機關檔案管理工作中存在的問題及對策

邵瑩瑩

山東棗莊嶧城區法律援助中心

機關檔案管理工作中存在的問題及對策

邵瑩瑩

山東棗莊嶧城區法律援助中心

科學、規范的機關檔案管理，能夠提高機關管理的工作效率及管理質量，為機關工作的有序、平穩運行提供保障，但在實際管理中還存在眾多的問題，本文筆者就簡單分析目前機關檔案管理工作中存在的問題，并在此基礎上提出切實有效的改革措施。

機關工作；檔案管理；問題；對策

一、機關檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理理念需更新

一些行政機關檔案管理理念陳舊，在工作中還存在著“為保管而保管”、“重保管輕利用”的思想，對于檔案的重視程度不夠。隨著科技水平的不斷提高，檔案管理工作領域新的問題層出不窮，沒有與時俱進的管理理念是不行的，其產生的不良后果已經顯現，同時檔案工作的滯后也嚴重影響了單位整體效能的發揮。

（二）檔案保管條件需改善

多數單位檔案室存放空間不足，設施、設備不齊全，庫房、辦公、閱覽功能不區分。還有一些檔案室像“雜貨鋪”，檔案資料隨意存放，一些很重要的檔案象廢紙一樣丟在一角，存在嚴重的丟失、霉變隱患。更有甚者檔案室存在嚴重的安全隱患，安全防范設施不達標，在這種保管條件之下，一旦發生火災等事故或者自然災害，很多珍貴檔案可能毀之一旦，造成不可彌補的損失。

（三）檔案管理技術需提高

雖然目前都在提倡信息化辦公、無紙化辦公，但是許多單位的檔案室依然沿用傳統的手工檢索、查詢方法，存在著查找不全面、查詢效率低的問題，還容易出現檔案破損、檔案丟失等情況。有的檔案室雖然配備了計算機，但是缺乏相應的配套設施，沒有連網，不能掃描，有的沒有應用軟件，使先進的設施成了擺設，發揮不了作用。有的檔案室與檔案形成部門設備、技術不兼容，接收檔案困難。

（四）管理人員素質需提升

一是檔案管理人員專業技術不高，對檔案相關法律法規不了解，不明白歸檔范圍、保管期限等相關規定，或者沒能嚴格完成對檔案的保護、修復等基本工作；二是檔案管理人員不重視提高自身素養，導致面對新的設備、新的技術無從下手，不能順利完成上級分配任務；三是檔案管理人員中專職人員較少，存在著大量的兼職人員，導致了檔案工作效率低下；四是檔案部門對管理人員缺乏有效的培訓與激勵機制等，導致管理發展滯后于技術發展。

二、改進機關檔案管理問題的對策

（一）增強機關檔案管理工作的服務理念

首先要從服務內容改變，從檔案數量要求向質量要求轉變，要堅持“以利用為中心”的檔案工作指導方針，加大檔案編研的工作力度。檔案編研工作就是充分挖掘和發揮檔案資源作用，適時把相關的信息轉化成編研成果，直接為機關的中心工作服務，從而使編研成果發揮出最大的社會效益；其次要改變服務方式，由被動服務向主動服務轉變。新時期機關檔案部門應立足收藏，面向未來，大膽改革現有的檔案管理模式，在檔案管理的現代化、信息化、服務化、開放性上下大氣力，建立管理科學、反應敏捷、運行靈活的管理體制，改變“重保管、輕利用”的做法，將重點放在檔案資源的開發利用上，努力實現服務方式的社會化、多元化、優質高效化。

（二）提升機關檔案管理工作的資源建設

機關檔案工作要從部門和社會實際需求出發，不斷加大檔案收集力度，改善檔案收藏結構，豐富檔案內容。一是要在重大活動（事件）檔案的收集上求突破。增加重點工程檔案、重大活動檔案，部門領導要高度重視，檔案人員要積極參與，采取錄音、攝影、錄像等方式直接形成重大活動的聲像檔案，拓展檔案收藏領域。二是要在民生檔案、微觀領域檔案的收集上求突破。注意做好對單位職工個人檔案信息的收集，模范人物、知名人物檔案收集，服務對象相關信息的收集，提高檔案信息的實用性，增強對社會公眾的服務能力。三是要在新型載體檔案的收集上求突破。充分應用現代科技手段，加強檔案的信息化建設，應用錄像、磁盤、光碟等新型載體完整記錄機關重大活動(事件)和領導活動，不斷豐富和充實檔案館內容，為社會政策和積累各種的信息資源，從而提高檔案的服務能力。

（三）優化機關檔案管理工作的管理方法

為了增強機關檔案的真實性、可靠性、準確性，機關部門應該對檔案管理方法進行優化，充分有效的利用現代化帶來的科技成果，讓檔案管理的工作做到數字化，信息化。利用現代化的科技成果是實現檔案工作的健康有序發展的重要手段，可以有效的提升管理檔案的質量和效率，可以有效的縮減檔案管理方面所需的經濟費用，可以有效的方便檔案內容的查詢，更好地利用檔案的價值，還能有效減少檔案收集、整理、歸檔中的錯誤，例如，1、檔案管理人員可以使用計算機技術進行檔案的整理、保存，并建立安全保密系統，增強檔案管理作的保密性，有效防止病毒的入侵；2、建立機關檔案借閱、檢索、統計系統，分門別類的對檔案進行科學、規范的歸檔保存，而且能夠快速檢索某一機關檔案的狀態，且能夠對檔案借閱記錄、統計目錄等進行詳細的了解，更有利于檔案資料的保存，對機關部門系統了解檔案資料有著積極的作用。

（四）重視機關檔案管理人員的培養方式

檔案管理人員必須要具有較高的政治思想素質和良好的職業道德，要具有熟練的工作技能和較強的服務意識，要具有強烈的進取精神和善于應用現代化手段的管理能力。對于檔案管理人員，單位一方面加大對其的專業培訓，多為他們提供交流、考察、學習培訓的機會，提高自身的專業技術水平，以更能勝任本職工作；另一方面，注重對專業檔案人才的引進，尤其是一些學習檔案專業的大學畢業生。這些人不僅能夠為機關檔案事業注入新的活力，帶來更新、更專業的管理方法，也能帶動機關事業整體的向前發展。

總之，機關部門擔負著一個地區、一個領域的管理工作，在工作中形成的大量資料是給地區及更大領域發展的寶貴財富，檔案管理工作對機關的社會化服務有著突出的現實意義。機關單位檔案管理人員要積極創造條件，順應時代潮流，不斷提高檔案管理水平，更好地為社會服務。

[1]胡泓杰.中國檔案學的理念與模式[M].中國人民大學出版社，2005

[2]趙闖.政府機關檔案管理存在的問題與對策[J].華章，2012（8）

[3]鐘文玉.政府機關檔案管理人員素質研究[J].城建檔案，2012（7）

邵瑩瑩（1982-），女，山東棗莊嶧城區法律援助中心，從事檔案管理工作。