事業單位人事檔案的用途

張秀華

長春市固體廢棄物管理處

事業單位人事檔案的用途

張秀華

長春市固體廢棄物管理處

隨著社會的不斷進步，社會就業人員的不斷增加，人事檔案顯得越發重要，需要引起相關部門的重視，進而通過采取相應的方式與手段，發揮人事檔案的用途，實現人事檔案的價值。本文主要從人事檔案的特點，以及提升人事檔案管理水平的措施幾個方面對事業單位人事檔案的用途進行簡要的分析。

事業單位；人事檔案；特點；功能；原則

科技的不斷進步使人類進入了數字化的信息管理時代，由于人事檔案記錄著個人基本情況、獲獎、處分等重要信息，對個人的發展具有重要影響，因此對人事檔案的管理以及如何發揮其用途成為人們關注的焦點。傳統的人事檔案管理已不能滿足時代發展的需要，因此需要對其進行調整和改革，使其能夠滿足當前社會發展的需要，跟上時代發展的腳步。

一、事業單位人事檔案的特點

事業單位的人事檔案管理特點主要表現為：第一，全面性的特點。人事檔案記錄著員工從入學到參加工作的大事小情，是員工個人成長的反映，因此能夠對員工進行較為全面的反映；第二，客觀性的特點。人事檔案的記錄都是非常真實的，很難出現虛假信息，因此具有較強的客觀性；第三，階段性的特點。人事檔案的記錄都是一個階段接著一個階段的，小學、初中、高中直至參加工作，都是以階段性保存與記錄的，因此使其呈現階段性的特點；第四，保密性的特點。由于人事檔案記錄的是個人的信息，因此會涉及到個人的隱私，所以檔案管理人員在進行保管的過程中需要保證其安全性，不能將員工的個人信息進行泄漏。第五，現實性的特點。事業單位的員工在機關部門進行工作期間，一旦發生工作的調動、或者人員的任職等情況，其上級領導部門就可以依照其人事檔案將其安排到適合的工作崗位，從而實現員工個人價值的發揮的同時，促進人才資源的合理配置。不僅如此，對于工作效率的提升，工作水平的提高也有積極的影響。

二、事業單位人事檔案的用途

（一）記錄個人基本信息的載體

人事檔案主要記錄著個人的學習情況、工作表現等信息，是反映個人成長情況的依據，對于事業單位對人才的選拔等有重要影響。隨著時代的進步，人在社會中的作用逐漸凸顯出來，作為記錄個人成長信息的人事檔案也越來越受到人們的重視，因此加強人事檔案的管理，也成為時代發展的趨勢。人事檔案能夠對個人的學習、工作期間的狀況，以及個人的品行等進行一定的反映，進而影響其未來發展。不僅如此，機關事業單位還可以根據人事檔案對人員進行評價，從而結合其實際情況，將其安排到適合其特點的崗位，進而實現資源的合理分配，促進國家機關事業單位職能的有效發揮[1]?；诖巳耸聶n案管理的相關部門，需要明確人事檔案的重要性，提升人事檔案管理水平，促進人事檔案作用的發揮。

（二）衡量人才能力的重要依據

全面建設小康社會是黨在第十八次全國人民代表大會提出的，新目標的提出為傳統的人事檔案管理提出了更高的要求，為加快小康社會的建設步伐，需要檔案管理人員能夠跟隨時代發展的趨勢，不斷對檔案管理的方式與手段進行調整，進而使其能夠發揮自身的作用，實現人才的高效利用。從個人的檔案信息中，能夠對個人的行為以及特長等信息進行展示，是一個人綜合素質的重要體現，并且具有客觀性與真實性[2]。而我國的事業單位要想最大限度的利用人才，則需要對人才的特點進行全面的掌握，進而根據人才的能力以及工作崗位的需要，為其進行工作的分配，使其更好的為國家的發展貢獻自身的才能。而通過檔案實現對員工的了解則是事業單位用人的重要依據，因此做好人事檔案的管理，不僅對于實現人才的個人價值有積極的推動作用，對于為社會創造價值也有非常重要的影響[3]。

（三）推動事業單位的改革

改革開放的不斷深入，市場經濟的不斷發展，我國的人事制度改革也在不斷的推進，調整部門機構、完善分配制度、健全用工制度等，都是在社會不斷進步的過程中，需要進行改革和完善的內容。而機關事業單位由于其自身的特殊性，使其在發展的過程中，需要進行人事變動。而人事檔案在此過程中，則可以發揮積極的作用。例如，機關事業單位可以根據各部門人員的工作情況，并且將人事檔案作為參考依據，對其職位等進行相應的調整，這樣不僅有助于實現人才的合理配置，還有助于推進事業單位的改革，進而促進事業單位結構更加合理化，推動其工作效率與水平的提升。

