信息化背景下加強事業單位財務檔案管理研究

楊鳳杰

吉林市體育總會辦公室

信息化背景下加強事業單位財務檔案管理研究

楊鳳杰

吉林市體育總會辦公室

如今的21世紀早已是信息化時代，為了讓事業單位的發展也能跟上時代的潮流，就必須加快檔案管理信息化改革的步伐，需要各方不斷進行研究摸索，使得財務檔案管理水平能不斷提高，并推進我國的信息化建設進程。

信息化；事業單位；財務檔案管理；研究與探討

財務檔案信息化管理與傳統管理方式相比是存在較大的優勢的，對于節約資源，實現資源最大化是非常有效的。以下是筆者對于事業單位財務信息化管理優勢的一些看法：

1.事業單位財務檔案信息化管理的優勢

1.1.信息化管理在存儲環境上的優勢；

據調查研究所示，較多的事業單位還是采用的傳統的財務檔案管理模式，比如說，人工進行檔案信息的記錄，以紙張為載體進行存儲，而紙張存儲存在一個較大的問題就是需要一個防蟲防潮的存儲空間，而若是存儲環境不良就很容易造成字跡模糊、紙張破損等情況的發生。而若是采用信息化管理財務檔案的方式，在存儲這方面的問題就完全不存在，且能在查找和對賬上有極大的便利，而硬盤存儲最終財務檔案，也能便于保存和管理，對于事業單位財務檔案管理水平的提高是極有幫助的。

1.2.信息化管理在使用查詢時的優勢；

傳統的模式對檔案進行管理，在檔案信息的使用和檢索上會有很大的困難，因為根據財務相關查閱制度規定，使用者需要辦齊相關的申請和審批手續才能翻閱和調取財務檔案的信息，且需要費時費事的進行順序查找才能找到自己需要的檔案信息。值得注意的是，許多人在查閱完之后很難將檔案恢復到原來位置，這對財務檔案管理人員的工作造成了更大的困難也增加了工作量。

2.我國事業單位財務檔案管理工作的現狀

其實從總體上來說，我國事業單位的檔案管理基本設施還是很完善的，會有專門的檔案室，檔案管理人員也具備一定的專業素養，在工作表現上也是較為積極向上的。但是，從部分上來說，還是存在較多問題的。

2.1.財務檔案管理信息化建設步伐較慢；

由于各事業單位在財務檔案管理工作的信息化建設不夠重視，在信息化建設上難以做到充分利用現代高新技術進行管理工作的輔助，這導致檔案資源難以實現優化配置且檔案信息也不能實現規范化管理。

2.2.財務檔案管理人員素質需要進一步提高；

信息化管理是現今極為熱門且高效的管理方式，在各個不同的領域都得到不斷推廣，這就使得財務檔案信息化管理成為一種趨勢和潮流，而這對財務檔案管理人員來說提出了更高的要求。就現今管理人員的素質來看，是難以滿足信息化管理的要求的，特別是在相關高新軟件的熟練使用和新興知識的接受水平上存在較大的不足，需要得到相關的培訓得以進一步提高。

2.3.財務檔案管理規范制度不完善；

檔案管理的內在要求就是管理規范化，而管理的規范化需要在財務檔案管理的各個環節中都要有所體現。然而，在實際管理過程中，會出現由于相關設備落后、上級領導的重視程度不足、各部門人員的業務水平較低導致財務檔案管理難以實現規范管理，也嚴重限制了財務檔案管理水平的提高，影響了管理質量。

3.信息化背景下加強事業單位財務檔案管理水平的措施

由于上述等問題，事業單位的財務檔案管理水平難以提高，為改善此現象，需要不斷優化財務檔案信息化管理的機制，發揮財務檔案管理該有的職能，筆者認為具體可以從以下幾方面入手：

3.1.建立科學有效的財務檔案管理制度；

國家對于財務檔案管理上是有一定的法律規范要求的，而各個單位也有其自己的一套規章流程。筆者認為，單位根據國家頒布的《檔案法》等相關法律法規，再根據公司實際情況建立科學有效和完善的檔案管理制度，且需確保財務數據、檔案的真實性和有效性，這是比較合理的做法。財務檔案管理部門也應該認清自己的定位，是服務于財務部門工作的，作為財務檔案管理部門的一員，需提高自身素養，促進部門發展，提高工作效率，實現資源利用最大化。

3.2.加強財務檔案管理信息化的設備配置；

財務檔案管理工作較為繁瑣復雜，并不是單個環節就可以完成的，需要各個部門、各個環節間的緊密聯系。從最初財務信息的搜集和錄入，到最終數據利用與延伸，各個步驟都起著其該有的作用，是密不可分的。故財務檔案管理的設備需要齊全和科學，不僅要有計算機這一基本配置，還要有掃描儀、局域網絡和安全可靠的數據庫，并配置一定數量的安全管理軟件和硬件，如此才能保證財務檔案信息化水平的不斷增長。

3.3.促進財務檔案管理水平走向標準化和規范化；

管理制度不可大而化之，需要針對公司的現狀和經營發展要求制度，而財務管理檔案的指導也是如此，要建立在參照國家檔案管理的標準上，再根據實際財務發展狀況，制定出最符合自身發展的管理制度。筆者認為，對不同類型的財務數據進行分層管理，不失為一種高效的信息化管理方式，能在統一的標準下對檔案內容進行數字化轉換，實現資源共享，如此能夠避免在財務檔案使用過程中的諸多問題，也能促進財務檔案數據庫的建立。

3.4.加強對財務檔案管理人員的培訓；

各個領域的專業人才都是十分緊缺的，而人才是21世紀最為重要的資源。在財務檔案信息化建設過程中，對工作人員的素養提出了更高的要求，筆者認為，事業單位需要注重對相關人員的專業培訓工作，定期開展講座或者培訓課程，讓其了解到這個行業內最新的技術和知識，幫助相關管理工作人員提高自身素養，促進知識結構的更新換代，增加其知識儲備量，也能幫助財務部門工作效率的提高。

4.結束語

隨著現代高新技術水平的不斷提升，對于事業單位財務檔案管理也提出了更高的要求，而推進其信息化的建設是完全符合時代發展潮流和社會進步的，對于公眾來說具有更為深遠的現實意義。因此，筆者認為，要在信息化的背景下不斷研究探討如何加強事業單位財務檔案管理水平，促進事業單位的可持續科學發展。。

[1]楊欣欣.事業單位財務檔案管理探討[J].城市建設理論研究（電子版）,2014,(25).

[2]陳董來.信息化視角下事業單位檔案管理芻議[J].行政事業資產與財務,2014,(18):204.

[3]楊淑芬.如何實現事業單位會計檔案管理工作的高效性[J].行政事業資產與財務,2014.

楊鳳杰（1963-），女，漢族，吉林省吉林市人，中級檔案館員，本科，財務檔案管理。