水利工程檔案管理技術問題與對策研究

王煥芳 王曉娟 孫樹清

摘 要：在水利事業的發展日漸受到國家重視的現在，水利工程檔案的管理工作卻未能同步受到國家及各參建單位的同等重視。本文從筆者的工作經驗出發，探討了水利工程檔案管理技術方面存在的問題，提出了4點解決建議，相信對從事相關工作的同行能有所裨益。

關鍵詞：水利工程，檔案，管理，對策，建議

中圖分類號：TV512 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）06（a）-0000-00

水利工程檔案是指水利工程從其立項到竣工等各個建設階段直接產生的具有重要價值的各種原始的文件材料，如：建設項目規劃立項的各種報審批復文件、項目的可行性研究分析報告、建設前期地質水文氣象環境勘測報告、水利工程的設計文件和設計圖、水利工程建設的施工過程記錄、水利工程梭工驗收報告等。其內容表現形式多種多樣，主要有文字、數據、圖紙、相片、錄像、圖表等。它是水利工程項目開展規劃、管理、勘測、設計、施工、運行、維護、科研、抗災等工作的重要依據，包含了許多成功的經驗和失敗的教訓，記載著許多寶貴的信息，是國家做出相關水利管理決定和策略的重要依據和憑證。

在水利事業的發展日漸受到國家重視的現在，水利工程檔案的管理工作卻未能同步受到國家及各參建單位的同等重視。在水利工程建設過程中，各參建單位缺乏規范化的管理制度，缺少專業的檔案管理人員，對待檔案的收集整理工作不認真，對水利工程檔案管理工作沒有創新意識，在水利工程檔案管理方面不愿意投入太多的資源，認為檔案管理工作不值得受到如此的重視，因為缺少對水利工程檔案潛在價值的認識。這些都是導致各參建單位輕視水利工程檔案的管理對工程管理所起到的作用的原因，是他們看不到規范的檔案管理對水利工程日后的使用、維修，以及水利工程建設科技進步的重要作用。

因此，研究并解決這些水利工程檔案管理技術上的問題，對水利工程檔案的管理工作，開拓水利事業，促進國家經濟發展，具有重要意義。

1 水利工程檔案管理技術方面存在的問題

1.1水利工程檔案收集歸檔不及時

水利工程檔案管理不同于企事業單位檔案管理。水利工程檔案絕大部分形成于建設施工過程，使其管理工作從文件材料的收集到整理成標準形式的檔案的這段過程中，都具有太多的不定性因素。小型水利工程大多是施工要求急、建設周期短、形成的文件材料數量不多，不易引起各參建單位的足夠重視；大型水利工程建設工期長，參與建設的單位多，形成的文件材料涉及范圍廣、專業多，內容繁雜，稍有疏忽就可能遺漏。再加上建設施工人員組成復雜、臨時機構解散，都是致使文件材料的遺失重要因素。目前，大多數參建單位都是在水利工程建設的后期才開始著手文件材料的收集和整理工作，忽視文件材料的及時收集，從而導致了文件的遺失，造成復印件多、原件少，原始資料嚴重缺失等現象。在歸檔時間方面，我國《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦[2005]480號）第二十三條規定：“工程檔案的歸檔時間可由項目法人根據實際情況確定。可分階段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目歸檔工作和項目法人向有關單位的檔案移交工作，應在工程竣工驗收后三個月內完成？”。但這種規定，在目前的很多水利工程的建設過程中都不可能嚴格執行，大部分的水利工程檔案都是勉強移交。

1.2水利工程檔案質量差

根據《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦[2005H80號）第十條規定：“水利工程檔案的質量是衡量水利工程質量的重要依據，應將其納入工程質量管理程序？”。在水利工程單項驗收和竣工驗收時，驗收小組應認真對整理好的水利工程檔案的質量進行評定，凡未按要求提交水利工程檔案或提交的水利工程檔案不符合規定的參建單位，均不得通過驗收或進行質量評定。目前多數水利工程的檔案在質量方面存在三個主要問題：一是在應歸檔文件材料整理的責任上劃分不夠明確。例如，同時由幾個參建單位共同形成的資料（如工程驗收簽證資料）只需一個單位提交即可，究竟由誰負責編制整理應有明確規定，避免出現誰都管或誰都不管的現象；二是應歸檔文件材料整理不符合工程檔案整理辦法，內容不夠齊全。如今的現象是，大部分參建單位為節省人員和開支，沒有設立專門的檔案管理崗位，文件材料的收集和整理工作，是由非檔案專業人員負責。因為其缺乏檔案整理方面的專業知識，導致整理出來的檔案沒有按照規范進行組卷，存在書寫不規范，紙張標準不統一、數據不完整，分類籠統而不精細，卷內文件聯系不緊密，組合不合理等問題；三是文件材料的整理工作與移交接收工作嚴重脫節，導致整理質量較差的案卷無法補救。

