下崗失業人員檔案管理存在的問題及對策

董玉江

吉林省集安市頭道鎮人力資源社會保障事務所

下崗失業人員檔案管理存在的問題及對策

董玉江

吉林省集安市頭道鎮人力資源社會保障事務所

現今我國經濟形勢變化如此之快，有較多企業難以適應新的發展模式，導致出現改制和破產的狀況，而相關部門為了改善此現狀，應該加強對下崗失業人員的檔案管理工作，使得失業人員的信息能得到有效的管理，使得檔案管理更為規范化和標準話，更好發揮檔案管理的作用。

下崗失業人員；檔案管理；解決對策

隨著企業的改制和破產，大部分因此而成為下崗職工的人成為了就業部門檔案管理的一大難題。就業服務部門工作中一大重要工作就是下崗失業人員的檔案管理與入庫，這能科學有效的發揮檔案管理工作該有的職能，使得其能服務社會與大眾。

1.現今我國檔案管理現狀

檔案管理在社會服務部門中實際是極為重要的一項內容，而我國現今在檔案管理上的投入和重視程度還不夠，以下筆者將對我國現今檔案管理的現狀做簡單分析與闡明。

1.1.對檔案管理工作定位不準確

在相關企業正式破產之后，部門領導和職權者對下崗失業人員的檔案處理工作不重視，并沒有指派相關專員來處理這方面的問題，使得下崗失業人員的檔案沒有得到及時的清理、登記和移交，導致應該入庫歸檔的人員檔案沒有得到正確的處置，甚至導致其檔案資料部分丟失或不移交給就業服務部門，這對下崗員工的再就業和檔案管理都造成了極大的困難。這些問題的主要原因就是對檔案管理的定位不準確，沒有認清檔案管理的重要性及職能。

1.2.檔案管理基礎設施不完善

除了對檔案管理的認知不明確，基礎設施不夠完善也是極大的一個問題，這個問題在鄉縣就業服務部門極為明顯。鄉縣就業服務部門的檔案庫房面積較小，檔案的儲量不足；庫房的環境較為潮濕，缺乏專員來管理，導致部分檔案發霉的情況發生；檔案管理的設備老化，柜子等不能得到及時的維修與保養，滅火器等數量不足，溫濕度顯示器不起作用等等，這些都直接形成了檔案管理上的漏洞，使得檔案管理的安全性受到嚴重威脅。

1.3.業務管理建設水平較低

根據相關法律法規規定，下崗失業人員的檔案統一交予該人員歸屬地的就業服務組織管理，但是現實情況下，相關科室的工作人員較少但是業務量較大，且由于缺乏規范的工作編制，導致工作人員變更替換快且頻繁，導致不能熟練的處理相關業務，不能良好的履行職責。主要就是在檔案收集、整理、查詢、真偽鑒定、政策回答等方面存在問題，使得公眾的問題不能有效的解決，一旦發生問題，由于沒有責任到個人，使得各方共同推脫責任，難以得到妥善解決。

2.針對下崗失業人員檔案管理存在問題的相應對策

為了能讓下崗失業人員在再就業中得到較好的安排，解決現今下崗失業人員的檔案管理問題，需要各方共同協調合作，才能提高檔案管理水平。以下是針對我國現今檔案管理的現狀提出的解決措施：

2.1.進一步提升工作人員責任感

面對現今檔案管理重視程度不足的現狀，最先就需要從對下崗失業人員檔案管理的重視程度上著手，改變原先不予重視的定位，將檔案清理工作提上議程，要嚴格根據相關法律法規，比如《檔案法》和《勞動法》，對下崗失業人員的檔案進行完善的處置，保證其完整和真實性。值得注意的是，要及時做好檔案的移交工作，和下崗人員所在縣就業服務部門及時聯系，轉移相關檔案，以便失業人員能夠及時享受相關國家優惠政策。

2.2.進一步完善下崗人員檔案管理監督體制

在日常管理工作中，很容易面對極多的困難，進行檔案管理的工作人員需要一直貫徹實施“依法治檔，科技興檔，強化服務，發揮效益”工作方針，使得檔案工作能夠處于規范、科學、合理的管理體制之下，在一定時間的實踐下，能夠形成一套較為完善的科學管理體系。此外，也要加強對下崗失業人員檔案管理的監督與指導，協助相關部門有計劃的、循序漸進的進行業務指導，提高檔案管理工作水平和工作效率，一旦發生任何問題，不可互相推脫，要齊心協力共同解決。

2.3.加強下崗人員檔案管理基礎設施水平

除了在工作人員的責任心和管理體系等主觀因素上，也要在現實原因上尋找突破口，而檔案管理的基礎設施建設一直是值得詬病的，檔案管理工作基礎設施建設步伐較慢，環境較為惡劣，不能滿足檔案保護的客觀要求，使得嚴重制約了下崗失業人員檔案保護水平的提高。筆者認為，在相關就業服務部門需要適當建立檔案專用庫房，配置必要的設備，創造保護下崗失業人員檔案的良好環境。

2.4.規范檔案管理業務建設

檔案工作人員在招聘和錄用上也存在不規范的問題，導致人員變更較快，業務也不熟練。鑒于此種情況，需要加強檔案法制的宣傳教育，明確其自身職責，并能對相關法律法規有一定的了解，在面臨咨詢能夠給予較好的解決和建議。其次，需要加強檔案業務培訓工作，上級領導需要定期組織培訓，提高工作人員的工作技能，能夠將所學學以致用。管理工作人員要盡量做到對庫房內檔案信息了如指掌、如數家珍，能夠準確和快速的找到相應的檔案信息，較為積極熱情的服務，若是能給予下崗失業人員賓至如歸的服務態度則是再好不過的。

另外，計算機網絡技術的學習也能幫助檔案管理水平的提高，隨著現代信息技術的不斷發展，若是能夠建立檔案信息庫，將能促進更好的資源配置，規范檔案管理的業務建設，掌握現代檔案管理的手段。

3.結語

現今千變萬化的經濟形勢給企業帶來了各種各樣的問題，也對大眾的就業造成了極大的影響，有極大一部分公眾成為下崗失業人員。而筆者認為，針對那些下崗失業人員，需要嚴格做好檔案管理工作，保證其能享受到政府國家提供的該有的優惠和政策，保障其該有的權益。而相關部門和工作人員也需要根據整體經濟要求，將下崗失業人員檔案管理提高到空前的高度，將檔案管理工作盡快帶入數字化時代，并實現檔案數字化管理。

[1]張新華.下崗失業人員檔案管理存在的問題及對策[J].勞動保障世界,2012,(20)

[2]呂秀桃.下崗失業人員檔案管理中存在的問題與對策[J].陜西檔案,2011,(2)

[3]聶玉珍.談當前下崗失業人員檔案管理的現狀及幾點建議[J].華章,2011,(36)

董玉江（1972-），男，滿族，吉林集安人，吉林省集安市頭道鎮人力資源社會保障事務所，館員，專科，檔案管理。