強化檔案利用 發揮社會效益

薛麗

摘 要：檔案利用的價值在現代社會是不言而喻的，然而盡管這已引起大多數有識之士的共鳴，但是檔案利用卻遠遠沒有發揮到其實在的作用和功效，在檔案的開發和利用過程中存在著很多的漏洞和不足，這是所有檔案管理人員和相關人士應該共同探討和改變的地方。本文從檔案利用的各個方面入手，尋找目前的檔案管理工作中的不足并提出措施加以強化，以充分發揮其社會效益，服務社會大眾。

關鍵詞：檔案 管理 利用 社會效益

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098x（2015）06（b）-0000-00

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，檔案利用是檔案利用者通過檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。特別是在二十一世紀的今天，所有的事業單位、企業單位幾乎都完整地保存著相關業務的檔案信息，以備查閱和校對。雖然如此，檔案利用卻遠遠沒有發揮到它的價值。

1 目前檔案利用工作的不足

利用不到位，就是由于種種原因使得物不得盡其用，那么檔案就永遠只是鎖在檔案室里的檔案，并沒有實際的價值，這是非常可惜的意見事情。為了強化檔案利用工作，必須認識到目前檔案利用的不足，才能夠有依據、有針對性地進行完善。

1.1 檔案利用意識薄弱，被動因素占主導

不僅是檔案利用人員，檔案的收集、管理以及領導者的重視程度都存在這種情況，大多數人是因為任務或者工作的關系必須去查找以前的檔案才會去翻。毫無疑問保存檔案的目的是為了發揮其作用，為了得到利用，只有社會民眾真正形成了學會利用檔案、善于利用檔案的良好風尚，檔案利用才會達到一個很好的效果。這就必須提高利用者的檔案利用意識，意識到檔案利用的重要性和價值。

1.2數字化與文本資料不同步，頻現管理漏洞

眾所周知，現在的檔案管理工作基本都依賴于數字化系統的運轉，在利用檔案也依賴數字系統進行查找和校校對。然而，電腦里面的信息畢竟是人錄入的，且需要人工不斷更新內容，在這個過程中，容易發生種種電子檔案與實際不符的情況，有時甚至是錯誤顛倒的信息，這就在源頭上造成了檔案利用時的弊病。這些疏漏往往是由于操作者粗心大意所致，因為檔案整理工作十分繁雜，但這并不足以成為造成紕漏的借口，正是因為這樣反而應該加倍耐心、細心，把工作做得盡量完美。

1.3 檔案利用信息反饋未得到重視，相應改善工作滯后

這一話題似乎超出了檔案利用工作的范疇，實則不然，利用者的信息反饋，往往能夠直接且十分真切地放映問題，只有重視這些問題并盡早改善，才能夠更好地發揮檔案利用工作的作用。檔案利用信息的反饋可能來自內部工作人員也可能來自任何一位調取檔案進行研究的人，這些都是檔案的直接接觸者和使用者，提出的問題往往能夠切中要害。而事實情況是利用者的反饋信息往往得不到管理者的重視，更不會進行相應的調整和改善，常見的態度是“隨他去吧”。這樣一來必然造成檔案利用者反饋的信息難以實現其價值，更加嚴重的是久而久之很少有人會再提意見和建議，對于檔案利用中的疏漏和不足，管理者和利用者都只抱著隨波逐流的心態聽之任之。

2 強化檔案利用的舉措

上述提出的三個問題，為我國檔案利用中存在的切實現狀，明確了主要的問題所在，則必然要采取相應的措施，使檔案利用充分發揮效益。針對上述提出的三個主要問題，對治措施如下。

2.1 增強檔案利用意識，讓檔案“物盡其用”

所有檔案的最佳歸宿都是發揮自己的功能，在社會工作的相關領域起到積極的作用。檔案的管理和利用其實是一個龐大的環節，涉及到這個環節中的每個部門或者個體都是不容 忽視的。首先，是領導意識的轉變。檔案管理都從屬于一定的企業或國家單位，而這些企業或單位的領導往往具有相關事情的決定權，因此只有他們意識到檔案利用的價值才能促進實際工作的開展；其次是檔案管理人員，管理人員進行整理和錄入的過程，都關乎著檔案最終能否準確快速地被利用者發掘；第三就是利用者的意識，舉一個不太恰當的例子，消費者拒絕皮毛制品可以減少珍稀動物的損害，反之，利用者檔案利用意識的蘇醒也會促進檔案的有效利用，使社會受益。

2.2 完善檔案數字化管理，提高利用效率

首先，數字管理系統的安裝必須選擇權威的有信譽的公司，保證系統的正常運行和日常維護；其次，在進行信息錄入和增減時，要堅持小心謹慎的原則，因為此項工作一步錯，則步步錯，最后到達利用者手里的，可能是無用的錯誤信息，可能導致很惡劣的后果。如文本檔案的位置問題，檔案的位置一般都會按照按阿拉伯數字或者英文字母排列，且檔案文件越多，文件名越復雜，若錄入者不慎將其中的字母錄錯一個字，可能需要花費數倍的時間來糾正。相反，如果妥善處理好這一環節，利用者只需鼠標一點，就能查找到相應的信息和檔案所在，這就必然大大提高檔案的利用效率，利用者也能獲得更多的時間和精力將檔案信息化為知識，應用到相關領域之中去。

2.3重視后期反饋信息，有過必改且速改

其實，利用者的信息反饋也是檔案利用工作的重要一環，并不應該將其拋諸腦后，通常，利用者將信息返回管理機構，也是為了下次能夠獲得更好的利用體驗，從而促進檔案利用的改善和發展。管理者根據需要適當做出調整，不僅是服務一兩個人，而是服務整個需要利用檔案的群體，這在無形中也將提高檔案的利用效率。檔案部門與用戶的互動，是檔案得以由“閉關鎖國”到“對外開放”的重要因素，且開放的程度和寬度直接影響到檔案的被利用程度、檔案的價值。檔案的最終目的就是為了被利用，而利用的最終目的就是為了使其在相關領域發揮應有的作用，從而對這個社會產生積極良好的影響。

3 結語

綜上所述，若能從檔案利用意識、檔案數字化管理、檔案利用信息反饋等方面正視當前工作的不足，并采取積極有效的措施對相關工作進行改善、完善，那么檔案的利用水平將有很大的提高。檔案的利用水平提高了，相應的社會效益也將得到實現，最后受益的會是每一個社會成員。當然， 檔案利用的過程中遠遠不止上述所指出的幾個問題，也還有更加完滿的對治措施須待探討，每一個檔案管理者、利用者甚至是普通民眾，都應該到檔案利用的社會價值，不斷強化檔案利用，以實現更加優越的利用體驗和更好地社會效益。

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