1.3水利工程檔案保管不嚴格

在水利工程的建設過程中，某些文件材料會經常被使用，如設計施工圖紙、施工進度計劃、施工工序安排、以及相關的行政報審文件和批復等。這些文件材料在其形成之后的利用中，因為沒有相關利用制度，缺乏規范化的利用管理，對借出和歸也缺乏相應的管理手續。

1.4水利工程檔案信息化程度不高

隨著我國信息化、現代化的建設，水利工程在建設管理等方面急需改革。計算機和網絡的普及，使得越來越多的文件直接在電腦上產生，通過網絡傳輸。面對無紙化辦公的提出和發展，傳統的檔案管理顯得相對滯后和低效，無法滿足現代化管理的需求，不能適應時代的要求。這就對水利工程檔案的收集、整理、移交、保管、利用等方面提出了新的要求一一檔案管理信息化。

水利工程建設管理與日常的企事業單位管理不同。水利工程建設的各參建單位臨時聚集在一起，隨著水利工程建設的完工而分散，與具有長期穩定性的企事業單位在管理上有根本上的差異。是不同性質、不同規模、不同地域的水利工程的建設，其復雜程度也不同，一般的項目管理軟件并不適合所有的水利工程，幵發設計適合所有水利工程建設的項目管理軟件具有一定的難度，開發設計適合特定水利工程建設的項目管理軟件又大大加大了投資成本。再加上水利工程建設工期限制，各參建單位項目部僅在建設期間存在，為避免麻煩，各參建單位各自為陣，在內部使用各自的項目管理軟件，對外依舊以傳統紙質文件為主。有信息化意識的建設單位也只是把收集到的紙質文件材料，掃描轉化為電子文件的形式保存。

2 水利工程檔案管理技術方面的建議

圖1 水利工程檔案管理技術方面的建議

2.1做好水利工程檔案的收集工作

水利工程檔案的收集主要抓緊工程建設的三個階段內的檔案收集：第一個是前期工作階段。水利工程檔案行政管理部門要主動與水利工程各參建單位的文件材料管理人員密切溝通，指導他們建立相應的文件材料保管利用制度和文件材料的收集工作，掌握工程項目的動態，督促他們及時的將有關批件和資料收集，分類保存，并按制定制度進行管理。第二個是施工階段。水利工程檔案管理部門要經常與各參建單位的文件材料管理人員取得聯系，要求他們按規定收集整理并保管好各類工程檔案資料，保證各施工環節的檔案資料完整。必要時可對各參建單位的檔案管理工作進行檢查，為梭工時檔案驗收做好準備。第三個是竣工驗收階段。水利工程檔案行政管理部門要主動參與水利工程的驗收，認真審查歸檔的檔案材料的完整性和真實性，堅持水利工程檔案與水利工程項目同步驗收，若檔案驗收不合格則不能確認水利工程項目梭工，否則不予決算。

大部分水利工程因工程浩大、復雜程度高，會產生跨年度建設的情況。在這種由于其工期時間長，施工期間人員變動較大的情況下，產生的文件材料雜亂，且十分容易遺失。在管理上一般會采取分類方法對文件材料進行收集管理，一般將需要收集的文件材料分為四大類：一是建設前期調研文件：如：項目建議書、可行性研究報告等；二是設計類文件，如：項目設計書、設計圖紙等；三是施工類文件，如：建設實施方案、施工報告、施工日志等；四是梭工驗收及資料，如：工程質量評定報告、竣工驗收報告等。分類管理能使文件材料歸檔及時、清晰、完整，為建設過程中的利用工作提供方便。

2.2做好水利工程檔案的整理工作

具體整理過程可按以下幾部分著手：一是水利工程建設前期階段。需要特別注意的是一些報批文件材料，應按照報批程序，文字材料在前，報批圖紙在后；正式批件在前，請示報告在后的順序排列。二是水利工程勘測設計階段。主要以勘測、設計單位形成的水文、地址、氣象等基礎性資料和水利工程各種設計文件材料為主，應按專業整理。三是水利工程建設施工階段。主要是施工技術文件材料和竣工驗收文件材料，施工技術文件材料按照單位工程、分部工程、分項工程結合施工程序和專業進行整理；質量評定材料和驗收記錄，按單項工程進行聱理，檢查件按單位工程整理。在各階段的各類文件材料整理的同時，要注意把握好文件材料之間的內在聯系性，注意前后關系不要混亂，把整理好地材料分別按規范裝訂成冊，構成完整的工程檔案。

雖然水利工程建設過程中的文件材料管理一般由產生文件材料的單位負貴，但鑒于目前實際情況，大部分參建單位配備檔案管理人員非檔案專業人員，對文件材料的收集整理工作了解不全面。因此，水利工程檔案行政管理部門不能坐等其成，應在水利工程檔案的形成過程中，對歸檔責任部門的文件材料收集整理工作進行協助，全面指導檔案管理人員做好文件材料的整理歸檔工作，為日后整理水利工程案卷打下基礎。

