試論新形勢下如何開展檔案管理工作

謝麗珠

吉林省四平市二龍山水庫管理局

試論新形勢下如何開展檔案管理工作

謝麗珠

吉林省四平市二龍山水庫管理局

隨著科學技術的快速發展，我國經濟獲得了前所未有的進步。它作為重要的信息資源之一，可靠真實記錄人類歷史發展，它是一個國家經濟建設的完整縮影，它是社會經濟發展的客觀再現，它具有無法再生的特性，它深刻的影響著社會主義現代化建設。但是，面對新時期檔案工作的需要、面對社會新形勢的發展，我國檔案管理工作還有許多問題存在，如何開展好檔案管理工作，推動經濟社會與檔案事業快速、協調發展，從而實現制度化、規范化、標準化的開展檔案管理工作，是我們當前必須解決的問題。

新形勢；檔案；管理

1、做好檔案管理工作的積極意義

對于我國現代企業制度來講檔案管理工作具有至關重要的意義，它是再現歷史真實的一項重要工作，是單位管理工作的一個重要組成部分，是加強單位工作效率和工作質量的必要條件。一個單位發展史上的優秀成果通過單位檔案得以展現。它作為第一手資料推動了本單位的業績和科學發展研究，是開展科學分析、制定發展策略，揚長避短的好材料。一個單位管理水平的高低通過檔案管理工作就可以充分體現，只有科學規范的開展檔案管理工作，才能推動本單位各項業務的快速開展。

2、當前檔案管理工作存在的問題

在具體的檔案管理工作中，由于受人員素質、編制體制等因素的影響，檔案管理工作存在很多問題，尤其是部分企事業單位，因其具有較強的人員流動性，從業人員缺乏較高的能力，以致檔案管理處于不規范的管理狀態。

2.1 管理制度有待完善

檔案管理工作必須要有嚴格的制度規范及標準，因為它是組成單位日常管理工作的重要部分。然而隨著近年來快速發展的計算機、網絡等技術，部分單位在思想上對于檔案管理制度的落實出現了松懈狀況。首先，不能嚴格開展檔案管理工作。檔案管理工作的開展需要嚴格的制度保障。然而部分單位僅在紙面上、墻面上支持檔案管理工作，將其制度高高懸掛，缺乏真正的落實，檔案管理人員缺乏較強的責任心，得過且過；其次，很多單位在收集和整理資料過程中重點放在了資料的搜集上，輕視了整理匯總及歸檔方面，導致后期工作比較滯后，為了應付年底檢查實施突擊性整理。

2.2 觀念認識不到位

對于檔案管理缺乏正確的認識，部分單位對于如何檔案管理工作在認識上還不到位，在理解上還有偏差。首先，缺乏嚴格的標準性，部分檔案工作人員安排比較隨意，沒有進行過專業的學習及培訓，沒能夠掌握檔案記載、整理等業務工作，一些相關的工作由一些借調或是臨時性人員在進行，沒有嚴格的標準；其次，表現為缺乏主動性，部分單位的檔案管理工作人員是兼職，缺乏對檔案管理工作的主動性，實施整理、匯總檔案工作過程中等缺乏時效性；再次，缺乏對檔案工作的重視，單位領導不夠重視檔案管理工作，對于檔案保管的環境、設備等條件缺乏應有的支持，沒有足夠重視，致使管理管理工作效率低下。

2.3 監管機制有待健全

檔案管理工作的不便監管因其特殊性而決定，尤其在檔案管理過程中缺乏專業的管理人員，沒有有效的監管部門。監管問題主要體現在：首先，沒有明確的監管責任，在人員分工、職責劃分方面對于什么部門、什么時間、什么人進行監管，沒有進行明確的規定，導致當前檔案管理監管工作缺乏有效性下；其次，缺乏有效的監管措施，上級單位因制度關系監管不便，本單位人員因日常事務繁忙缺少精力來監管，這些情況致使很多事業單位檔案管理監管不到位，形同虛設；再次，缺乏明確的監管獎懲制度，沒有有效的懲治力度及過硬的糾錯方法解決已經發現的問題和可能出現的問題。

3、在新形勢下如何做好檔案管理工作

3.1 對檔案管理工作的重視進一步加強，提高檔案服務意識及服務水平

檔案工作開展得是否順利，與領導的充分重視緊密相關，領導的態度決定著檔案價值發揮得高低，因此需要把檔案工作安排進領導的議事日程中。檔案管理人員的工作態度、質量、效率、成果非常關鍵，它決定著檔案工作的好壞。主觀能動性對于檔案管理人員來講非常重要，應該對其充分調動，使其全面發揮出來。檔案工作只有在領導和檔案管理人員的充分重視下才能順利的、更好的開展。領導的重視是工作的外因，檔案管理人員是工作的內因，只有內因發揮作用，外因才會產生變化。因此檔案人員必須愛崗敬業，忠于職守，積極發揮主觀能動性，從而順利、有效的開展檔案工作。

3.2 檔案工作管理制度要進一步加強和優化

在檔案工作中要健全激勵機制，推行目標化管理，對檔案人員的工作積極性進行充分調動。崗位目標責任制要科學的制定，既要對工作實績進行考察，也要對工作能力和工作熱情進行考察;。積極宣傳檔案戰線上的模范事跡和先進人物，獎優罰劣樹立榜樣，在社會上建立一種良好的社會風氣，形成一種尊重、理解檔案管理人員的風氣，從而促進檔案事業有序、健康地開展。

3.3 檔案管理人員要具有創新思維，加強檔案的利用率

利用是檔案保管的目的，所以，檔案管理工作者要以處理好保密與利用的關系，對檔案利用工作制度和查找工具進行不斷完善。檔案的質量受檔案管理方法落后的直接影響而難以提高，為了有效地處理好新形勢下出現的這種情況，只有實現現代化檔案管理。檔案管理人員要提高管理意識，不斷加強學習，增強責任感，掌握管理技能，對現有資源的綜合利用要進一步加強，積極拓寬視野，使檔案工作實現現代化管理。

4、結束語：

隨著改革開放的不斷前進，檔案管理工作面臨巨大的挑戰。因此，深入分析新形式下檔案管理工作的變革，積極研究有效的檔案管理方法，對各項制度不斷完善，要以全新的知識理論、思維方式、方法途徑對檔案管理工作進行多方面創新。檔案管理者只有通過自身的實際行動，不斷努力，在工作中積極主動，從而去喚起社會的認知，加強對檔案管理工作的重視，從而使檔案管理工作邁上一個新臺階。

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