高校檔案分類歸檔工作探析

賀莉++程依萍

摘 要：科學(xué)規(guī)范的檔案管理是高校穩(wěn)步發(fā)展的前提，做好檔案管理工作，應(yīng)建立健全的管理體制，開(kāi)創(chuàng)優(yōu)秀的檔案管理，是提升高校的管理水平。實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化歸檔，是檔案利用的基礎(chǔ)，是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展，提升高校在競(jìng)爭(zhēng)中的地位。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高校檔案；歸檔；利用

一、問(wèn)題提出

檔案是最早產(chǎn)生的文獻(xiàn)之一，是現(xiàn)代社會(huì)信息的重要門(mén)類。高校檔案是學(xué)校發(fā)展的重要組成部分，是學(xué)校發(fā)展的一部分，又要與學(xué)校發(fā)展共進(jìn)，同時(shí)在學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮獨(dú)特的作用。它由具有保存價(jià)值的各種文字，圖表，聲像等構(gòu)成，因此作好檔案管理工作，是檔案利用的前提。檔案實(shí)體管理分為收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)，隨著檔案的信息化發(fā)展，很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案替代。檔案機(jī)構(gòu)在收集檔案之后，須對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)的整理， 對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的整合， 并采取多元化的利用方式，為社會(huì)提供良好的實(shí)踐服務(wù)，因此檔案的收集及立卷就成了一項(xiàng)非常重要的工作。

二、高校檔案分類具體工作

檔案工作由校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，納入高校整體規(guī)劃，建立健全的檔案機(jī)構(gòu)、檔案庫(kù)房，由高校各部門(mén)選出兼職檔案員，每年由兼職檔案員整理移交給檔案機(jī)構(gòu)的檔案工作者，并立卷入庫(kù)。

高校檔案主要分為五大類：學(xué)生成績(jī)、論文、名冊(cè)等為教學(xué)類；學(xué)校行政、黨群部門(mén)產(chǎn)生的文件、會(huì)議紀(jì)要?dú)w為黨政類；財(cái)會(huì)檔案、學(xué)校申請(qǐng)的科研項(xiàng)目及基建部門(mén)的相關(guān)資料；學(xué)校派遣相關(guān)人員出席的國(guó)際會(huì)議，考察、講學(xué)，聘請(qǐng)的境外專家、中外合作辦學(xué)，港澳臺(tái)專家、學(xué)生等材料歸為外事類；其次為出版及聲像類。下面，分別對(duì)各類檔案的歸檔進(jìn)行詳細(xì)探討。

（一）教學(xué)檔案

教學(xué)工作是學(xué)校工作的重心，它擔(dān)任著重要角色，教學(xué)檔案是反映教師和學(xué)生教學(xué)的情況及對(duì)學(xué)術(shù)成果的肯定，具有一定的保存價(jià)值。由于過(guò)去學(xué)校對(duì)檔案的不重視，使得學(xué)生成績(jī)混亂、缺失等不規(guī)范化的歸檔，給檔案的利用帶來(lái)了極為不便，也給學(xué)校及學(xué)生造成了負(fù)面影響。隨著檔案知識(shí)的普及，高校各部門(mén)對(duì)檔案工作逐漸重視，通過(guò)檔案管理工作者對(duì)各學(xué)院的指導(dǎo)及協(xié)助，教學(xué)檔案形成了一套規(guī)范化的歸檔流程。各學(xué)院每年對(duì)學(xué)生成績(jī)按班歸至檔案館，學(xué)位論文以學(xué)院為單位進(jìn)行歸檔，最后由檔案工作者對(duì)成績(jī)進(jìn)行編目、裝盒、輸機(jī)；學(xué)位論文則實(shí)行一人一盒制。在利用教學(xué)檔案時(shí)，直接在檔案管理系統(tǒng)里輸入相應(yīng)的信息，查詢到檔號(hào)，取出檔案，從而提高了檔案利用的效率。

