醫(yī)院基建檔案的科學(xué)發(fā)展之路

王亞琦

摘要：本文以醫(yī)院基建檔案管理重要性的簡(jiǎn)單分析為切入點(diǎn)展開論述，接著闡述對(duì)醫(yī)院基建檔案管理不科學(xué)、醫(yī)院基建檔案管理缺乏專業(yè)人才以及醫(yī)院基建檔案管理的硬件建設(shè)不足三個(gè)角度簡(jiǎn)要分析醫(yī)院基建檔案管理中的問(wèn)題，最后從強(qiáng)化專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)提升基建檔案意識(shí)、實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的可持續(xù)發(fā)展以及加強(qiáng)基建檔案管理的硬件建設(shè)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化三個(gè)角度詳細(xì)闡釋醫(yī)院基建檔案管理的科學(xué)發(fā)展之路。

關(guān)鍵詞：基建檔案；管理；發(fā)展

醫(yī)院部門的基建檔案管理的工作對(duì)象主要是基建管理和工程項(xiàng)目管理中比較有價(jià)值的文字材料、圖表報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙以及影音材料等。醫(yī)院基建檔案是本單位基層工作的詳實(shí)記錄材料，主要記載著工程過(guò)程與醫(yī)院建設(shè)的階段性成果。隨著我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的發(fā)展和基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的不斷增多，許多基建材料和相關(guān)信息逐漸成為檔案管理的服務(wù)對(duì)象，為以后醫(yī)院的基建、擴(kuò)建和改建積累了大量的檔案信息，能夠?qū)σ院蟮慕ㄔO(shè)活動(dòng)提供必要的幫助。

一、醫(yī)院基建檔案管理的重要性

在醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)工程期間，無(wú)論是開始的項(xiàng)目立項(xiàng)儀式，還是最后的竣工質(zhì)量驗(yàn)收活動(dòng)都有大量值得保存起來(lái)的文字材料和圖表報(bào)告，一份份檔案資料記載著醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)過(guò)程中的每一個(gè)具體環(huán)節(jié)，從而形成具有很高價(jià)值的體系化檔案資料。因此，醫(yī)院部門的基建檔案不僅是醫(yī)院規(guī)模發(fā)展壯大的詳實(shí)記錄，也是醫(yī)院工作人員與基建人員的智慧結(jié)晶。基建檔案記錄著醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的前期設(shè)想和規(guī)劃，記載著基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的技術(shù)可行性和經(jīng)濟(jì)合理性，為醫(yī)院部門以后的改建和擴(kuò)建提供強(qiáng)有力的研究支持。醫(yī)院部門的基建檔案還記錄著投資預(yù)算中的技術(shù)數(shù)據(jù)和費(fèi)用數(shù)據(jù)，為將來(lái)審計(jì)部門的核查提供了豐富的第一手材料，能夠有效控制醫(yī)院財(cái)產(chǎn)的流失與管理階層中的貪污受賄現(xiàn)象。

二、醫(yī)院基建檔案管理中的問(wèn)題

醫(yī)院基建檔案管理工作起步較晚，管理工作經(jīng)驗(yàn)不足，信息化程度不高，也沒有現(xiàn)成的模式可以借鑒，存在著一些不盡如人意的地方。

第一，對(duì)醫(yī)院基建檔案的管理不科學(xué)。在基建過(guò)程中，檔案管理工作經(jīng)常受到忽視，往往在工程竣工后才匆匆準(zhǔn)備施工過(guò)程的檔案材料，甚至是主觀編寫一些丟失的材料，從而造成了基建資料不能如期歸檔和檔案質(zhì)量的下降。另外，建設(shè)工地的資料員專業(yè)技能欠佳，檔案管理的經(jīng)驗(yàn)不足，上交的基建檔案材料在書寫、格式、手續(xù)保存、原件管理等方面存在較大問(wèn)題，從而使檔案質(zhì)量很差。尤其在竣工圖編制方面存在的問(wèn)題更加嚴(yán)重。

