淺議中職學校學生檔案管理改革

陳黎航

摘要：中職學校學生的檔案能夠直接反應中職生在校的表現情況，因而成為了社會選拔人才的重要依據，也是中職生走向工作崗位的第一封“推薦信”。因此，這就要求中職學校要重視檔案管理工作，實現檔案的服務功能。但是，從當前中職學生檔案管理工作的現狀看，存在著一系列的問題，亟待解決。

關鍵詞：中職學生；檔案管理；改革

前言：中職學校作為培養技術型人才的搖籃，其檔案管理工作的重要性更為突出。中職生在校學習期間的學習成績、實踐能力等都一一的呈現在學生檔案中，是學校全面掌握學生情況的依據，也是社會用人單位選拔合適人才的憑證。但是，近年來中職學校學生檔案“棄檔”、“死檔”現象十分嚴重，其根源在于中職學校對檔案管理工作重要性認識不足，進而管理不當。

一、中職學生檔案管理工作中所呈現出的問題

（一）檔案管理制度體系不健全且對檔案的重要性缺乏認識

當前，從中職學校檔案管理工作的現狀看，明顯對檔案管理工作的重要性認識不足，中職學校在管理上更注重的是教學質量與效率，當前改革的核心為全面落實素質教育的要求，培養學生的綜合素質能力。殊不知，學生的各項表現均在檔案中，而檔案是學生與社會用人單位接觸的第一道“門檻”。對于檔案管理工作的長期不重視，致使中職學校一直尚未健全相關的管理制度，很多學校甚至沒有專門的管理崗位，進而無法落實相應的管理責任。

（二）檔案收集、整理工作無序化

首先，現在很多中職學校錄取學生后沒再辦理調取學生初中檔案的手續，只能從入學后開始建立學生檔案，一定程度上造成“斷檔”現象。其次，在檔案的收集工作上，由于學校的不重視，檔案在收集的過程中長期處于分散的管理模式下，各部門分別負責自身的檔案管理內容，但是很難做到及時上交歸檔，經常出現檔案丟失、破損的現象。且檔案在填寫上幾乎都是千篇一律，無法突出學生的實際狀況。同時，在檔案的整理工作上，一方面因上交不及時而使學生檔案內容不全，另一方面整理工作開展不到位，經常出現學生檔案積壓的現象，無法實現對有價值信息的集中整理，進而降低了檔案的服務功能。

（三）檔案的服務功能無法發揮

當前，中職學校學生檔案作為學生的個人基本信息，通常都實施密封保存，如果學生個人有需要，需要通過批準才能啟封，很多學生都不能夠熟知自己檔案里面到底都有什么材料。與此同時，這種保管形式也使得在檔案的利用上極為不便，沒有用人單位愿意花時間來查看本來信息價值就不大的學生檔案。進而在這種惡性循環的過程中，“棄檔”、“死檔”現象自然就見怪不怪了。

（四）相關的管理人員專業素質能力不足

中職學校當前從事檔案管理的人員基本上都不具備專業的管理知識體系，進而無法實現對檔案的科學化管理，加上很多學校的檔案管理人員都是身兼數職，沒有時間與精力來實現對檔案的有效管理，也就無法實現檔案的利用價值。此外，有的檔案管理人員自身素質有待提高，在思想上重視不夠，在管理上責任心不足，致使學生檔案無序化。

二、中職學生檔案管理改革的途徑

（一）強化對學生檔案的重視程度，完善相關的管理制度體系

首先，要想確保中職學校學生檔案能夠發揮出自身的服務功能，實現為中職生的職業生涯“保駕護航”，就需要從思想上強化學生對檔案重要性的認識。而這就要求學校要在學生入學之初，做好相關的教育宣傳工作。其次，要求中職學校要完善相關的管理制度。針對當前中職學校檔案管理分散、無序化的現狀，需要以完善的規章制度體系來實現對檔案的集中化、科學化管理，從而明確落實檔案管理責任，督促各部門做好學生檔案收集、整理、歸檔工作，保證學生檔案的完整與安全，從而為實現檔案的有效利用打好基礎。

（二）充分開發學生檔案的價值，以實現檔案的服務功能

針對當前中職學校封閉式的檔案管理模式，需要學校在重視學生檔案價值的基礎上，實現對檔案的開放式管理，進而實現檔案的服務價值與功能。只有實現檔案的開放式管理，才能使學生及時了解到自身在校期間的實際狀況，進而針對不足實現自我的完善與提高；也只有實現檔案的開放式管理，才能使中職學校及時了解學生的不足，從而實現因材施教，提高教學質量與學生的專業素質能力；也只有這樣，社會用人單位才能將學生檔案作為有效的選拔人才的憑證，進而使檔案為學生的就業服務。

（三）實現學生檔案的信息化管理模式

隨著將信息信息技術的發展，檔案管理工作已基本上實現了信息化管理模式，因此，中職學校要與時俱進的更新自身檔案管理的模式，從而為學校檔案管理改革、甚至是學校的整體改革開拓創新。實現檔案的信息化管理，能夠有效的提高檔案的管理質量與效率，并能夠實現檔案的高利用率，進而從根本上避免“棄檔”、“死檔”現象的發生。

（四）全面提升檔案管理人員的專業素質能力

面對當前學生檔案管理工作的重要性以及管理模式的創新，需要中職學校全面提升檔案管理人員的專業素質能力。一方面，要加大培訓力度，使其具備專業的檔案管理知識、計算機檔案管理模式下的操作技能等，另一方面，要提升管理人員的素質，使其承擔起自身管理工作的責任，真正的為實現學生檔案的有效管理、發揮學生檔案功能與價值貢獻出自身的力量。

總結：綜上所述，面對當前中職學校檔案管理的現狀，要想提高學生檔案的利用率，充分發揮學生檔案的功能，從根本上解決當前“棄檔”、“死檔”現象，就需要中職學校提高學生對檔案重要性的認識，并完善相關的管理制度體系，充分開發檔案的利用價值以拓展檔案的服務功能，并在實現檔案管理信息化的基礎上，全面提升管理人員的能力素質，以確保中職學校檔案管理工作改革的順利進行，實現檔案管理的目標。

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