事業單位檔案管理現狀及對策

郜尚義 （內蒙古自治區地質環境監測院 010020）

事業單位檔案管理現狀及對策

郜尚義 （內蒙古自治區地質環境監測院 010020）

為了落實和貫徹科學發展觀，建設服務型的政府，我國開始推行事業單位改革，檔案管理作為一項與其他管理工作聯系緊密的管理工作，也開始凸顯出其重要性，也逐漸受到了人們的重視。在這一背景下，不少事業單位開始注重和完善檔案管理工作，但是檔案管理工作的現狀仍然不容樂觀，存在著一些不足和問題。本文將結合當前事業單位檔案管理工作的現狀，提出了一些對策，希望能夠為事業單位檔案管理工作的創新提供一些借鑒。

事業單位；檔案管理；現狀；對策

檔案管理是一項具有管理學、服務性的工作，整理和記錄了事業單位的各個活動，體現了事業單位的發展過程，因此，對事業單位的各個文件進行科學管理，是一項非常重要的工作，它能夠對事業單位今后的發展提供一些借鑒和方向?，F階段，雖然隨著事業單位的深入發展，檔案管理工作水平也得到了提升和完善，但是仍存在著與其他部門的科學化、規范化發展不協調、不一致的問題，這在一定程度上影響了事業單位的整體發展。針對這種狀況，作為事業單位檔案管理工作者，我們必須要弄清工作中的不足和問題，并研究和探索相應的應對措施，以便促進事業單位管理工作的順利繼續。

一、事業單位檔案管理工作現狀

（一）對檔案管理工作認識不深

當前，不少事業單位的領導沒有認識到檔案管理工作的重要性，沒有意識到其對單位發展的作用和影響，有相當一部分管理人員認為檔案工作只是對單位的各種各樣的資料和數據進行整理、記錄和保存，工作內容和任務簡單，缺乏對檔案管理的正確認識和各種支持，這導致檔案管理工作不能順利進行，也沒有發揮其應有的作用。另外，由于領導的不重視，導致檔案管理工作人員缺乏工作動力，管理意識比較薄弱，甚至認為自己的工作可有可無，因此對自己的工作比較懈?。贿€有一些檔案管理人員雖然能夠以較為積極的心態面對工作，但是在收集和整理資料、數據時缺乏有效的方法，對干部職工檔案材料的認識不足，只盡到了保管員的責任，而沒有規范整理和保管這些材料。再加上很多事業單位沒有將檔案管理作為季度、年度工作考核的范圍內，這種忽視在一定程度上導致檔案管理工作流于形式，沒有發揮實質性的作用。

（二）檔案經費投入少，軟硬件設施薄弱

事業單位檔案管理是一項復雜的涉及多個部門的工作，做好這項管理工作，需要滿足多方面的要求，首要的一點就是有健全的基礎設施，有充足的資金投入，但是當前不少事業單位沒有達到這個要求。尤其是隨著社會的發展，辦公系統不斷完善，不僅會有紙質檔案材料，以后還會有更多的電子檔案，但是受資金不足的束縛，以及領導的重視不足，相當一部分事業單位的檔案基礎設施不完善，檔案材料庫房建設不規范，保管條件差，對溫度和濕度等沒有辦法控制，使得紙質材料產生霉變等不良現象。甚至有些單位的檔案室不僅面積小，還在空的地方堆放其他物品，這非常不利于檔案的管理、利用，而且不少電子檔案也因為存放環境而出現損壞的現象。

（三）缺乏專業人才

社會的發展離不開人才，同樣，企事業單位的發展也離不開人才，尤其是專業的優秀的人才更是不可獲取的。檔案管理作為一項專業的、復雜的工作，必須要有專業的人才才能勝任，專業性的檔案管理人員直接決定了檔案管理的質量和效率，但是由于人事制度的改革，定編定崗使得每個崗位的編制收緊，配備兼職檔案員是多數機關、事業單位普遍存在的現象，這些兼職檔案員在單位身兼多職，事務太多，變換頻繁，交接不及時、不到位，缺乏系統的業務知識培訓，檔案業務水平不高，導致資料收集不齊全不完整，劃分保管期限混亂，技術不到位，所整理的檔案不符合要求。比如，有些事業單位由于對檔案管理工作不夠重視，缺乏專業的管理人才，致使很多重要的信息和資料沒有被及時整理和保存，給單位的整體工作造成了一定的損失；或者檔案管理人員缺乏相應的專業知識，沒有及時掌握先進的管理方法和手段，不僅提高了管理的成本，而且管理效率低下。

（四）檔案管理制度有待于完善

俗話說：“沒有規矩不成方圓?！蔽覀冏鋈魏问隆⑷魏喂ぷ鞫家裱欢ǖ牡赖乱幏痘蛞幷轮贫?，檔案管理工作同樣要遵照相應的秩序和制度。但是，目前有不少事業單位的檔案管理制定還不健全，甚至漏洞百出，給檔案管理工作造成了一些麻煩。比如，檔案的序號不規范，案卷標題信息不清，有的案卷缺少卷內目錄，這給檔案查閱造成了困難；有的視野單位在檔案的收集、整理、保護、保密和借閱等多個方面缺少相應的制度，也影響了檔案管理工作；還有一些事業單位雖然有管理制定，但是卻不按制度行事，使規章制度成了擺設。

（五）檔案管理的信息化工作亟待加強

隨著科技的發展，各政府和事業單位都開始使用信息化的辦公系統，這大大提高了工作效率，目前，雖然有不少事業單位的檔案管理工作轉向了信息化，但是很多只是實現了利用管理軟件來進行檔案的錄入、排序和檢索等，還未能實現資源共享，導致檔案資料的利用率較低，也沒有發揮出它應有的功能。

