工作的開展。全面增強學校上下檔案管理意識，逐步規(guī)范學校檔案管理[3]。

（二）增設檔案管理專職崗位

檔案管理工作具有極強的專業(yè)性，所以學校務必盡快增設專崗專職。配備專職人員管理檔案，使檔案管理人員有時間、有精力進行系統(tǒng)、規(guī)范的檔案管理。聘用圖書檔案管理專業(yè)或相關專業(yè)人才，并進行崗前培訓，規(guī)范檔案的收集、分類、整理、保管、檢索、統(tǒng)計等各環(huán)節(jié)工作，提高檔案的利用率。

（三）完善檔案管理基礎設施

檔案是具有不可再生特性的原生資源，檔案的存放與保護是檔案管理工作的基礎，因此應盡快按相關規(guī)定配備專門的檔案庫房，做好檔案分類管理，做好庫房防盜、防火、防潮、防鼠等安全工作。妥善保存檔案，減少檔案損毀，延長檔案保存壽命，并確保檔案信息的安全無泄漏。

（四）建立健全、有效的檔案管理制度

以國家教委在1993年出臺的《高等學校檔案工作規(guī)范》為基準，結合中專學校自身具體情況，制定健全、有效的檔案管理制度。明確各級職能部門對于檔案管理工作的職責，規(guī)范檔案管理，使檔案管理工作有章可循、有據可依。將檔案管理工作納入教職工考核內容，定期檢查檔案管理工作進程，獎優(yōu)懲劣。嚴格按規(guī)章制度辦事，真正發(fā)揮管理制度的監(jiān)督作用，盡快使檔案管理工作步入正軌[4]。

（五）提高檔案管理工作技術水平

順應社會發(fā)展，提高檔案管理工作的技術水平，加大投資，引進先進的數字化檔案管理技術，購買檔案數字化管理所需的電子設備，加快數字化進程，在技術層面為規(guī)范檔案管理工作提供有效保障。進一步減少原檔案損失、確保檔案信息安全、提高工作效率、提高檔案資源利用率。

結論：綜上所述，中專學校在迅速發(fā)展的過程中，在對教育教學成果高度重視的同時，同樣不能忽視對檔案管理這一基礎工作的建設。中專學校檔案管理工作也要緊隨學校的整體發(fā)展腳步，在工作開展中及時發(fā)現(xiàn)錯誤與不足，并加以修正，加快中專學校檔案管理規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化進程，使檔案資料真正發(fā)揮其信息資源的作用，為學校的整體發(fā)展做出貢獻。

參考文獻：

[1]唐淑云.廣西中等職業(yè)學校檔案工作的現(xiàn)狀、問題及對策研究[D].廣西民族大學，2014。

[2]孫麗蘭.學校人事檔案管理工作的對策及思考[J].學周刊，2011，（30）：49-51。

[3]李鵬.學校檔案管理中存在的問題及對策探析[J].黑龍江科學，2014，05（07）：199。

[4]呂金蘋.中職院校檔案信息化研究[D].華中師范大學，2011。