第二，醫(yī)院基建檔案管理缺乏專業(yè)人才。醫(yī)院部門的基建檔案管理人員一般是由醫(yī)生、護(hù)士兼職，專業(yè)不對(duì)口，基建檔案管理人員面對(duì)如此多的文字材料、圖表報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙以及影音材料等茫然失措，不知道如何進(jìn)行科學(xué)化、高效化的管理，只能將基建檔案存放保護(hù)起來(lái)。能力偏低、專業(yè)經(jīng)驗(yàn)不足的基建檔案管理人員在資料的存檔、歸檔、管理方面存在較大問(wèn)題。

第三，醫(yī)院基建檔案管理的硬件建設(shè)不足。在基建過(guò)程中，檔案室一般都設(shè)置在工地旁的簡(jiǎn)易房?jī)?nèi)，雖然能夠方便檔案材料的及時(shí)歸檔與查閱，但是簡(jiǎn)易房潛在的安全問(wèn)題很大，如果發(fā)生狂風(fēng)、暴雨、大雪等惡劣天氣時(shí)直接威脅到簡(jiǎn)易房的安全以及存放在其中的基建檔案材料的安全，而且檔案材料一旦受損，就無(wú)法修復(fù)，另外，簡(jiǎn)易房不具備防蟲、防潮的措施，非常不適合基建檔案的存放。

三、醫(yī)院基建檔案管理的科學(xué)發(fā)展之路

（一）實(shí)現(xiàn)基建檔案管理的科學(xué)化

第一，強(qiáng)化專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提升基建檔案意識(shí)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層要利用舉辦專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)班的途徑提升全員對(duì)基建檔案重要價(jià)值的認(rèn)識(shí)，積極學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，大幅度提高全體工作人員的檔案管理意識(shí)，提醒所有工作人員注意保護(hù)和及時(shí)歸還借閱的檔案資料，提升檔案資料的安全等級(jí)，使科學(xué)化檔案管理的理念得到推廣和普及。因此，專業(yè)技術(shù)已經(jīng)成為基建檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的有力抓手。

第二，嚴(yán)格材料歸檔程序，提升入檔資料質(zhì)量。在醫(yī)院基建檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員要與施工單位及監(jiān)理單位積極協(xié)商，明確材料歸檔的程序以及入檔資料質(zhì)量的具體要求，將檔案管理的相關(guān)要求細(xì)節(jié)印刷成文字材料，讓施工單位及監(jiān)理單位的材料整理人員明白自己的工作要求和材料要求，從而有效減少檔案資料交接過(guò)程中對(duì)質(zhì)量要求出現(xiàn)分歧的現(xiàn)象。另外，基建檔案管理人員對(duì)施工單位及監(jiān)理單位的檔案資料按照具體質(zhì)量要求逐一核查，對(duì)文字表述不清楚、格式不正確、圖表不細(xì)致、手續(xù)不完備的情況都拒絕入檔重新整理，把好檔案資料的入檔關(guān)，為醫(yī)院基建檔案質(zhì)量的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

第三，強(qiáng)化項(xiàng)目竣工資料管理，規(guī)范檔案資料內(nèi)容。《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定項(xiàng)目竣工檔案資料必須由施工單位和監(jiān)理單位合作完成，并明確項(xiàng)目竣工檔案資料中編寫工作與審核工作的具體分工和職責(zé)。醫(yī)院基建檔案管理人員要與監(jiān)理人員協(xié)商好項(xiàng)目竣工資料的審核標(biāo)準(zhǔn)，共同要求與監(jiān)督施工單位保質(zhì)保量地進(jìn)行項(xiàng)目竣工檔案的編寫和準(zhǔn)備工作，對(duì)建設(shè)過(guò)程中的施工圖、竣工圖以及突發(fā)事件處理記錄都要一一記錄在案。