二、提高事業單位檔案管理工作的對策

（一）提高對檔案管理工作的認識

各事業單位的檔案管理工作要想獲得較高的效率，發揮其應有的作用，就需要單位領導和檔案管理人員對這項工作有足夠的重視，改變那種把檔案管理當做可有可無的輔助性工作的局面。首先，領導應當明確檔案管理在單位整體工作中的重要性，要認同和支持這項工作，并把它列入到單位的發展規劃中，列入工作日程中，使這項工作享受與其他門部門的管理工作同樣的考核和獎罰制度，這是做好檔案管理工作的前提。其次，其次，需要通過培訓、學習等方式改變檔案管理工作人員的觀念，提升他們的責任感，使他們在思想上引起高度重視，在行動上由被動變為主動，由應付了事變為常規工作，確保檔案工作步入正常發展軌道。

（二）加強資金投入，完善基礎設施

落實檔案管理工作，不僅要有思想上的重視，也要有物質上的支持，即加強資金投入，逐漸完善基礎設施，使檔案資料的存放科學、安全、有序。首先，事業單位領導認識到檔案工作的地位和重要性后，應當根據檔案部門的規模劃撥足夠的資金，使檔案室的硬件設施逐步健全和完善起來。比如，購買檔案柜，配備專業的防火防潮的檔案庫房，庫房內應有滅火設備和空調等。其次，檔案管理人員應當及時檢查檔案室的基礎設施，如防火、防蟲、防潮、放光等安全設備和設施要經常檢查，一旦有損毀和不足，要及時維修，或上報領導及時補充。

（三）提高檔案管理人員的綜合素養

檔案管理工作具有復雜性、專業性、綜合性等特點，這些特點就決定了檔案管理人員不僅要掌握專業知識和技能，還要具備較高的政治素養，和高度的責任感，因此工作人員的綜合素養對檔案管理工作也會有較大的影響。首先，應該減少檔案管理人員的變動，保持檔案管理隊伍的穩定，檔案管理工作是一項專業性、實踐性和操作性都很強的工作，若是不具備豐富的實踐工作經驗，檔案收集、管理規范是很難達到要求；其次，加強對管理人員綜合素質的培訓。一方面，隨著科技的發展，檔案管理也在與時俱進，因此必須對員工進行定期的培訓、對其原有的知識結構不斷更新，同時也加強職業道德建設，樹立檔案管理人員的職業榮譽和職業道德觀念。另一方面，加強對檔案管理工作人員政治素養的培養和提升，檔案管理工作的機密性和政治性都很強，因此管理人員必須有敏銳的政治觸覺、嚴明的紀律和高度的責任感。

（四）健全檔案管理管理工作制度

事業單位各部門工作的順利有效開展都離不開完善的、健全的規章制度，檔案管理工作也不例外，管理制度是開展工作的保障，因此，管理部門應當制定和完善檔案管理制度，使檔案管理人員在工作時能夠有法可依、有章可循。要建立和健全檔案管理部門的工作制度，可以從以下幾方面做起：首先，要加大對檔案管理工作重要意義的宣傳，使干部和職工主動配合檔案材料的搜集和整理工作。事業單位的檔案是國家的寶貴財富，檔案管理部門要對行政管理、勞動人事、經營生產、項目建設等活動中形成的文件材料制定嚴格的移交制度和獎懲措施，確保文字、圖片、聲像、實物等各門類檔案應收盡收、應歸盡歸。其次，要在單位的資金預算中納入檔案管理設施的現代化，年底再對工作進行考核。再次，領導的重視不僅表現在對檔案設施的完善方面，也表現在對檔案管理工作的督查考核方面，單位主管檔案建設的領導應該定期對檔案工作的開展進行指導和考察。

（五）實現檔案管理信息化

隨著科技的飛速發展，計算機信息技術已經被應用到了生活、工作的各個領域，檔案管理工作也開始向信息化的方向發展，而且，現代化的管理方式能夠大大提高事業單位檔案管理工作的效率和質量，能夠準確反映檔案的信息，而且查找、借閱、使用也更加方便。因此，事業單位的主要領導要注重管理工作的信息化，加強計算機、網絡技術的應用與管理，在配置檔案信息化管理設備的同時也應該要對員工進行信息化管理的培訓，培訓內容包括光盤、縮微、聲像等先進的檔案管理技術。另外，國外的一些國家的檔案信息化管理已趨于成熟，我們可以學習和借鑒外國經驗，加強檔案管理的數字化。當前，事業單位檔案管理正面臨著新的機遇和挑戰，加快檔案現代化管理進程，不僅能夠有效地發揮檔案的利用工作，還能適應信息社會發展的需求，最重要的是能夠最大限度地為本單位各項業務工作和社會服務。

總而言之，檔案管理是一項復雜的工作，在事業單位的穩步發展中有著不可替代的作用。要發揮它的功能，提高其工作效率，我們應當抓住行政改革的契機，認識到檔案管理的重要性，加強管理意識，在健全管理制度的基礎上創新管理方法，形成一套系統的科學的管理方法，進而促進事業單位檔案管理工作向現代化、科學化、規范化的方向發展。

[1]林麗．淺談事業單位檔案管理現狀與優化對策[J]．才智，2012（30）．

[2]張忠燕．淺談事業單位檔案管理存在的問題及對策[J]．科學教育前沿，2013（7）．

[3]李春艷．淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J]．華章，2013（13）．