（二）黨政檔案

黨群行政檔案包括學(xué)校各行政單位每年產(chǎn)生的文件，是評(píng)價(jià)黨群、行政工作和檔案工作的依據(jù)。黨政檔案包括人事處的聘用合同，審計(jì)處審計(jì)資料，黨政機(jī)關(guān)形成的文件，會(huì)議材料，政府部門(mén)頒發(fā)的文件、法律法規(guī)以及一些有參考價(jià)值的文件。具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料必須準(zhǔn)確、簽章手續(xù)完整，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救。

黨政檔案的文件資料為原始件，按時(shí)間順序排列。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正文在前，附件在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后的歸檔原則。

（三）基建、科研、財(cái)會(huì)檔案

基建檔案是高校校園中各種建筑物，地上、地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、施工等活動(dòng)的記錄，是評(píng)估基建工作和檔案工作的依據(jù)，是反映項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程。包括基建文件、施工技術(shù)文件，施工合同、設(shè)計(jì)圖紙、投標(biāo)文件等。基建檔案按項(xiàng)目組卷，剔除重份，圖紙采用“手風(fēng)琴”式折疊。

科研檔案是反映高校科研成果的依據(jù)，包括科研管理、科研準(zhǔn)備、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等文件。與國(guó)內(nèi)外合作的研究課題，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)申報(bào)所獲得的各項(xiàng)成果，均應(yīng)由兼職檔案員整理移交給檔案工作者。

財(cái)會(huì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等材料，是記錄學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的史料。由專人按照財(cái)會(huì)檔案移交清冊(cè)所列的內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并簽名蓋章，任何人都不得私自拆封或抽換。最后檔案工作者對(duì)財(cái)會(huì)檔案的保管期限定期對(duì)舊的財(cái)會(huì)檔案進(jìn)行專業(yè)銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀單位出具銷(xiāo)毀憑證。

（四）外事檔案

外事檔案是學(xué)校對(duì)外合作的橋梁，它由出國(guó)、出境資料，專家聘用合同，學(xué)術(shù)交流涉外教育等材料組成。高校外事檔案能真實(shí)反映學(xué)校對(duì)外合作與交流的全過(guò)程，是支撐本科教學(xué)水平提高的依據(jù)。在歸檔過(guò)程中需去粗取精，概括整理出高層次的檔案信息，分類整理、裝盒，對(duì)同一性質(zhì)的檔案進(jìn)行文摘匯編，以便于不同的利用。外事檔案的查閱須由單位開(kāi)介紹信，持本人身份證，登記后方可允許閱看。

（五）出版、聲像檔案

由學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、學(xué)術(shù)刊物以及出版的樣書(shū)、審稿單交由檔案工作者統(tǒng)一編制目錄，對(duì)于出版合同、原稿則由部門(mén)建立出版社檔案分室，高校檔案館指導(dǎo)協(xié)助。

聲像檔案是指被計(jì)算機(jī)識(shí)別，按一定格式存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)上的電子檔案，如照片、視頻等。電子檔案能節(jié)約能源，節(jié)約檔案占用空間，易于管理，不易丟失，可以提高工作效率。隨著檔案信息的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，電子檔案已成為高校檔案歸檔的趨勢(shì)。因此聲像檔案應(yīng)選擇聲音、圖像清晰、完整，體現(xiàn)主題內(nèi)容等因素的材料，按載體類別、年度、保管實(shí)體順序編號(hào)，打印或粘貼實(shí)體說(shuō)明標(biāo)簽、檔案目錄、保管期限、制作單位及時(shí)間。

三、結(jié)語(yǔ)

高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)，因此做好檔案的歸檔是檔案利用的支柱。檔案開(kāi)發(fā)利用已經(jīng)成為了不可缺失的信息資源，加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案工作者需指導(dǎo)各部門(mén)形成一個(gè)規(guī)范的歸檔流程，在立卷中，編制好目錄、檔號(hào)、備考表等，這將有利于檔案的高效利用。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)，將重要的紙質(zhì)檔案制作成電子檔案，方便查詢，為紙質(zhì)檔案的不確定因素提供了備份。在人才資源開(kāi)發(fā)上，成立熟悉檔案業(yè)務(wù)及計(jì)算機(jī)操作的復(fù)合型人才，加強(qiáng)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督工作。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，使高校得以穩(wěn)定、健康的發(fā)展。

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