第四，完善檔案管理制度，落實(shí)個(gè)人崗位職責(zé)。醫(yī)院管理階層要制定和完善本單位的檔案管理制度，提高基建檔案管理人員的工作規(guī)范性和科學(xué)性，使檔案收集、檔案整理、檔案歸檔、檔案保密、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案借閱等諸多工作細(xì)節(jié)都有翔實(shí)的操作規(guī)范，不但提高基建檔案管理人員的質(zhì)量意識(shí)和法律意識(shí)，也要提升檔案管理人員的專業(yè)工作技能，更要落實(shí)個(gè)人崗位職責(zé)，明確個(gè)人檔案管理工作的具體內(nèi)容與應(yīng)該擔(dān)任的具體責(zé)任，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的可持續(xù)發(fā)展

高等院校畢業(yè)的專業(yè)人員很少到醫(yī)院部門工作，在一般醫(yī)院中能夠擔(dān)當(dāng)起醫(yī)院基建檔案管理的綜合型人才少得可憐，因此，醫(yī)院基建檔案管理的科學(xué)發(fā)展只能依靠?jī)?nèi)部挖潛。首先要選擇比較年輕、有學(xué)習(xí)精神和鉆研能力的工作人員擔(dān)任基建檔案管理工作，使基建檔案管理的后期提升工程擁有足夠的潛力以及人力資源支持。其次，強(qiáng)化基建項(xiàng)目與檔案管理的協(xié)調(diào)一致，防止出現(xiàn)檔案管理過(guò)程中的臨時(shí)抱佛腳現(xiàn)象，規(guī)范基建檔案管理人員的日常工作，有效提高基建檔案管理水平，為基建檔案管理的科學(xué)化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。最后，對(duì)基建檔案管理人員進(jìn)行分期培訓(xùn)，給予基建檔案管理人員提高個(gè)人專業(yè)技術(shù)與業(yè)務(wù)能力的機(jī)會(huì)，幫助基建檔案管理人員拓展知識(shí)視野，做好成為優(yōu)秀檔案管理人才的準(zhǔn)備。

（三）加強(qiáng)基建檔案的硬件建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

首先，提升簡(jiǎn)易房使用過(guò)程中的危險(xiǎn)意識(shí)，及時(shí)做好惡劣天氣的防范工作。簡(jiǎn)易房成為醫(yī)院基建檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)無(wú)法避免，而在簡(jiǎn)易房中進(jìn)行基建檔案管理工作的確存在很多不安全因素，因此，在基建檔案管理過(guò)程中要大力提升簡(jiǎn)易房使用過(guò)程中的防范意識(shí)，及時(shí)做好惡劣天氣的防范工作以及防火、防盜、防蟲準(zhǔn)備，將基建檔案管理中的危險(xiǎn)系數(shù)降到到最低。

其次，針對(duì)檔案管理的硬件條件，實(shí)行檔案管理的安全高效，尤其要強(qiáng)化對(duì)當(dāng)天入檔的文字材料、報(bào)告圖表等紙質(zhì)材料的管理，將入檔的紙質(zhì)檔案及時(shí)送交醫(yī)院的檔案室，以防范突發(fā)惡劣天氣對(duì)紙質(zhì)檔案材料的直接威脅。基建檔案管理人員還要對(duì)電子版材料養(yǎng)成及時(shí)備份，并及時(shí)上傳到醫(yī)院檔案室儲(chǔ)存，以防不測(cè)。

最后，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高基建檔案管理的科技含量。信息化與先進(jìn)化是檔案管理工作的發(fā)展方向和有效途徑，能夠極大地提升基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，科學(xué)規(guī)范檔案管理人員的工作行為，實(shí)現(xiàn)基建檔案管理質(zhì)量的大幅度提升，有助于實(shí)現(xiàn)基建檔案管理的科學(xué)化。

結(jié)束語(yǔ)

積極探究醫(yī)院基建檔案管理的科學(xué)發(fā)展之路，大力提升基建檔案管理的服務(wù)質(zhì)量與業(yè)務(wù)水平，全面開發(fā)醫(yī)院基建檔案管理的潛在價(jià)值，完善醫(yī)院各部門的體系發(fā)展，有效解決醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中基建檔案管理的短板，協(xié)調(diào)醫(yī)院各部門之間的關(guān)系，為醫(yī)院整體服務(wù)質(zhì)量與工作效率的提升奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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