三、提升事業單位人事檔案管理水平的措施

（一）加強對事業單位人事檔案的重視

要想提升事業單位檔案管理的效率與水平，需要引起相關領導以及工作人員對人事檔案的認識，為此可以從以下幾個方面提升其認識：第一，加強事業單位領導的重視。領導在具體的實際工作中發揮導向性的作用，因此要想加強人們的重視程度，首先需要引起領導的重視[4]。為此，可以通過匯報工作等方式，讓領導認識到人事檔案的在事業單位發展中的重要性，以及其應發揮的作用意義等，使其能夠成為日常工作的重要內容之一，進而增強領導的重視程度；第二，加強檔案工作人員對人事檔案的重視。在引起領導的重視以后，會引起一部分員工的重視，為此需要趁熱打鐵，制定相應的考核制度等，對在工作表現突出，并且做出重要貢獻的員工給予一定的獎勵，相應的對于一些消極對待工作的工作人員給予相應的處罰，進而引起大家的重視，促進其積極的對待工作；第三，定期對人事檔案管理工作進行檢查，進而促使員工能夠正確對待工作，努力使其在自己的工作崗位上做出創新，推動人事檔案作用的發揮。

（二）建立健全的人事檔案管理制度

健全的檔案管理制度，是員工高效開展工作的重要依據，為此需要相關部門從以下幾個方面著手：第一，建立完善的檔案管理流程。井然有序的工作流程才能保證工作的高效率，因此需要相關部門能夠結合本單位的實際情況，制定一套嚴謹、科學的工作流程，包括資料的收集、篩選、歸檔、閱讀等，進而為檔案管理人員有序工作的開展提供理論依據；第二，建立嚴格的工作責任制度。由于檔案關系到個人隱私等信息，因此需要較高的保密性，為此需要相關部門建立嚴格的責任制，對工作人員的行為進行約束，一方面保證人員檔案的保密性，另一方面也有助于其工作水平的提升；第三，與國外先進的管理方法相結合。檔案管理部門要想實現其作用的發揮，需要學習國外優秀的管理方法，并且結合本單位的實際情況，對其進行調整，從而制定出符合本單位的科學的管理制度，促進檔案工作的高效開展。

（三）加強人事檔案的現代化建設

隨著科技的不斷進步，人們逐漸進入數字化的管理時代，因此檔案管理也需要跟隨時代的腳步，將現代化的管理手段融入檔案管理之中，進而促進人事檔案作用的發揮。首先，需要事業單位的檔案管理部門引進先進的現代化設備，如計算機等。完善的硬件設施是實現其工作質量提升的保證，為此需要相關部門加大資金方面的投入，保證其設施的完備；其次，引進先進的管理軟件。相關部門可以通過從其他地方購買，或者自己組織人才進行制作等方式，在計算機等設備中安裝相關的管理軟件，進而為其工作質量的提升，以及工作效率的加強做出貢獻；最后，需要加強檔案工作人員的職業素養。為此需要相關部門通過組織培訓等方式，豐富工作人員的專業知識，提升其專業技能，掌握使用現代化設備的方法，實現其現代化的人事檔案管理[5]。

（四）深入挖掘人事檔案的價值

現在是信息化時代，資源共享成為當前社會發展的一大特點，檔案作為重要的信息資源，也需要跟隨時代發展的腳步，發揮其自身的價值。為此，需要檔案管理的工作人員在收集材料時，要保證數據的真實性與準確性，然后在實現對數據的整理、歸檔等工作。為更好的挖掘檔案的價值，可以借助互聯網，建立事業單位自己的人事檔案系統或者網絡信息平臺，通過設置不同等級以及不同權限的用戶名等方式，實現人事檔案的網絡管理，在提升自身工作效率的同時，為人們搜索資料提供更加便利的條件。

總結：

綜上所述，社會的進步，事業單位的變革，為事業單位的人事檔案管理提出了更高的要求，需要相關部門能夠跟隨時代發展的腳步，。通過學習先進的管理手段等方式，結合本單位的實際情況，對本單位的人事檔案管理不斷完善，從而提升其管理水平的同時，實現人事檔案價值的發揮。

[1]厲丹.淺析企事業單位人事檔案制度的創新與發展[J].價值工程,2014,(26):292-293.

[2]王振云.事業單位人事檔案管理工作的幾點體會[J].房地產導刊,2015,(5):497-497.

[3]普春華.在推進科研事業單位人事檔案目標管理中得到的啟示[J].蘭臺世界,2013,(z2):36.

[4]辛清華.論事業單位人事檔案的信息化、規范化、標準化管理[J].中國衛生產業,2015,(2):38,40.

姓名：張秀華（1970-），女，漢，吉林省長春人，大專，館員，從事工作：檔案，研究方向：檔案。