2.3堅持水利工程檔案管理與工程建設同步

水利工程文件材料收集不及時是導致水利工程檔案不完整的最主要原因。堅持水利工程文件材料收集管理與工程建設同步是解決這一問題的有效措施。

首先，在水利工程建設過程全階段建立檔案管理機構，配備專兼職檔案管理人員；在編制水利工程項目建設計劃中，將健全的檔案管理制度，檔案庫房，檔案裝具均列入其中；在水利工程建設施工階段，簽訂的合同條款內應包含檔案管理相關內容，如制定檔案管理工作標準和切實可行的、落到實處的檔案管理工作職責。保證在水利工程建設施工正式開始前，做好水利工程文件材料收集管理的準備工作，為水利工程建設施工過程中的文件材料收集管理工作打下良好扎實的基礎。

其次，做好水利工程建設各個階段的文件材料與建設進度同步收集，齊全、完整的文件材料是水利工程檔案管理的基礎。從水利工程項目的提出，建檔工作即應開始，完整的建設前期文件很重要，特別是在維護各參建單位合法權益方面，是很重要的依據憑證，對劃定責任具有重要作用，在水利工程竣工驗收時也是必查的內容之一；在水利工程建設準備階段，形成的文件材料相對較少，利用與傳遞也不多，其收集、整理要與之形成同步；在水利工程建設施工階段，文件材料利用較為頻繁，難以做到像建設準備階段那樣與文件材料的形成同步收集，因此，就要進行文件材料的同步跟蹤管理。

2.4加強水利工程檔案管理的信息化建設

檔案管理手段的現代化，是實現檔案管理現代化的基本標志。要實現水利工程檔案的數據化管理及網絡化報送和傳遞，滿足水利工程建設者在多方位、多區域對水利工程檔案利用的需求，為資源所需者提供方便、快捷且高效的擋案利用服務，一是實施采用科學的“流程控制”管理模式。根據水利工程建設活動的內容進行分類、編制檔案號（工程代號、分類號、案卷號），使水利工程檔案管理在水利建設過程之初就反映在設計文件和設計圖紙上（包括紙質和電子文檔）；二是實現檔案管理工作標準化。實現檔案管理工作標準化是對檔案工作科學管理的一種手段和要求，是實現檔案管理現代化的前提，也是提高檔案管理工作水平的必經之路。

實現檔案資源信息化，就要在檔案管理的總體規劃、分類設置、材料收集整理以及掃描、建立目錄等方面形成一個集成化的系統。隨著計算機網絡技術的快速發展，水利工程檔案管理信息化建設要從服務內容、服務方式、服務手段三個方面進行創新。由被動的服務向主動地提供服務轉變；由傳統人工管理檔案的模式向計算機信息化管理模式的轉變。利用計算機特有的運算速度快、存儲信息量大、精確度高、自動進行運算以及邏輯判斷能力強等特點，在文件材料的收集整理階段，可運用計算機進行文件材料的收集、整理、編制檢索目錄和編制內容介紹；在整理成了檔案之后，可通過計算機進行檔案的接收、查找、借閱和歸還工作，同時，對于到期應銷毀的文件自動給予判定和提示；在檔案管理上，可對于檔案庫房進行管理，以及其他工作，如檔案統計以及為檔案的編研工作提供服務等工作。通過運用計算機對檔案進行管理，可以進行數據的輸入、輸出、插入、修改、檢索、查詢、統計、打印、刪除等功能；同時還具有判別、篩選的功能。利用這些功能可對檔案進行鑒定工作。運用計算機進行現代化的檔案管理具有占用空間小、儲存信息量大、查詢檢索方便、對檔案的利用能力強、傳輸速度快等特點，能快速地、大量地提供所需的檔案信息，提高了檔案利用的工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。

隨著電子文件作為一種新形式的信息載體運用在檔案領域，其特點和優勢將使它逐步替代傳統的紙質檔案。根據水利工程建設的實際及水利工程檔案管理的模式，由網絡部門開發了電子檔案管理應用軟件，為水利工程檔案管理部門提供電子檔案的儲存、保密及查詢等服務。建立的檔案數據網站，形成了以電子檔案管理為核心的信息化數據庫，在達到了資源共享目的的同時，也極大方便了檔案的利用，提高了檔案所需人員自助利用檔案的問題，使其在最短的時間內查詢到自己所需的信息。

計算機網絡技術給水利工程檔案管理工作帶來了前所未有的深淵影響。要大力推行對各種多媒體形式的檔案，如縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在水利工程檔案中的運用。要重視在水利工程建設過程中產生的各類電子文件。將水利工程建設期間的工程照片檔案、聲像檔案、紙質檔案制成多媒體并刻錄保存，充分利用計算機網絡技術，在對水利工程檔案信息保存管理的同時，加大對信息的加工和開發利用，拓寬水利工程檔案利用的深度，充分做到資源共享。

3 結束語

檔案的生命在于利用，做好檔案資料的收集、歸檔、保存、管理工作也是為了利用。只有對水利工程檔案的開發利用，才能真正體現其價值，從而更好地開發利用水利工程檔案信息。

參考文獻

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